RSPO past zich aan Covid-19 aan met nieuw auditregime

Gezien de ernst van de COVID-19-pandemie heeft het RSPO-secretariaat besloten tot een tijdelijke auditprocedure die moet worden geïmplementeerd door alle RSPO-geaccrediteerde certificeringsinstanties (CB's) voor alle RSPO Supply Chain Certification (SCC) en RSPO Principles and Criteria (P&C ) audits, begin maart 2020. RSPO's Interim Director of Assurance, Aminah Ang, deelde met ons de impact van COVID-19 op RSPO-certificering, RSPO's tijdelijke auditprocedure, en hoe we proberen de integriteit en geloofwaardigheid van het RSPO-certificeringsprogramma te behouden tijdens deze uitdagende tijd.

COVID-19 heeft iedereen over de hele wereld getroffen, maar kunt u ons meer vertellen over wat dit heeft betekend voor de certificeringssystemen van RSPO? 
Ondanks de uitdagingen die de COVID-19-pandemie met zich meebrengt, zetten we ons in om kwaliteitsaudits uit te voeren en de integriteit en geloofwaardigheid van onze certificering te behouden. Voor VCA voeren we een 100% audit op afstand uit van een gecertificeerde eenheid, wat betekent dat alle jaarlijkse controle- en hercertificeringsaudits nu op afstand worden uitgevoerd. Het is mogelijk om op deze manier VCA-audits uit te voeren, aangezien de eisen van de norm meer gaan over de traceerbaarheid van de gecertificeerde materialen, die op afstand kunnen worden geverifieerd. 

Voor P&C-certificering staan ​​we alleen een combinatie van audits op afstand en audits op locatie toe. Om dit proces te vergemakkelijken, hebben we een lijst met vereisten of indicatoren van de norm geïdentificeerd die externe en/of onsite audits vereisen. P&C-audits vereisen interviews en interacties met de gemeenschap om feedback te krijgen over de prestaties van de gecertificeerde eenheid. Daarnaast zijn er ook interviews met werknemers, wat een hoge mate van vertrouwelijkheid vereist. Het bedrijf mag niet tussenbeide komen tijdens het interviewproces en we willen niet dat de antwoorden van de werknemers door de bedrijven worden beïnvloed. Dit is de reden waarom we audits op afstand en op locatie uitvoeren voor P&C-certificering, met name op indicatoren die verband houden met sociale elementen. 

Daarnaast staan ​​we toe dat PalmTrace-licenties langer dan drie maanden worden verlengd. Wanneer u een actieve licentie heeft, betekent dit dat uw certificaat geldig is.

Wat zijn de acties die RSPO tot nu toe heeft ondernomen om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen duidelijk zijn over deze tijdelijke auditprocedure?
Toen we deze tijdelijke auditprocedure voor het eerst uitrolden, hebben we deze aan de CI's gecommuniceerd zodat zij hun klanten konden informeren. Vervolgens plaatsten we een officiële aankondiging en samenvatting van de nieuwe procedure op de COVID-19-hub van onze website. Toen we de VCA-auditprocedure ontwikkelden, deden we onze eigen evaluatie en gingen we verder met een mededeling aan de CI's. Voor P&C-audits hebben we, voordat we de procedure uitstuurden, een gesprek gehad met alle bij het auditproces betrokken CI's, samen met onze Accreditatie-instelling, Assurance Services International (ASI). We wilden er zeker van zijn dat er een weg voorwaarts was die nog steeds voldeed aan onze hoge normen.

Tegelijkertijd hebben we een lijst samengesteld en samengevat met vragen die we hebben ontvangen over auditing op afstand, en die naar onze website geüpload. De lijst van Veelgestelde vragen (FAQ) over auditing op afstand biedt verschillende scenario's om een ​​duidelijkere uitleg te geven aan alle betrokkenen bij de controle. Behalve in het Engels is de FAQ ook beschikbaar in het Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Frans, Spaans en Thais.

Zijn er uitdagingen/obstakels bij het uitvoeren van audits op afstand, en hoe zorgt RSPO ervoor dat leden de normen handhaven en zorgt het voor geloofwaardigheid en zekerheid voor alle belanghebbenden?
Ja, er zijn een aantal uitdagingen, waaronder een slechte internetverbinding, niet-technisch onderlegde onafhankelijke kleine boeren, een grote hoeveelheid documenten die door bedrijven moeten worden gescand en per e-mail verzonden, evenals hun onwil om vertrouwelijke documenten via e-mail naar de CB's te sturen. De belangrijkste zorg van de CI's is de langere tijd die nodig is om audits op afstand uit te voeren. Het gebruik van GIS-technologie is een andere uitdaging, aangezien sommige CI's hun GIS moeten uitbesteden, wat ook extra kosten en tijd met zich meebrengt.  

Terwijl de CI's audits op afstand uitvoeren, beoordeelt ASI ze ook op afstand. ASI vereist dat de CI's een procedure hebben voor het uitvoeren van audits op afstand. Daarnaast staan ​​we ook geen 100% auditing op afstand toe voor P&C, omdat we de sociale vereisten ter plaatse moeten verifiëren, maar indien nodig kunnen auditfacilitators worden gebruikt. Dit is om ervoor te zorgen dat de integriteit en geloofwaardigheid van ons certificeringssysteem te allen tijde behouden blijft, ondanks dat audits semi-op afstand worden uitgevoerd.  

Aangezien we niet zeker weten wanneer de reisbeperkingen worden opgeheven, heeft RSPO nog andere plannen voor het uitvoeren van de RSPO-audits?
Ja. We hebben het proces geëvalueerd over hoe we aan deze vereiste kunnen voldoen, aangezien in bepaalde landen nog steeds reisbeperkingen van kracht zijn. We hebben vier scenario's geïdentificeerd. Het eerste scenario is waar CI's audits ter plaatse kunnen uitvoeren, zoals in Maleisië. Voor scenario 2 voeren CI's een audit op afstand uit, gevolgd door een audit op locatie door hetzelfde team later.

In het derde scenario kunnen de CI's nog steeds niet ter plaatse gaan vanwege reisbeperkingen, en daarom zullen ze audits op afstand uitvoeren en een lokale auditfacilitator aanstellen om audits ter plaatse uit te voeren. RSPO heeft een proces gedefinieerd voor het gebruik van een auditfacilitator, waarover u meer kunt lezen hier. 

Het vierde scenario, het worstcasescenario, is dat het auditteam of de auditfacilitator geen audits kan uitvoeren vanwege reisbeperkingen of strikte quarantaineprocedures. Als dat het geval is, kunnen ze de controle van dit jaar combineren met die van volgend jaar. De CI's moeten echter hun steekproefomvang vergroten door 50% toe te voegen ten opzichte van vorig jaar, en ook meer mandagen uittrekken om een ​​grondige audit uit te voeren. 

Volgens de normen van onafhankelijke kleine boeren staan ​​we nu een 100% audit op afstand toe voor de subsidiabiliteitsfase, op voorwaarde dat de CI binnen zes maanden na het behalen van de certificering een audit ter plaatse uitvoert. Als er non-compliances (NC's) worden gevonden, wordt het certificaat van de onafhankelijke kleine boer opgeschort totdat het probleem is opgelost. 

Voor vragen over onze tijdelijke auditprocedure kunt u contact opnemen met het Assurance-team via [e-mail beveiligd].