RSPO passt sich mit neuem Audit-Regime an Covid-19 an

Angesichts der Schwere der COVID-19-Pandemie hat das RSPO-Sekretariat ein vorübergehendes Auditverfahren beschlossen, das von allen RSPO-akkreditierten Zertifizierungsstellen (CBs) für alle RSPO-Lieferkettenzertifizierungen (SCC) und RSPO-Prinzipien und -Kriterien (P&C )-Audits, beginnend im März 2020. RSPOs Interim Director of Assurance, Aminah Ang, teilte uns mit, wie sich COVID-19 auf die RSPO-Zertifizierung auswirkt, das temporäre Auditverfahren von RSPO und wie wir versuchen, die Integrität und Glaubwürdigkeit des RSPO-Zertifizierungssystems währenddessen aufrechtzuerhalten diese herausfordernde Zeit.

COVID-19 hat sich auf alle Menschen auf der ganzen Welt ausgewirkt, aber erzählen Sie uns mehr darüber, was dies für die RSPO-Zertifizierungssysteme bedeutet hat? 
Trotz der Herausforderungen durch die COVID-19-Pandemie verpflichten wir uns, Qualitätsaudits durchzuführen und die Integrität und Glaubwürdigkeit unserer Zertifizierung zu wahren. Für SCC führen wir ein 100-prozentiges Remote-Audit einer zertifizierten Einheit durch, was bedeutet, dass alle jährlichen Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits jetzt remote durchgeführt werden. Es ist möglich, SCC-Audits auf diese Weise durchzuführen, da die Anforderungen der Norm mehr auf die Rückverfolgbarkeit der zertifizierten Materialien gerichtet sind, die aus der Ferne verifiziert werden können. 

Für die P&C-Zertifizierung erlauben wir nur eine Kombination aus Remote- und Vor-Ort-Audits. Um diesen Prozess zu erleichtern, haben wir eine Liste von Anforderungen oder Indikatoren des Standards erstellt, die Remote- und/oder Vor-Ort-Audits erfordern. P&C-Audits erfordern Interviews und Interaktionen mit der Community, um Feedback zur Leistung der zertifizierten Einheit zu erhalten. Außerdem gibt es auch Interviews mit Arbeitern, was ein hohes Maß an Vertraulichkeit erfordert. Das Unternehmen sollte während des Interviewprozesses nicht eingreifen und wir möchten nicht, dass die Antworten der Arbeitnehmer von den Unternehmen beeinflusst werden. Aus diesem Grund führen wir sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Audits für die P&C-Zertifizierung durch, insbesondere zu Indikatoren im Zusammenhang mit sozialen Elementen. 

Darüber hinaus gestatten wir auch die Verlängerung von PalmTrace-Lizenzen über drei Monate hinaus. Wenn Sie eine aktive Lizenz haben, bedeutet dies, dass Ihr Zertifikat gültig ist.

Welche Maßnahmen hat der RSPO bisher ergriffen, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien sich über dieses vorübergehende Prüfverfahren im Klaren sind?
Als wir dieses vorübergehende Prüfungsverfahren zum ersten Mal eingeführt haben, haben wir es den Zertifizierungsstellen mitgeteilt, damit sie ihre Kunden informieren können. Dann veröffentlichten wir eine offizielle Ankündigung und Zusammenfassung des neuen Verfahrens auf der COVID-19-Hub unserer Website. Als wir das SCC-Auditverfahren entwickelt haben, haben wir unsere eigene Bewertung durchgeführt und die CBs darüber informiert. Bei P&C-Audits haben wir vor dem Versenden des Verfahrens mit allen am Auditprozess beteiligten CBs zusammen mit unserer Akkreditierungsstelle Assurance Services International (ASI) ein Gespräch geführt. Wir wollten sicher sein, dass es einen Weg nach vorne gibt, der unseren hohen Standards entspricht.

Gleichzeitig haben wir eine Liste von Anfragen zusammengestellt und zusammengefasst, die wir bezüglich der Fernprüfung erhalten haben, und diese auf unsere Website hochgeladen. Die Liste der Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Fernprüfung bietet verschiedene Szenarien, um allen an der Prüfung Beteiligten eine klarere Erklärung zu geben. Neben Englisch ist die FAQ auch in Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Französisch, Spanisch und Thai verfügbar.

Gibt es Herausforderungen/Hindernisse bei der Durchführung von Remote-Audits, und wie stellt RSPO sicher, dass Mitglieder die Standards einhalten und Glaubwürdigkeit und Gewissheit gegenüber allen Beteiligten gewährleisten?
Ja, es gibt eine Reihe von Herausforderungen, darunter eine schlechte Internetverbindung, technisch nicht versierte unabhängige Kleinbauern, eine große Menge von Dokumenten, die von Unternehmen gescannt und per E-Mail versendet werden müssen, sowie ihre Zurückhaltung, vertrauliche Dokumente per E-Mail an die Kontrollstellen zu senden. Die Hauptsorge der CBs ist die längere Zeit, die für die Durchführung von Remote-Audits benötigt wird. Der Einsatz von GIS-Technologie ist eine weitere Herausforderung, da einige CBs ihr GIS auslagern müssen, was ebenfalls zusätzliche Kosten und Zeit verursacht.  

Während die CBs Remote-Audits durchführen, bewertet ASI diese ebenfalls remote. ASI verlangt von den Zertifizierungsstellen, dass sie über ein Verfahren verfügen, wenn sie Remote-Audits durchführen. Abgesehen davon erlauben wir auch keine 100% Remote-Auditierung für P&C, da wir die sozialen Anforderungen vor Ort überprüfen müssen, aber bei Bedarf Audit-Moderatoren eingesetzt werden können. Damit soll sichergestellt werden, dass die Integrität und Glaubwürdigkeit unseres Zertifizierungssystems trotz semi-remote durchgeführter Audits jederzeit gewahrt bleibt.  

Da wir nicht sicher sind, wann die Reisebeschränkungen aufgehoben werden, hat RSPO irgendwelche anderen Pläne bei der Durchführung der RSPO-Audits?
Ja. Wir haben den Prozess dahingehend evaluiert, wie wir dieser Anforderung gerecht werden können, da in bestimmten Ländern noch Reisebeschränkungen in Kraft sind. Wir haben vier Szenarien identifiziert. Im ersten Szenario können Zertifizierungsstellen Audits vor Ort durchführen, wie in Malaysia. Für Szenario 2 führen die CBs ein Remote-Audit durch, gefolgt von einem späteren Vor-Ort-Audit durch dasselbe Team.

Im dritten Szenario können die Zertifizierungsstellen aufgrund von Reisebeschränkungen immer noch nicht vor Ort sein, daher führen sie Remote-Audits durch und ernennen einen lokalen Audit-Moderator für die Durchführung von Vor-Ort-Audits. RSPO hat einen Prozess für den Einsatz eines Audit-Moderators definiert, über den Sie mehr lesen können hier. 

Im vierten Szenario, dem Worst-Case-Szenario, kann das Auditteam oder der Auditmoderator aufgrund von Reisebeschränkungen oder strengen Quarantäneverfahren keine Audits durchführen. Wenn dies der Fall ist, können sie die diesjährige Prüfung mit der des nächsten Jahres kombinieren. Allerdings müssen die CBs ihre Audit-Stichprobengröße um 50 % gegenüber dem Vorjahr erhöhen und auch die Manntage erhöhen, um ein gründliches Audit durchzuführen. 

Für Standards unabhängiger Kleinbauern gestatten wir jetzt ein 100-prozentiges Remote-Audit für die Eignungsphase, vorausgesetzt, dass die CB innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Zertifizierung ein Vor-Ort-Audit durchführt. Wenn Verstöße (NCs) festgestellt werden, wird das Zertifikat des unabhängigen Kleinbauern ausgesetzt, bis das Problem behoben ist. 

Wenn Sie Fragen zu unserem temporären Auditverfahren haben, wenden Sie sich bitte an das Assurance-Team unter [E-Mail geschützt] .