AANKONDIGING OP RSPO 16E ALGEMENE VERGADERING (GA16)

De Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) houdt zijn 16e Algemene Ledenvergadering (GA16) op:
Datum:    6 november 2019 (Woensdag)
Tijd:   3:00 (GMT+7)
Venue: Marriott Marquis Bangkok Queen's Park, Bangkok, Thailand
In overeenstemming met de RSPO-statuten 2018 (Artikel 9), worden RSPO-leden nu uitgenodigd om het volgende in te dienen:

1. Nominaties (inclusief eigen nominaties) van kandidaten voor de RSPO Board of Governors (BoG), inclusief de nominatie van plaatsvervangers.
https://rspo.org/wp-content/uploads/GA16NominationForm.docx
2. Resoluties ter overweging en goedkeuring door de Algemene Vergadering.
https://rspo.org/wp-content/uploads/GA16ResolutionTemplate.docx
 
1. NOMINATIES (INCLUSIEF ZELFNOMINATIES) VAN KANDIDATEN VOOR DE RSPO-RAAD VAN GOUVERNEURS EN PLAATSVERVANGERS
De volgende zetels in de Raad van Bestuur zijn verkiesbaar:

1. Gewoon lidmaatschap – Sector: Telers
   Maleisië - MPOA gaat met pensioen en is herkiesbaar.
   Indonesië - Golden Agri Resources Ltd gaat met pensioen en is herkiesbaar.
2. Gewoon lidmaatschap – Sector: Verwerkers en/of Handelaren
   Wilmar Internationale Limited gaat met pensioen en is herkiesbaar.
3. Gewoon lidmaatschap - Sector: Fabrikanten van consumptiegoederen
   Unilever gaat met pensioen en is herkiesbaar.
4. Gewoon lidmaatschap – Sector: Retailers
   Aeon Co., Ltd gaat met pensioen en is herkiesbaar.
5. Gewoon lidmaatschap - Sector: banken en investeerders
   HSBC Bedrijf plc gaat met pensioen en is niet herkiesbaar.
6. Gewoon lidmaatschap – Sector: Milieu-ngo's
   World Resource Institute gaat met pensioen en is herkiesbaar.
7. Gewoon lidmaatschap - Sector: sociale ngo's
   Oxfam International gaat met pensioen en is herkiesbaar.

Gewone RSPO-leden worden hierbij uitgenodigd om zichzelf of een andere kandidaat te nomineren voor de aanstaande verkiezing van de RSPO BoG voor de hierboven vermelde zetels. Alleen Gewone RSPO-leden komen in aanmerking als kandidaten voor een BoG-positie om hun respectievelijke lidmaatschapssector te vertegenwoordigen.

In overeenstemming met artikel 11(d) van de RSPO-statuten 2018, MOET de hoofdgenomineerde van een BoG-zetel zijn/haar plaatsvervanger noemen die uit dezelfde lidmaatschapssector moet komen als de hoofdgenomineerde. Voor alle duidelijkheid: een plaatsvervanger die wordt genoemd in een nominatie voor een BoG-zetel, wordt tegelijk met de hoofdkandidaat voor een BoG-zetel gekozen.

De RvB is verantwoordelijk voor het algemene beheer van de RPSO in samenwerking met de RSPO Chief Executive Officer. De RvB zal samen met de medewerkers van het secretariaat de activiteiten van de vereniging bespreken en de kwaliteit en financiële draagkracht bewaken. Verkozen BoG-leden moeten bereid zijn om de vereiste tijd en middelen aan de RSPO te wijden.
 

Nominaties ingediend moet het volgende bevatten:

1. Naam organisatie, lidmaatschapssector, lidmaatschapsnummer,
2. Naam van hoofdgenomineerde en plaatsvervanger, hun respectieve posities in de organisatie en contactgegevens.
3. Profiel/biografie hoofdgenomineerde en plaatsvervanger, en bedrijfs-/organisatieprofiel (maximaal één A4-tje)

Stuur uw nominaties naar het RSPO-secretariaat per e-mail ([e-mail beveiligd]) of fax (+603 2302 1542).

Alle nominaties moeten het RSPO-secretariaat bereiken uiterlijk 1700 uur (GMT+8), 6 september 2019 (vrijdag). Houd er rekening mee dat er een strikt beleid wordt toegepast en nominaties te laat komen ZAL NIET overwogen worden.

2. BESLUITEN TER OVERWEGING EN GOEDKEURING DOOR DE ALGEMENE VERGADERING

In overeenstemming met de RPSO-statuten 2018 strekt deze oproep zich ook uit tot resoluties ter overweging door de AV. Om ervoor te zorgen dat de AV op zinvolle wijze kan beraadslagen en beslissen over resoluties, moeten deze inzendingen voldoen aan de gestelde vereisten, om een ​​juiste afweging van resoluties binnen een vast tijdsbestek mogelijk te maken.
 

Resoluties moet het volgende bevatten:

1. Titel van resolutie en sponsor/voorstander (dwz RSPO-lid)
2. Samenvatting of achtergrond van resolutie (maximaal één A4-pagina)
3. Informatie en/of contact om de volledige details van de oplossing te verkrijgen

Richtlijnen – de inhoud van de voorgestelde resolutie mag niet in strijd zijn met de RSPO-statuten 2018, antitrustprincipes of veranderingen in de principes en criteria (P&C) vereisen. Resoluties moeten zo zijn geformuleerd dat een duidelijke 'voor'- of 'tegen'-stem mogelijk is en ze mogen niet meerdere opties bevatten.

Stuur uw resolutie(s) naar het RSPO-secretariaat per post, fax (+603 2302 1542) of e-mail ([e-mail beveiligd]). Alle inzendingen van de resoluties moeten het RSPO-secretariaat bereiken uiterlijk 1700 uur (GMT+8), 6 september 2019 (vrijdag). Houd er rekening mee dat er een strikt beleid wordt toegepast en late inzendingen ZAL NIET overwogen worden

3. INFORMATIE OVER AANWEZIGHEIDSREGISTRATIE OF E-VOTING VOOR DE 16E RSPO ALGEMENE VERGADERING (GA16)

We moedigen alle gewone leden aan om uw aanwezigheid voor GA16 te registreren.

Online registratie voor het bijwonen van GA16 en e-voting wordt geopend op 9 oktober 2019. We willen ook van deze gelegenheid gebruik maken om u er vriendelijk aan te herinneren eventuele openstaande lidmaatschapskosten te voldoen.

Een formele aankondiging van de Algemene Vergadering samen met het volmachtformulier (voor degenen die niet aanwezig kunnen zijn en zich niet registreren voor e-voting) zullen ten minste 21 dagen voor de Algemene Vergadering naar de leden van RSPO worden verzonden.

De conceptnotulen van GA15 kunnen worden bekeken of gedownload op https://rspo.org/wp-content/uploads/GA15DraftMinutes.pdf

Neem voor meer informatie contact op met het RSPO-secretariaat op +603 2302 1500 of stuur een e-mail naar [e-mail beveiligd].

Darrel Webber
Chief Executive Officer
Rondetafel over duurzame palmolie

9 augustus 2019