Richtlijnen inzake doorverwijzing en kosten in verband met onderzoek/speciale audits van gecertificeerde faciliteiten op basis van een klacht

(Bekrachtigd door het klachtenpanel op 24 juni 2018)

Klachten- en beroepsprocedures (2017)

De nieuwe Klachten- en Beroepsprocedure¹ klachten vereisen tegen een gecertificeerde eenheid van een RSPO

lid worden doorverwezen naar de relevante certificatie-instelling.

De verwijzing naar de relevante certificatie-instelling kan verband houden met het volgende:

• Verzoek om informatie of verduidelijking van de beschuldigingen op basis van de uitgevoerde audits;
• De klacht moet worden onderzocht en opgelost door de relevante certificatie-instelling, door middel van een speciale audit.

In het geval dat de certificatie-instelling wordt verzocht om een ​​speciale audit uit te voeren, wordt bepaald dat een nieuw auditteam, met de vereiste expertise en met een andere hoofdauditor, zal worden aangesteld om onpartijdigheid te waarborgen.

De algemene regel is dat de kosten van de heraudit worden gedragen door de respectievelijke certificatie-instelling. De uitzondering hierop is op basis van de volgende voorwaarden, die zouden bepalen of de kosten kunnen worden overgedragen aan het bedrijf dat de verweerder is van de klacht:

• Eventuele inbreuken of niet-nalevingen die zich hebben voorgedaan, zijn niet geheel of gedeeltelijk te wijten aan het weglaten of incompetentie van de certificeringsaudits;
• Mogelijke inbreuken of niet-nalevingen deden zich voor na de laatste audit en waren geheel of gedeeltelijk te wijten aan de niet-naleving door het bedrijf.

De definitieve bepaling van de kosten met betrekking tot de heraudit zal worden bepaald door het klachtenpanel, in overleg met de RSPO Assurance-afdeling, na beoordeling van het herauditrapport. Dit wordt per geval bepaald.

Verder is verwijzing naar de accreditatie-instelling in dit verband gerechtvaardigd en gerechtvaardigd in de volgende omstandigheden:

1. De certificeringsinstantie is, niettegenstaande de bepalingen van de RSPO-certificeringssystemen, niet bereid of niet in staat om de klacht te behandelen. In deze context omvat het niet in behandeling kunnen nemen van de Klacht omstandigheden waarin er bewijs is dat de mogelijke inbreuken door de Verweerder geheel of gedeeltelijk zijn veroorzaakt door de incompetentie/nalatigheden van de certificatie-instelling in het certificatieproces;
2. De Accreditatie Instelling is in een betere positie om de CI aan te sturen met betrekking tot door de Certificatie Instelling te ondernemen acties en om de voortgang van het onderzoek van de Certificatie Instelling te bewaken.

Als zodanig zouden klachten die naar de certificatie-instelling worden verwezen, ook aanleiding geven tot verwijzing naar de accreditatie-instelling. Als algemene praktijk zal dit leiden tot een verdere audit door de accreditatie-instelling, zonder verdere kostenimplicaties voor de certificatie-instelling of het bedrijf.

Aanvullende opmerking:

Wanneer een Klacht wordt doorverwezen naar de Accreditatie-instelling, dienen de geldende richtlijnen onder de Accreditatie-instelling te worden toegepast.

Dit document is opgesteld als RSPO-richtlijn en onverminderd eventuele partijen.

¹ Klachten- en beroepsprocedure (juni 2017), art. 5.9 – In gevallen waarin de klacht gericht is tegen een RSPO-lid met betrekking tot
een schending van de bepalingen van de RSPO-sleuteldocumenten door zijn gecertificeerde faciliteit, zal het secretariaat in overleg met de klachtencommissie
Panel, de klacht doorverwijzen naar de certificatie-instelling en/of waar het passend wordt geacht naar de accreditatie-instelling