BIJGEWERKT AUDITSCENARIO 4 (RSPO-AUDITPROCEDURE VOOR ONGEVALLEN)

• Bijgewerkt op 9 september 2021 •

In maart 2020 heeft het secretariaat van de Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) memo's uitgegeven aan al haar geaccrediteerde certificeringsinstanties (CB's) over het uitvoeren van audits tegen de RSPO P&C en RSPO Supply Chain Certification (SCC). Daarnaast heeft het RSPO-secretariaat op 25 augustus 2020 een RSPO-auditprocedure voor onvoorziene omstandigheden gepubliceerd die van toepassing zal zijn wanneer overmacht (zoals pandemieën, natuurrampen, burgerlijke onrust, enz.) het auditteam verhindert veldverificaties uit te voeren. De CI zal er echter naar beste vermogen naar streven ervoor te zorgen dat een audit ter plaatse (door het auditteam/auditfacilitator van de CI) wordt uitgevoerd.

Gezien de aanhoudende onzekerheid rond de Covid-19-pandemie, maken reisbeperkingen en het CH-beleid dat bezoekers de toegang tot hun gebouwen verbiedt, het moeilijk om ter plaatse audits uit te voeren, zelfs wanneer de geldigheid van de palmtrace-licentie is verlengd tot 24 maanden. Dit kan geloofwaardigheidsrisico's met zich meebrengen voor het RSPO-certificeringsproces, waarbij de CI's de locaties van de certificeringseenheid niet kunnen betreden om audits ter plaatse uit te voeren.

Dit in overweging nemend, en alleen van toepassing op echte gevallen, zal RSPO verdere aanvragen voor de geldigheid van licenties tot 33 maanden toestaan (oorspronkelijke licentieperiode van 12 maanden + 12 maanden lopende verlengde licentie + 9 maanden nieuwe verdere verlenging = 33 maanden) en zal van geval tot geval worden verstrekt. Voor dergelijke situaties zal de CI bij het indienen van het verzoek om verlenging van de vergunning het volgende verstrekken:

• Bewijs van officiële verklaring/aankondiging van de lokale overheid voor eventuele reisbeperkingen;
• CB-beleid(slijnen) die de auditor beperken om te reizen voor audit; en/of CH-beleid(en) die de bezoeker verbieden hun terrein te betreden;
• Andere ondersteunende soorten bewijs om de beperking van de bewegingen van het auditteam om een ​​audit ter plaatse uit te voeren (indien van toepassing) te rechtvaardigen

De beslissing om het verzoek om licentieverlenging goed te keuren/weigeren is uitsluitend naar goeddunken van het RSPO-secretariaat. Voor goedgekeurde gevallen (verlenging van de geldigheidsduur van de licentie tot 33 maanden) mag de CI de audits van 2020 en 2021 combineren wanneer er audits op locatie zijn uitgevoerd. De CI moet echter aan de volgende maatregelen voldoen bij het uitvoeren van een audit ter plaatse:

1. De CI past a HOOG RISICO vermenigvuldigingsfactor voor de steekproefberekening zoals uitgelegd in 5.7.3 en 5.7.4 van de RSPO-certificeringssystemen voor de P&C- en ISH-standaard, waarbij estate to sample(s) = (√y) x (2.0), waarbij y het aantal landgoederen.
   • Voor eenheden met vier (4) of minder landgoederen, zullen alle landgoederen worden gecontroleerd en zal de auditintensiteit worden verhoogd om de prestaties van de voorgaande jaren te dekken (d.w.z. locaties, dossiers, interviews: klachten/grieven, milieu, veiligheid en gezondheid, arbeidskwesties, inbreng van belanghebbenden, enz.).
   • Waar de HOOG RISICO niveau is geïmplementeerd in de bestaande bemonstering, geen aanvullende vereisten voor bemonstering, maar de auditintensiteit moet worden verhoogd om de prestaties van de voorgaande jaren te dekken (d.w.z. locaties, dossiers, interviews: klachten/grieven, milieu, veiligheid en gezondheid, arbeidskwesties, input van belanghebbenden, enz.)
2. Landgoederen en/of kleine boeren in de geselecteerde steekproef omvatten, maar zijn niet beperkt tot, locaties met potentieel grotere ecologische en sociale risico's, en eventuele waargenomen risico's met betrekking tot de huidige activiteiten die worden ondernomen (bijv. herbeplanting of uitbreiding).
3. Voor ISH (ASA/RC in MS B-fase) past de CI een HOOG RISICO vermenigvuldigingsfactor voor de steekproefberekening zoals uitgelegd in 6.4.5 van de RSPO-certificeringssystemen voor P&C en ISH-standaard, waarbij landgoed naar monster(s) = (√y) x (2.0), waarbij y het aantal groepsleden is.
4. De bemonsteringsmethode houdt ook rekening met de doelstelling om een ​​representatieve steekproef te selecteren in termen van de diversiteit van de locatie (d.w.z. verschillende groottes, type terrein, locatie, enz.)
5. Om tegemoet te komen aan de toename in bemonstering en auditintensiteit voor de prestaties van het voorgaande jaar, moet de CI de toegewezen mandagen verhogen om de extra auditsteekproeven en/of auditintensiteit te vergemakkelijken.
6. De CI zal ervoor zorgen dat de rapportagegegevens van de werkelijke productie en het verkochte volume worden gedekt vanaf de laatste rapportageperiode (vanaf de laatste on-site audit) tot de volgende on-site audit. De gegevens worden gerapporteerd volgens het volgende model hieronder.

De gegevens die tijdens de laatste audit ter plaatse (uitgevoerd in januari 2019) werden gerapporteerd, hadden bijvoorbeeld betrekking op de periode van december 2017 tot november 2018. De daaropvolgende audit ter plaatse werd uitgevoerd in april 2021, dus de rapportageperiode voor deze gegevens moet betrekking hebben op van december 2018 tot maart 2021 (dus 28 maanden).

7. In het geval dat hercertificering binnen de RSPO-auditprocedure voor onvoorziene omstandigheden valt (auditscenario 4), zal de CI de beoordeling ter plaatse behandelen als een volledig hercertificeringsproces zoals vermeld in het RSPO-certificeringssysteem 2020. De nieuwe certificeringscyclus (5 jaar) volgt de nieuwe certificeringsbesluitdatum gemaakt door de CI.

8. Als er geen audit ter plaatse (door het CB-auditteam/auditfacilitator) wordt uitgevoerd binnen de geldigheidsperiode van de licentie tot 33 maanden, zal er geen verdere licentieverlenging worden goedgekeurd door het RSPO-secretariaat.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op met: [e-mail beveiligd]