Privacybeleid

De Roundtable on Sustainable Palm Oil, een internationale vereniging geregistreerd in Zwitserland met een secretariaat in Maleisië dat toezicht houdt op kantoren in andere delen van de wereld, wil haar toewijding uiten om ervoor te zorgen dat de privacy van de informatie en persoonlijke gegevens die u ons verstrekt, worden bewaard en bijgewerkt in overeenstemming met internationale normen voor gegevensbescherming. Dit privacybeleid (“Beleid”) is bedoeld om u te helpen begrijpen welke persoonlijke gegevens de Roundtable on Sustainable Palm Oil en haar filialen en secretariaat (“RSPO","we","us","onze”) verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verwerken en hoe u uw informatie bij ons kunt beheren. 

Wanneer we de term "persoonlijke gegevensIn dit Beleid bedoelen we informatie die direct of indirect betrekking heeft op een natuurlijke persoon die aan de hand van die informatie of aan de hand van die en andere informatie wordt geïdentificeerd of identificeerbaar is.

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN DIT BELEID

A. TOEPASSELIJKHEID VAN DIT BELEID

Dit beleid is van toepassing op: 

• bezoekers van onze websites op https://rspo.org/, https://www.prismabyrspo.org/, en ons online ledenportaal op https://rspo.my.site.com/memberships/s/login/ ( 'websites"); 
• gebruikers van onze tools en diensten zoals GeoRSPO, Remediation and Compensation Procedure, RSPO Complaints Portal, RSPO Hotspot Hub, GHG Calculator, Sustainability College en prisma by RSPO (“Diensten"); En 
• RSPO-leden en potentiële leden (inclusief hun vertegenwoordigers), waaronder maar niet beperkt tot leveranciers, sponsors, verkopers, evenementorganisatoren/-managers, adviseurs, contractanten, donoren en/of begunstigden. 

Als u een gebruiker bent van ons prisma by RSPO-platform, raadpleeg dan ook de PRISMA-SPECIFIEKE ADDENDUM in dit document. Deze is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in verband met uw gebruik van ons prisma by RSPO-platform en moet worden gelezen in samenhang met dit Beleid.

Dit beleid moet worden gelezen in samenhang met de meest recente RSPO-statuten, RSPO-lidmaatschapsregels, RSPO-gedragscode voor leden en/of individuele contracten of algemene voorwaarden die u met ons bent aangegaan of hebt geaccepteerd, al naar gelang het geval. Door onze websites en diensten te gebruiken en/of ons uw persoonlijke gegevens te verstrekken, wordt u geacht de voorwaarden van dit beleid te hebben gelezen en begrepen. Waar toegestaan ​​onder toepasselijk recht en voor zover wij vertrouwen op uw toestemming als wettelijke basis, wordt u ook geacht in te stemmen met de verwerking van uw persoonlijke gegevens overeenkomstig de voorwaarden van dit beleid.

Dit beleid beschrijft ook uw gegevensbeschermingsrechten, inclusief het recht om bezwaar te maken tegen een deel van de verwerking die RSPO uitvoert. Meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, vindt u in sectie (6) (RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS) van dit beleid.

Onze websites en diensten kunnen gebruikmaken van cookies en soortgelijke trackingtechnologieën (“Cookies”), en onze verwerking van persoonsgegevens met behulp van Cookies, inclusief informatie over de verzamelde persoonsgegevens en de doeleinden van de verwerking, worden uiteengezet in ons Cookiebeleid dat toegankelijk is hier.

B. GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS

Entiteit die optreedt als gegevensbeheerder: Voor de doeleinden van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) en de Maleisische Wet bescherming persoonsgegevens 2010, de “gegevensbeheerder” (of een soortgelijke term onder de toepasselijke wetgeving) die verantwoordelijk is voor en controle heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Rondetafel over duurzame palmolie
Eenheid 13A-1, niveau 13A, Menara Etiqa
Nr. 3, Jalan Bangsar Utama 1
59000 Kuala Lumpur
Maleisië
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

Voor de naleving van de AVG is de vestiging van de verwerkingsverantwoordelijke in de EU:

Rondetafel over duurzame palmolie
Louis Braillelaan 80,
2719 Ek Zoetermeer
Nederland
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

De contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming zijn als volgt:

Rondetafel over duurzame palmolie
Functie: Functionaris voor gegevensbescherming
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

C. AANVULLENDE BELEIDSREGELS

Dit beleid is ontworpen om wereldwijd te worden toegepast. Als u zich in een van de hieronder vermelde landen bevindt of daar ingezetene bent, bekijk dan ook de bijlage die relevant is voor uw regio voor meer informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken:

• China: Als u in de Volksrepubliek China woont of er gevestigd bent, raadpleeg dan BIJLAGE I hieronder.
• Verenigd Koninkrijk: Als u in het Verenigd Koninkrijk woont of woont, raadpleeg dan BIJLAGE II en III hieronder.
• EER: Als u in de EER woont of zich daar bevindt, raadpleeg dan BIJLAGE III hieronder (meer informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt en de doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking).

In geval van een conflict tussen dit Beleid en de toepasselijke regionale bijlage, prevaleert de laatste in de mate waarin deze op u van toepassing is.

2. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ OVER U VERWERKEN EN HOE WIJ DEZE VERZAMELEN

Wanneer u onze websites of diensten gebruikt of op een andere manier met ons communiceert, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens over u. Wij kunnen persoonsgegevens automatisch verzamelen wanneer u communiceert met onze websites of diensten, en wij kunnen ook persoonsgegevens rechtstreeks van u verzamelen in onze interacties met u. Soms kunnen wij ook persoonsgegevens over u verzamelen van de hieronder vermelde klassen van derden. 

Sommige persoonsgegevens, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, kunnen noodzakelijk zijn voor bepaalde doeleinden, zoals voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen jegens u, om u toegang te verlenen tot onze websites of diensten of voor andere administratieve doeleinden (bijvoorbeeld om uw lidmaatschap bij ons te vergemakkelijken). Zonder deze informatie te verstrekken, kunt u mogelijk geen toegang krijgen tot onze websites of diensten, onze diensten aanvragen of gebruiken, zich registreren voor een lidmaatschap of contracten met ons aangaan.

A. PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE U VERSTREKT

Over het algemeen kunnen we informatie verzamelen en verwerken zoals uw naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), adres, bedrijfsnaam, communicatievoorkeuren, unieke identificatienummers die we aan u hebben toegewezen (zoals uw lidmaatschaps-ID) en bepaalde betalingsgerelateerde/financiële gegevens die u vrijwillig aan ons hebt verstrekt uit een aantal bronnen. Dergelijke bronnen omvatten onder andere Annual Communication of Progress-rapporten, aanvraagformulieren voor RSPO-lidmaatschap/lidmaatschap van onze websites of diensten, waar u vragen of klachten bij ons hebt ingediend, registraties voor evenementen, vergaderingen, seminars etc. die door ons zijn georganiseerd en elke transactie of communicatie tussen ons en u.

Wij kunnen ook de volgende informatie verzamelen en verwerken die u vrijwillig aan ons verstrekt:

• Accountgegevens: Als u een account aanmaakt op een van onze websites of diensten, verzamelen en verwerken wij uw naam, e-mailadres en telefoonnummer via de relevante aanvraagformulieren.
• Gegevens lid:
• Als u of de organisatie die u vertegenwoordigt een van onze leden bent of een aanvraag indient voor lidmaatschap, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van u om uw lidmaatschap bij ons te vergemakkelijken via de relevante aanvraagformulieren. Wij kunnen ook persoonsgegevens verzamelen en verwerken die u vrijwillig aan ons verstrekt overeenkomstig een van uw of de verplichtingen van uw organisatie als lid, zoals via jaarlijkse communicatie van voortgangsrapporten, uw deelname aan onze sanerings- en compensatieprocedure (inclusief analyses van veranderingen in landgebruik) en alle aanvullende informatie die u mogelijk openbaar maakt overeenkomstig resoluties die zijn aangenomen tijdens een RSPO General Assembly. Dergelijke informatie omvat uw persoonlijke gegevens zoals uw naam, functie, identiteitskaart-/paspoortnummer, leeftijd, geslacht, nationaliteit, geboortedatum, woonadres, adres van de website van sociale media, lidmaatschapsidentificatienummer, contactnummer en e-mailadres, en omvat ook aanvullende bedrijfsinformatie zoals de naam van uw bedrijf/bedrijf/organisatie, bedrijfs-/geregistreerd adres, de aard van uw bedrijf, belastingnummer, trustdocumenten en informatie over andere entiteiten in de groep bedrijven van uw organisatie.
• Betalings- en transactiegegevens: Wij verzamelen en verwerken ook alle informatie die u verstrekt in verband met betalingen die via onze websites of diensten worden gedaan, zoals uw bankrekeninggegevens of die van uw organisatie, factureringsgegevens, factuur- en factureringsinformatie en transactiegerelateerde informatie (zoals de betalingsdatum, het bedrag en het factuuradres).
• Contractuele informatie: Als u ons producten of diensten levert waarvoor een contractuele overeenkomst tussen ons bestaat, verzamelen en verwerken wij uw naam, de naam van uw bedrijf/organisatie, adres, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), (zakelijk) telefoonnummer, aanvullende bedrijfsgegevens, betalingsgegevens en financiële gegevens.
• Contactinformatie: Wanneer u contact met ons opneemt via welke communicatiemethode dan ook, inclusief via e-mail of een livechatfunctie op een van onze websites, diensten of sociale media, verzamelen en verwerken wij informatie van u, zoals uw naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), het onderwerp van uw vraag, bedrijfsnaam, adres, wat de aanleiding was voor de vraag en de inhoud van uw vraag. Afhankelijk van de manier waarop u contact met ons opneemt, kunnen wij ook bepaalde aanvullende technische informatie verzamelen en verwerken, zoals het tijdstip waarop de communicatie is verzonden en uw IP-adres.
• Voorkeuren: We kunnen informatie van u verzamelen en verwerken met betrekking tot uw voorkeuren, zoals uw taalkeuze, communicatievoorkeuren (inclusief uw keuze met betrekking tot de ontvangst van nieuws of toekomstige communicatie van ons) en uw interesse in specifieke content of producten. Dit omvat uw naam, e-mailadres, contactnummer en de naam van uw bedrijf/onderneming/organisatie.
• Feedback en meningen: Via onze websites en diensten krijgen gebruikers de mogelijkheid om ons feedback en meningen te geven. Als u dat hebt gedaan, verzamelen en verwerken wij deze informatie om onze websites en diensten te verbeteren.

B. AUTOMATISCH VERZAMELDE EN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS

Wij en onze externe dienstverleners kunnen bepaalde persoonsgegevens automatisch verzamelen en verwerken wanneer u onze websites of andere diensten bezoekt, ermee communiceert of ze gebruikt:

• Als u onze websites of diensten gebruikt, we kunnen loggegevens verzamelen en verwerken. Dergelijke gegevens omvatten uw internet protocol (IP)-adres, besturingssysteem, browsergegevens zoals type, ID en configuratie, unieke identificatiegegevens, apparaattype en -versie, de verwijzende URL, datum/tijd van uw bezoek, de tijd die u op onze websites of diensten hebt doorgebracht en eventuele fouten die kunnen optreden tijdens uw gebruik van onze websites of diensten.
• Analytische gegevens: Wij verzamelen en verwerken bepaalde analytische gegevens, zoals welke webpagina's op onze websites of diensten u hebt bezocht, het type gebruik en bepaalde acties die ons helpen begrijpen hoe u onze websites en diensten gebruikt.
• Beveiligingsinformatie (zoals captcha): Wij verzamelen en verwerken automatisch bepaalde informatie die we nodig hebben om onze websites en diensten te beveiligen, zoals uw IP-adres, besturingssysteem, browsergegevens zoals type, ID en configuratie, unieke identificatiegegevens, apparaattype en -versie, de verwijzende URL, datum/tijd van uw bezoek, de tijd die u op onze websites of diensten hebt doorgebracht, bepaalde bewegingen of patronen, of u eenvoudige beveiligingsvragen (zoals wiskundige vragen) kunt oplossen of bepaalde dingen in afbeeldingen kunt detecteren en eventuele fouten die kunnen optreden tijdens uw bezoek aan onze websites of diensten.

Voor zover wij deze persoonsgegevens verzamelen en verwerken met behulp van cookies (of soortgelijke technologieën), verwijzen wij u naar ons cookiebeleid dat toegankelijk is via: hier.

C. PERSOONLIJKE GEGEVENS VAN ANDERE BRONNEN EN DERDEN

We kunnen ook persoonlijke gegevens verkrijgen van derden, die we kunnen combineren met persoonlijke gegevens die we automatisch of rechtstreeks van een individu verzamelen en verwerken. We kunnen persoonlijke gegevens ontvangen van de volgende derden:

• Evenementorganisatoren: Wanneer u deelneemt aan RSPO-evenementen, -vergaderingen, -seminars etc., kunnen onze evenementorganisatoren, -promotors en -managers bepaalde persoonsgegevens van u verzamelen, verwerken en aan ons bekendmaken, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en informatie over uw bedrijf/organisatie, zoals de naam en het adres.
• Sociale media:Wanneer u met ons communiceert via sociale medianetwerken, zoals wanneer u ons leuk vindt op Facebook of ons volgt of onze content deelt op Facebook, X.com, Instagram of een ander sociaal netwerk, ontvangen wij mogelijk bepaalde persoonlijke gegevens over u die u het sociale netwerk toestaat te delen met derden, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en informatie over uw bedrijf/onderneming/organisatie. 
• Uw werkgever/organisatie: Wij kunnen persoonlijke gegevens over u ontvangen van uw werkgever/organisatie, zoals wanneer u de persoon bent die verantwoordelijk is voor uw bedrijf. Dergelijke persoonlijke gegevens omvatten onder andere uw contactgegevens (uw naam, telefoonnummer en e-mailadres), functie, nationaliteit, woonadres en lidmaatschaps-/gebruikers-ID-nummers.
• Certificerings-/accreditatie-instellingen, onderzoekers en auditors/assessoren: Wanneer u: (a) onze websites en services gebruikt; (b) een RSPO-lid of potentieel lid bent; of (c) een klacht indient tegen een RSPO-lid, kunnen wij een breed scala aan informatie van deze derden verzamelen voor certificerings-/auditdoeleinden en voor het doel van het onderzoeken van klachten tegen RSPO-leden. Dit omvat enkele persoonlijke gegevens zoals naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) en certificerings-/licentie-identificatienummer.

3. DOELEINDEN VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

• Voor administratieve doeleinden, waaronder maar niet beperkt tot facturering en betalingsverwerking (inclusief lidmaatschapskosten), registratie van nieuwe leden, verlenging van huidige lidmaatschappen en het beheren van ledenadministratie.
• Voor handelsbeheerdoeleinden, zoals het verwerken van betalingen, annuleringen en terugbetalingen, het beheren van bestellingen en transacties van leden en het beheren van contracten en projecten van leden.
• Om te reageren op uw vragen of verzoeken, klachten te behandelen en u, indien nodig, ondersteuning te bieden.
• Voor de organisatie van RSPO-evenementen en -bijeenkomsten, waaronder het faciliteren van uw deelname aan RSPO-evenementen, zoals toekomstige of promotionele evenementen.
• Om u toegang te bieden tot bronnen en voordelen die alleen voor leden beschikbaar zijn.
• Om met u te communiceren, inclusief via e-mail, sms, sociale media en/of telefoon- en videogesprekken. Dit omvat het sturen van e-mails over updates, RSPO-activiteiten en toekomstige RSPO-evenementen, evenals communicatie met u over uw lidmaatschap, lidmaatschapsgerelateerde vragen of andere verzoeken.
• Om onze websites en diensten te beheren, verbeteren en personaliseren, onder andere door een individu te herkennen en zijn/haar gegevens te onthouden wanneer hij/zij terugkeert naar onze websites of diensten.
• Om onderzoek, enquêtes en statistische analyses uit te voeren en om feedback van u te verzamelen. We kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gebruiken om enquêtes naar de tevredenheid van leden uit te voeren.
• Voor direct marketingdoeleinden.
• Om onze websites en diensten te testen, verbeteren, updaten en monitoren, of om technische problemen te diagnosticeren of op te lossen.
• Om onze contractuele rechten af ​​te dwingen en voor de uitvoering van contracten waarbij u partij bent, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, en voor zover van toepassing, de [prisma by RSPO Algemene voorwaarden], eventuele aanvullingen daarop en alle andere toepasselijke voorwaarden.
• Voor naleving van wettelijke verplichtingen waaraan RSPO onderworpen is. Zo moeten we uw persoonsgegevens mogelijk gedurende specifieke perioden bewaren op grond van belasting- of handelswetten en kunnen we op verzoek uw persoonsgegevens bekendmaken aan wetshandhavingsinstanties.
• Om onrechtmatige of criminele activiteiten (bijvoorbeeld fraude) te voorkomen, onderzoeken of melden.
• Om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, waaronder voor het voeren van gerechtelijke procedures of ter voorbereiding op verwachte gerechtelijke procedures. 

Om twijfel te voorkomen: wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, in de zin van de AVG.

4. RECHTSGRONDEN VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij baseren ons op de volgende wettelijke grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Toestemming: Indien toegestaan ​​onder toepasselijk recht, wordt u geacht dit Beleid te hebben gelezen en toestemming te geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met dit Beleid door gebruik te maken van onze Websites, Diensten en/of door vrijwillig uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken (bijv. via aanvraagformulieren). In bepaalde situaties en wanneer toepasselijke wetten dit vereisen, vragen wij uw specifieke toestemming om ons toe te staan ​​uw persoonsgegevens te verwerken.
• Legitieme belangen: In sommige gevallen is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor onze legitieme belangen. Dit omvat ons legitieme belang om:
  • onze websites en diensten beheren, verbeteren, bewaken, bijwerken en personaliseren (bijvoorbeeld door personen te herkennen en hun voorkeuren en informatie te onthouden bij het browsen op onze websites);
  • om alle contracten die we met u of het bedrijf dat u vertegenwoordigt hebben, af te dwingen, met inbegrip van de [prisma by RSPO Algemene Voorwaarden], geschillen op te lossen, klachten te behandelen, alle wettelijke of contractuele verplichtingen die we mogelijk hebben na te komen en in het algemeen onze commerciële belangen te beschermen;
  • evenementen en bijeenkomsten organiseren en u de mogelijkheid bieden daaraan deel te nemen;
  • onze rechten vaststellen, uitoefenen of verdedigen;
  • om met u te communiceren, onder meer om feedback te verkrijgen, marktonderzoek en enquêtes uit te voeren en vragen of verzoeken te verwerken en te beantwoorden;
  • marketingactiviteiten uitvoeren;
  • technische problemen identificeren en oplossen; en
  • het voorkomen, onderzoeken of melden van gevallen van onrechtmatige of criminele activiteiten (bijvoorbeeld fraude).
• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: In sommige gevallen is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u, inclusief de [prisma by RSPO Algemene Voorwaarden], of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat we een contract met u aangaan.
• Naleving van wettelijke verplichtingen: Afhankelijk van de omstandigheden en het specifieke type verwerkte persoonsgegevens, kunnen wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken in overeenstemming met wettelijke vereisten en verplichtingen die aan ons zijn opgelegd. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gedurende specifieke perioden moeten bewaren op grond van belasting- of handelswetten, en kunnen wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens op verzoek bekend te maken aan wetshandhavingsinstanties.

5. HOE WIJ PERSOONLIJKE GEGEVENS OVERDRAGEN EN OPENBAAR MAKEN

A. AAN WIE WIJ PERSOONSGEGEVENS OPENBAAR MAKEN

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen, doorgeven, openbaar maken, toegang verlenen tot, beschikbaar stellen en verstrekken aan de volgende derden voor de volgende doeleinden:

• Partners, vertrouwde partners, het secretariaat, promotors, evenementorganisatoren, evenementmanagers, onderzoekers en adverteerders van RSPO: We persoonlijke gegevens (zoals accountgegevens, contactgegevens en analytische gegevens) delen met deze derden als onderdeel van onze inspanningen om statistische analyses uit te voeren van huidige of toekomstige wereldwijde trends, alsmede voor marketing-, reclame- en promotiedoeleinden en de organisatie van bijeenkomsten, conferenties en/of evenementen.
• Juridische adviseurs, accountants, actuarissen, auditors, consultants, promotors en evenementorganisatoren van RSPO: Wij delen persoonsgegevens (zoals accountgegevens, ledengegevens, contractuele informatie en contactgegevens) met deze derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en administratie van hun diensten voor ons. Wij delen bijvoorbeeld informatie die noodzakelijk is voor auditors om audits uit te voeren op de activiteiten van onze leden.
• Dienstverleners: Wij delen persoonsgegevens (zoals accountgegevens, ledengegevens, contactgegevens, betalings- en transactiegegevens, voorkeuren, feedback en meningen en analytische gegevens) met externe dienstverleners die ons diensten verlenen en die ons helpen onze websites en diensten te beheren. De diensten die dergelijke externe dienstverleners ons verlenen, kunnen onder andere bestaan ​​uit gegevensopslagdiensten, gegevensmigratiediensten, webhosting- en onderhoudsdiensten, betalingsverwerkingsdiensten, analytische diensten, e-mailcommunicatiediensten en web- en videohostingproviders en -ontwikkelaars.
• Wettelijke verplichtingen en rechten: Wij kunnen uw persoonsgegevens (zoals accountgegevens, ledengegevens, contactgegevens en betalings- en transactiegegevens) ook bekendmaken aan derden, zoals wetshandhavingsinstanties of toezichthouders, wanneer wij wettelijk verplicht zijn dit te doen of als wij redelijkerwijs van mening zijn dat een dergelijke bekendmaking noodzakelijk is:
  • om te voldoen aan wetten of om te reageren op rechtmatige verzoeken en juridische procedures; 
  • om onze rechten en eigendommen en de rechten, persoonlijke veiligheid en eigendommen van anderen te beschermen;
  • in verband met het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen;
  • om fraude of andere criminele activiteiten te detecteren, te onderdrukken of te voorkomen; of 
  • zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving.

Met uw toestemming: In bepaalde situaties kunnen we uw toestemming rechtstreeks vragen om uw persoonsgegevens bekend te maken aan bepaalde andere derden of openbaar. We kunnen bijvoorbeeld uw getuigenis op onze websites of in publicaties plaatsen met uw toestemming.

B. GRENSOVERSCHRIJDENDE OVERDRACHTEN VAN PERSOONSGEGEVENS

De hierboven beschreven openbaarmakingen kunnen de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in rechtsgebieden buiten het rechtsgebied waarin de persoonsgegevens zijn verzameld of waarin u woont, inhouden. Wij kunnen bijvoorbeeld uw persoonsgegevens openbaar maken aan onze externe dienstverleners in andere rechtsgebieden of uw persoonsgegevens overdragen naar onze servers over de hele wereld voor opslagdoeleinden.

Voor zover toegestaan ​​onder de toepasselijke wetgeving, stemt u hierbij in met dergelijke grensoverschrijdende overdrachten van persoonsgegevens door uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

C. OVERDRACHTEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EU

Dergelijke openbaarmakingen kunnen de overdracht inhouden van persoonsgegevens die zijn verzameld in de Europese Unie/Europese Economische Ruimte naar ontvangers buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte, met inbegrip van, maar niet beperkt tot: (a) Maleisië; (b) Indonesië, het Verenigd Koninkrijk, China, de Verenigde Staten van Amerika en Colombia, waar onze kantoren of die van onze gelieerde ondernemingen en het secretariaat zijn gevestigd; en (c) landen waar onze externe dienstverleners of servers zijn gevestigd, zoals Singapore en Australië.

In dergelijke gevallen zullen wij passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (aangenomen door de Europese Commissie), met deze ontvangers overeenkomen, tenzij zij gevestigd zijn in landen met een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 van de AVG (een lijst van deze landen is beschikbaar op: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) of indien de AVG voorziet in een uitzondering onder artikel 49. 

Om een ​​kopie van de standaard contractuele clausules op te vragen waarop we hebben vertrouwd (indien van toepassing), kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die zijn verstrekt in de sectie "GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS" hierboven. Houd er rekening mee dat in het geval dat we u een kopie van onze standaard contractuele clausules verstrekken, deze kan worden geredigeerd voor zover nodig om ervoor te zorgen dat onze commerciële geheimen en andere vertrouwelijke informatie die aan ons of de derde partij toebehoort, beschermd blijft.

6. RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS

Als u zich in de EER bevindt, hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens (deze rechten kunnen ook van toepassing zijn als u zich buiten de EER bevindt, afhankelijk van de lokale regelgeving):

• • Recht op inzage: U hebt het recht om door ons geïnformeerd te worden of wij momenteel persoonsgegevens over u verwerken en om informatie op te vragen over onze verwerking van uw persoonsgegevens, evenals een kopie van uw door ons verwerkte persoonsgegevens. Voor zover toegestaan ​​onder de toepasselijke wetgeving, kunnen wij u een kleine vergoeding in rekening brengen om te voldoen aan uw verzoek om toegang tot gegevens.
  • Recht op rectificatie: Indien u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig, misleidend of op enigerlei wijze niet actueel zijn, hebt u het recht om ons te verzoeken de persoonsgegevens te corrigeren, wijzigen of bijwerken.
  • Recht op verwijdering: Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.
  • Recht om verwerking te beperken/te voorkomen: Afhankelijk van de omstandigheden hebt u mogelijk het recht om onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken/te voorkomen.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Onder bepaalde voorwaarden hebt u mogelijk het recht om persoonsgegevens over u die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. Daarnaast hebt u het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens overdragen aan een andere gegevensbeheerder van uw keuze, waarbij u opmerkt dat dit recht afhankelijk is van de technische haalbaarheid en de compatibiliteit van ons gegevensformaat met dat van de andere gegevensbeheerder.
  • Recht van bezwaar: Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken om onze legitieme belangen te beschermen, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen dergelijke verwerking om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie. Ondanks eventuele bezwaren die wij van u ontvangen, kunnen er dwingende redenen zijn om uw persoonsgegevens te blijven verwerken en zullen wij elk geval dienovereenkomstig beoordelen en u informeren als dat het geval is. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden om welke reden dan ook en op elk moment. Als u op enig moment geen e-mails van RSPO wilt ontvangen met betrekking tot promoties, enquêtes, advertenties, statistische analyses of ander gerelateerd marketingmateriaal, kunt u zich afmelden voor de mailinglijst van RSPO.
  • Recht om toestemming in te trekken: Wanneer u toestemming hebt gegeven voor onze verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Om twijfel te voorkomen, uw intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die tot dat moment op basis van uw toestemming is uitgevoerd.U kunt elk van de hierboven genoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die zijn vermeld in de sectie "GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS" hierboven. Daarnaast kunnen we u vragen om een ​​set referenties en/of identificatie te verstrekken om uw identiteit te bevestigen voordat we naar verzoeken van u luisteren.Daarnaast hebt u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u in de EU woont, is informatie over hoe u contact kunt opnemen met uw lokale toezichthoudende autoriteit beschikbaar hier.

7. BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij over u hebben doorgaans niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld. 

De specifieke criteria die wij hanteren om de periode te bepalen waarin uw persoonsgegevens worden bewaard, variëren afhankelijk van de wettelijke basis op basis waarvan wij de persoonsgegevens verwerken:

• Toestemming: Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, bewaren wij uw persoonsgegevens in principe totdat u uw toestemming intrekt of totdat de verwerking van uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ons uw persoonsgegevens hebt verstrekt, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
• Legitieme belangen: Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen, bewaren wij de persoonsgegevens doorgaans gedurende een redelijke termijn op basis van het specifieke gerechtvaardigde belang, waarbij rekening wordt gehouden met uw fundamentele belangen en uw rechten en vrijheden.
• Uitvoering van een contract: Indien onze verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om maatregelen te nemen vóór het aangaan van een overeenkomst met u, bewaren wij uw gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en twee jaar daarna.
• Naleving van wettelijke verplichtingen: Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bewaren wij de persoonsgegevens doorgaans zolang als nodig is om te voldoen aan de wettelijke verplichting. Wij bewaren uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zolang als nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn. 

Als uitzondering op de hierboven gespecificeerde algemene bewaartermijnen, kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren wanneer de verwerking/opslag ervan noodzakelijk is om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, inclusief voor het voeren van gerechtelijke procedures of ter voorbereiding op verwachte gerechtelijke procedures. In dergelijke gevallen kunnen wij de persoonsgegevens bewaren zolang als nodig is om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

8. VEILIGHEID VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd tegen verlies, misbruik, wijziging, ongeautoriseerde of onbedoelde toegang of openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Onze websites en diensten zijn gecodeerd om ervoor te zorgen dat de daarin verzamelde informatie veilig is en alle redelijke maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat dergelijke informatie veilig is en om verlies, wijziging, diefstal of inmenging van derden te voorkomen. Alle persoonlijke gegevens die wij verzamelen, worden door onze cloudhostingprovider opgeslagen op beveiligde servers.

9. WEBSITES EN DIENSTEN VAN DERDEN

Onze websites en diensten kunnen links bevatten naar websites of diensten van derden, waaronder die van onze dienstverleners of partners. Door interactie met deze derden, verstrekt u informatie rechtstreeks aan de derde partij en niet aan RSPO. Houd er rekening mee dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de privacypraktijken van deze derden en wij raden u aan de privacyverklaringen en online voorwaarden van die derden te bekijken om meer te weten te komen over hoe zij omgaan met uw persoonlijke gegevens.

10. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID 

Wij behouden ons het recht voor om de voorwaarden van dit Beleid en de bijbehorende addenda en bijlagen van tijd tot tijd naar eigen goeddunken te wijzigen. Wij zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen in de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken door een prominente kennisgeving op onze Websites of via een kennisgeving op onze Diensten te plaatsen. Als u zich buiten de EER of de PRC bevindt, is het uw verantwoordelijkheid om dit Beleid regelmatig te herzien om kennis te nemen van eventuele wijzigingen. Voor zover toegestaan ​​onder toepasselijk recht, stemt u hierbij in met eventuele wijzigingen in dit Beleid door onze Websites of Diensten te blijven gebruiken. Alle wijzigingen worden van kracht vanaf de datum van publicatie, tenzij anders bepaald.

11. NEEM CONTACT OP 

Als u vragen, klachten of verzoeken hebt in verband met dit Beleid, onze praktijken inzake gegevensbescherming of andere privacygerelateerde zaken, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die u vindt in het gedeelte ‘VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN CONTACTGEGEVENS’ hierboven.

12. TAAL VAN DIT BELEID

In geval van verschillen tussen de Engelse versie van dit Beleid en eventuele toepasselijke addenda of bijlagen, en versies die in een andere taal zijn verstrekt, prevaleert de Engelse versie.

Bovendien worden de websites en services oorspronkelijk in het Engels gepubliceerd en bevatten ze informatie die door externe vertalers in andere talen is vertaald. Vertalingen worden aangeboden als een service aan onze websitebezoekers en worden geleverd "zoals ze zijn". Wij geven geen enkele garantie, expliciet of impliciet, met betrekking tot de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of correctheid van vertalingen van het Engels naar een andere taal. 

BIJLAGE I – VOLKSREPUBLIEK CHINA

Alleen voor de doeleinden van deze Bijlage I hebben verwijzingen naar “persoonsgegevens”, “gevoelige persoonsgegevens”, “verwerken/verwerking”, “gegevensbeheerder” en “gegevensverwerker” dezelfde betekenis als die termen of soortgelijke termen zoals gedefinieerd in de Wet bescherming persoonsgegevens van de Volksrepubliek China (de “PIPL").

A. GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS

Voor het doel van het Beleid en deze Bijlage I, is "China" hierin exclusief de Speciale Administratieve Regio Hongkong, de Speciale Administratieve Regio Macau en Taiwan. Als onze verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens binnen het grondgebied van China onderworpen zijn aan de PIPL, is de gegevensbeheerder die verantwoordelijk is voor de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens: 

Rondetafel over duurzame palmolie
Eenheid 13A-1, niveau 13A, Menara Etiqa
Nr. 3, Jalan Bangsar Utama 1
59000 Kuala Lumpur
Maleisië
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

B. GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ OVER U VERWERKEN

Wij kunnen uw gevoelige persoonsgegevens verzamelen, zoals uw identiteitskaart-/paspoortnummer en uw bankrekeninggegevens. Wij verwerken uw gevoelige persoonsgegevens alleen als er een specifiek doel en voldoende noodzaak is om dit te doen, en als er strikte beschermingsmaatregelen worden genomen. 

C. WETTELIJKE GRONDSLAGEN VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Afhankelijk van de omstandigheden baseren wij ons voor de verwerking van uw persoonsgegevens op een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

• U heeft ons toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken;
• De verwerking is noodzakelijk voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst waarbij u contractpartij bent;
• De verwerking is noodzakelijk om wettelijke taken of wettelijke verplichtingen na te komen;
• De verwerking is noodzakelijk om te reageren op noodsituaties op het gebied van de volksgezondheid of om het leven, de gezondheid of de veiligheid van eigendommen van natuurlijke personen in noodsituaties te beschermen;
• Persoonsgegevens worden binnen een redelijke omvang verwerkt voor het uitvoeren van nieuwsverslaggeving, op de publieke opinie gebaseerd toezicht of andere activiteiten in het algemeen belang;
• De persoonsgegevens die door de betrokkenen zelf zijn bekendgemaakt of andere persoonsgegevens die op rechtmatige wijze zijn bekendgemaakt, worden binnen een redelijke omvang verwerkt in overeenstemming met de PIPL; of
• In alle andere gevallen zoals voorzien in de toepasselijke wet- en regelgeving.

D. AAN WIE WIJ PERSOONSGEGEVENS OPENBAAR MAKEN

Zoals uiteengezet in het gedeelte "HOE WIJ PERSOONLIJKE GEGEVENS OVERDRAGEN EN BEKENDMAKEN", kunnen wij uw persoonlijke gegevens delen met derden om de in het Beleid vermelde doeleinden te bereiken. Voor derden die wij vertrouwen om uw persoonlijke gegevens te verwerken, zullen wij hen vragen om uw persoonlijke gegevens te behandelen in overeenstemming met onze instructies, het Beleid, deze Bijlage I en toepasselijke wet- en regelgeving.

E. GRENSOVERSCHRIJDENDE OVERDRACHTEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij kunnen uw persoonsgegevens overdragen naar Maleisië, waar wij gevestigd zijn. Wanneer persoonsgegevens buiten China worden overgedragen, worden uw persoonsgegevens beveiligd door passende waarborgen wanneer vereist door de PIPL en toepasselijke wet- en regelgeving. Voor zover vereist door de PIPL en toepasselijke wet- en regelgeving, zullen wij afzonderlijke toestemming van u verkrijgen vóór de overdracht van uw persoonsgegevens.

F. RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS

U kunt ons een e-mail sturen op [e-mail beveiligd] om de volgende rechten uit te oefenen:

• Het recht om te weten en het recht om te beslissen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door anderen te beperken of te weigeren;
• Het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en deze te dupliceren;
• Het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden overgedragen aan uw aangewezen verwerkingsverantwoordelijke;
• Het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen, indien u constateert dat de gegevens onjuist of onvolledig zijn;
• Het recht om uw persoonsgegevens onder specifieke omstandigheden te laten verwijderen;
• Het recht om dit Beleid te raadplegen; 
• Het recht om uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van uw toestemming in te trekken (maar houd er rekening mee dat uw intrekking van uw toestemming geen invloed heeft op de geldigheid van de verwerking van persoonsgegevens die op basis van uw toestemming is uitgevoerd vóór de intrekking); en
• Alle andere rechten onder PIPL en toepasselijke wet- en regelgeving. 

Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen, moeten wij uw identiteit verifiëren om te kunnen reageren op uw verzoek(en). Het is mogelijk dat wij niet kunnen reageren op verzoeken met betrekking tot rechten met betrekking tot persoonsgegevens die niet van u afkomstig zijn of niet door u zijn geautoriseerd (bijvoorbeeld verzoeken om de persoonsgegevens van iemand anders te raadplegen).

Bovendien zijn de bovenstaande rechten onderhevig aan beperkingen en uitzonderingen onder toepasselijke wetten en regelgeving. Wij zullen reageren op en voldoen aan uw verzoek(en) in overeenstemming met de tijdlijn die vereist is door de PIPL en relevante wetten en regelgeving. Als u onopgeloste zorgen hebt, hebt u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit of, indien van toepassing, een rechtszaak aan te spannen bij de rechtbank in overeenstemming met de toepasselijke wetten en regelgeving.

G. TAAL VAN DIT BELEID

We hebben een vereenvoudigde Chinese versie van het Beleid en deze Bijlage I voorbereid om het voor u gemakkelijker te maken om te begrijpen. In het geval van discrepanties tussen de Engelse versie en de vereenvoudigde Chinese versie, prevaleert de vereenvoudigde Chinese versie.

BIJLAGE II – VERENIGD KONINKRIJK

A. GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS

De RSPO-gegevensbeheerder die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens en deze controleert, is:

Rondetafel over duurzame palmolie
Eenheid 13A-1, niveau 13A, Menara Etiqa
Nr. 3, Jalan Bangsar Utama 1
59000 Kuala Lumpur
Maleisië
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

Om te voldoen aan de Britse AVG vindt u hieronder de gegevens van onze lokale vestiging in het Verenigd Koninkrijk:

Rondetafel over duurzame palmolie
Regus Grosvenor-tuinen
52 Grosvenor-tuinen
Londen, SW1W 0AU
Verenigd Koninkrijk
E-mail: [e-mail beveiligd]
Contactnummer: +603 7661 6200

B. OVERDRACHTEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN HET VK

Bij dergelijke openbaarmakingen kunnen persoonsgegevens die in het Verenigd Koninkrijk zijn verzameld, worden doorgegeven aan ontvangers buiten het Verenigd Koninkrijk. 

In dergelijke gevallen zullen wij met deze ontvangers passende waarborgen treffen, zoals het International Data Transfer Addendum bij de standaard contractuele clausules van de EU, uitgegeven door de Information Commissioner en voorgelegd aan het Parlement overeenkomstig sectie 119A van de Data Protection Act 2018 op 2 februari 2022 en van kracht sinds 21 maart 2022 (“VK Addendum”), tenzij ze gevestigd zijn in landen met een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 van de Britse AVG (een lijst van deze landen is beschikbaar op: https://ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/international-transfers/international-transfers-a-guide/) of als de Britse AVG voorziet in een uitzondering onder artikel 49.

Om een ​​kopie van het Britse Addendum aan te vragen waarop we hebben vertrouwd (indien van toepassing), kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die zijn verstrekt in de sectie "GEGEVENSVERWERKER EN CONTACTGEGEVENS" hierboven. Houd er rekening mee dat in het geval dat we u een kopie van ons Britse Addendum verstrekken, dit kan worden geredigeerd voor zover nodig om ervoor te zorgen dat onze commerciële geheimen en andere vertrouwelijke informatie die aan ons of de derde partij toebehoort, beschermd blijft.

C. RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS

Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, hebt u recht op dezelfde rechten als beschreven in Artikel 6 van het hoofdbeleid, onder voorbehoud van de lokale regelgeving. 

Daarnaast hebt u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u in het VK woont, is de relevante toezichthoudende autoriteit de ICO, die u kunt contacteren via www.ico.org.uk.

BIJLAGE III

Bijzonderheden van de verwerking

PRISMA-SPECIFIEKE ADDENDUM BIJ HET ALGEMENE PRIVACYBELEID

De RSPO heeft het Algemene Privacybeleid (“Beleid") (toegankelijk hier) waarin wordt beschreven welke persoonlijke gegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij deze verwerken en hoe u uw informatie bij ons kunt beheren. Deze prisma-specifieke addendum (“bijvoegsel”) vult het Beleid aan met aanvullende informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u ons Palm Resource Information and Sustainability Management-platform gebruikt (de “Platform”). Termen met een hoofdletter die worden gebruikt maar niet gedefinieerd, hebben de betekenis zoals uiteengezet in het Beleid. 

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN DEZE ADDENDUM

A. TOEPASSELIJKHEID VAN DEZE ADDENDUM

Deze Addendum is van toepassing op gebruikers van het Platform, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, RSPO-leden, auditors en klanten die ons via het Platform persoonsgegevens hebben verstrekt.

Door het Platform te gebruiken en ons uw persoonsgegevens via het Platform te verstrekken, wordt u geacht de voorwaarden van dit Addendum en het Beleid te hebben gelezen en begrepen. Waar toegestaan ​​onder toepasselijk recht, en voor zover wij vertrouwen op uw toestemming als wettelijke basis, wordt u ook geacht toestemming te geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden van dit Addendum en het Beleid.

Deze Addendum dient te worden gelezen in samenhang met het Beleid. Indien er echter sprake is van inconsistenties of tegenstrijdige bepalingen tussen de bepalingen in deze Addendum en het Beleid, prevaleren de bepalingen in deze Addendum.

Als u in de EER of het VK woont of zich daar bevindt, raadpleeg dan ook de tabel in Bijlage I (nadere details over de persoonsgegevens die worden verwerkt en de doeleinden en rechtsgronden van de verwerking).

2. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ OVER U VERWERKEN EN HOE WIJ DEZE VERZAMELEN

Wanneer u zich aanmeldt voor en gebruikmaakt van het Platform, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens over u. De meeste persoonsgegevens die wij via het Platform verzamelen, worden rechtstreeks van u verzameld in uw interacties met ons. Wij kunnen ook automatisch persoonsgegevens verzamelen wanneer u met het Platform communiceert (zoals beschreven in het Beleid) en soms kunnen wij persoonsgegevens over u verzamelen van de klassen van derden die hieronder en in het Beleid worden vermeld. 

Sommige persoonlijke gegevens, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, kunnen nodig zijn voor bepaalde doeleinden, zoals om u toegang te verlenen tot het Platform (bijvoorbeeld om u in staat te stellen om u aan te melden voor een account), voor administratieve doeleinden (bijvoorbeeld om uw account op het Platform te faciliteren), als onderdeel van uw of de verplichting van uw organisatie als RSPO-lid, en voor het faciliteren van de certificerings-/licentiestatus van uw organisatie. Zonder deze informatie te verstrekken, kunt u mogelijk geen toegang krijgen tot het Platform, zich niet registreren voor een account op het Platform, uw lidmaatschap bij RSPO niet behouden of de certificerings-/licentiestatus van uw organisatie niet aanvragen en behouden. 

A. PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE U VERSTREKT

Naast de soorten informatie die in het Beleid worden uiteengezet, kunnen wij de volgende informatie verzamelen en verwerken die u vrijwillig aan ons verstrekt:

• Aaccountgegevens: Als u of de organisatie die u vertegenwoordigt een geregistreerde gebruiker van het Platform bent of een account aanvraagt, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van u (zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie) om uw account of dat van uw organisatie op het Platform te faciliteren via de relevante aanvraagformulieren. 
• Informatie over entiteitsbeheer: We verzamelen informatie over andere entiteiten in de groep bedrijven van uw organisatie die u ons hebt verstrekt als onderdeel van de entiteitsbeheerfunctionaliteiten van het platform. Dergelijke informatie omvat enkele persoonlijke gegevens zoals locatiegegevens, lidmaatschaps-/gebruikers-ID-nummers, naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) en adres.
• Certificerings-/licentie-informatie: We verzamelen een breed scala aan informatie die nodig is voor leden om certificering/licenties aan te vragen en te behouden bij certificeringsinstanties over de hele wereld, inclusief informatie die nodig is om uw organisatie te controleren op naleving van bepaalde normen. Dergelijke informatie omvat enkele persoonlijke gegevens zoals naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) en certificering/licentie-identificatienummer. 
• Handels-/transactie-informatie: Wij verzamelen en verwerken alle informatie die u verstrekt in verband met betalingen (inclusief betalingen voor administratie- of lidmaatschapskosten) en transacties (zoals transacties voor RSPO-credits) die via het platform worden gedaan. Wij verzamelen en verwerken ook informatie die nodig is om u de voorraad-/inventarisbeheerfuncties van het platform te bieden. Dergelijke informatie omvat uw bankrekeninggegevens of die van uw organisatie, factureringsgegevens, facturerings- en factuurgegevens en transactiegerelateerde informatie (zoals betalingsdatum, bedrag, factuuradres). 
• Georuimtelijke informatie: We verzamelen en verwerken informatie die nodig is om u de georuimtelijke en risicobeoordelingsfunctionaliteiten van het Platform te bieden. Dergelijke informatie kan enkele persoonlijke gegevens bevatten, zoals locatiegegevens.
• Profielen van accountants: Als u een auditor bent, verzamelen en verwerken wij informatie van u zoals vereist voor het doel van het voorbereiden van uw auditorprofiel. Dergelijke informatie omvat uw naam, land van verblijf, kwalificaties/ervaring en functie.
• Opleiding: Als u zich aanmeldt voor een van onze trainingsprogramma's, evenementen, bijeenkomsten of seminars met betrekking tot het gebruik van het Platform, verzamelen en verwerken wij informatie van u, zoals uw naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) en functie, zoals nodig is om u de training te kunnen aanbieden.
• Feedback en helpdesk: Het Platform biedt gebruikers de mogelijkheid om ons feedback te geven en een helpdeskfunctionaliteit voor gebruikers die assistentie nodig hebben. We verzamelen en verwerken informatie die u ons via deze functies hebt verstrekt om het Platform te verbeteren en uw verzoek/vraag te behandelen.

B. PERSOONLIJKE GEGEVENS VAN ANDERE BRONNEN EN DERDEN

We kunnen ook persoonlijke gegevens verkrijgen van derden, die we kunnen combineren met persoonlijke gegevens die we verzamelen en verwerken, hetzij automatisch of rechtstreeks van een individu. Naast de scenario's en derden die in het Beleid zijn uiteengezet, kunnen we persoonlijke gegevens ontvangen van de volgende derden in deze scenario's:

• Uw werkgever/organisatie: Wij kunnen persoonsgegevens over u ontvangen (zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie, nationaliteit, woonadres en lidmaatschaps-/gebruikers-ID-nummers) van uw werkgever/organisatie, bijvoorbeeld als u de verantwoordelijke bent voor uw bedrijf of als uw werkgever u heeft aangemeld om een ​​training van ons te volgen. 

3. DOELEINDEN VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Naast de in het Beleid uiteengezette doeleinden, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden met betrekking tot het Platform: 

• Voor het leveren van de diensten en functionaliteiten van het Platform, waaronder onder meer:
  • Handelsdiensten en handelsbeheerdoeleinden, zoals het verwerken van betalingen, annuleringen en restituties, het beheren van bestellingen en transacties van leden, het beheren van contracten en projecten van leden, het genereren van rapporten over palmoliehandelstransacties en het faciliteren van de handel in RSPO-credits/palmolieproducten.
  • Entiteitsbeheerdiensten waarmee u de entiteiten binnen de groep van bedrijven van uw organisatie kunt beheren.
  • Certificerings- en auditdiensten waarmee u de certificerings- en licentiestatus van uw organisatie kunt beheren en waarmee u via het platform onafhankelijke audits bij uw organisatie kunt laten uitvoeren.
  • Georuimtelijke en risicobeoordelingsdiensten waarmee u de ingebouwde georuimtelijke functionaliteiten van het platform kunt gebruiken om de locaties waar palmolie wordt gewonnen te monitoren en de risico's binnen deze locaties te beoordelen.
• Om het Platform te beheren en te verbeteren, waaronder het testen, verbeteren, updaten en monitoren van het Platform, of het diagnosticeren of oplossen van technische problemen.
• Voor auditdoeleinden, waaronder audits om te bepalen of uw organisatie voldoet aan de certificeringsvereisten van RSPO.
• Om onderzoek, enquêtes en statistische analyses uit te voeren en om feedback van u te verzamelen. We kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld gebruiken om analyses van de toeleveringsbasis en due diligence uit te voeren.

Om twijfel te voorkomen: wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, in de zin van de AVG.

4. RECHTSGRONDEN VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

De wettelijke grondslagen waarop wij ons baseren voor de verwerking van uw persoonsgegevens conform het Platform zijn uiteengezet in het Beleid en in Bijlage I hieronder.

5. HOE WIJ PERSOONLIJKE GEGEVENS OVERDRAGEN EN OPENBAAR MAKEN

A. AAN WIE WIJ PERSOONSGEGEVENS OPENBAAR MAKEN

Naast de in het Beleid genoemde derden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met, overdragen aan, openbaar maken aan, toegang verlenen tot, beschikbaar stellen aan en verstrekken aan de volgende derden voor de volgende doeleinden: 

• Gebruikers van het Platform/openbaarmaking: Wanneer u vrijwillig uw of de informatie van uw organisatie op het Platform hebt bekendgemaakt, dient u er rekening mee te houden dat een deel van deze informatie (waaronder uw naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres) beschikbaar wordt gesteld aan alle andere gebruikers van het Platform. Bovendien wordt informatie die u bekendmaakt als onderdeel van de jaarlijkse communicatie van voortgangsrapporten van uw organisatie, auditrapporten en informatie over de certificeringsstatus van uw organisatie openbaar gemaakt op onze website. Als u een individueel lid bent van de RSPO, zullen wij uw naam, land van verblijf, functie en korte informatie over uzelf die u ons op onze website hebt verstrekt, bekendmaken. Als u een auditor bent, zullen wij uw naam, land van verblijf, kwalificaties/ervaring en functie die u ons hebt verstrekt, bekendmaken als onderdeel van uw auditorprofiel op auditrapporten die op onze website zijn gepubliceerd.
• Openbaarmaking aan andere derden: In bepaalde situaties kunnen we informatie die u vrijwillig op het Platform hebt bekendgemaakt, bekendmaken aan derden die dergelijke informatie voor hun commerciële belangen zoeken. We kunnen bijvoorbeeld informatie over de duurzaamheid van uw organisatie bekendmaken aan banken die dergelijke informatie zoeken om te bepalen of uw organisatie voldoet aan de vereiste duurzaamheidsdoelen om u bepaalde soorten financiering te verstrekken.

BIJLAGE I

Bijzonderheden van de verwerking