SKENARIO AUDIT TERBARU 4 (PROSEDUR AUDIT KONTINJENSI RSPO)

• Diperbarui pada 9 September 2021 •

Pada bulan Maret 2020, Sekretariat Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) menerbitkan memo kepada semua Badan Sertifikasi (CB) terakreditasinya tentang pelaksanaan audit terhadap P&C RSPO dan Sertifikasi Rantai Suplai (SCC) RSPO. Selain itu, pada tanggal 25 Agustus 2020, Sekretariat RSPO menerbitkan Prosedur Audit Kontinjensi RSPO yang akan berlaku saat force majeure (seperti pandemi, bencana alam, kerusuhan sipil, dll.) menghalangi tim audit untuk melakukan verifikasi lapangan. Namun, CB harus dalam posisi terbaiknya berusaha untuk memastikan bahwa audit di tempat (oleh Tim Audit CB/Fasilitator Audit) dilakukan.

Mengingat ketidakpastian yang terus berlanjut seputar pandemi Covid-19, pembatasan perjalanan dan kebijakan CH yang melarang pengunjung untuk memasuki tempat mereka membuat audit di tempat sulit dilakukan, bahkan ketika validitas izin jejak sawit telah diperpanjang hingga 24 bulan. Hal ini dapat menimbulkan risiko kredibilitas terhadap proses sertifikasi RSPO di mana CB tidak dapat memasuki lokasi Unit Sertifikasi untuk melakukan audit di lokasi.

Mempertimbangkan hal ini, dan hanya menerapkan kasus asli, RSPO akan mengizinkan permintaan validitas lisensi lebih lanjut hingga 33 bulan (12 bulan periode lisensi asli + 12 bulan perpanjangan lisensi yang sedang berjalan + 9 bulan perpanjangan waktu lanjutan yang baru = 33 bulan) dan akan diberikan berdasarkan kasus per kasus. Untuk situasi tersebut, saat mengajukan permintaan perpanjangan lisensi, CB harus menyediakan:

• Bukti Pernyataan/Pengumuman Resmi dari otoritas setempat untuk setiap pembatasan perjalanan;
• kebijakan LS yang membatasi auditor untuk melakukan perjalanan audit; dan/atau kebijakan CH yang melarang pengunjung memasuki tempat mereka;
• Jenis bukti pendukung lainnya untuk membenarkan pembatasan pergerakan tim audit untuk melakukan audit di lokasi (jika ada)

Keputusan untuk menyetujui/menolak permintaan perpanjangan lisensi semata-mata atas kebijaksanaan Sekretariat RSPO. Untuk kasus yang disetujui (perpanjangan masa berlaku lisensi hingga 33 bulan), LS diizinkan untuk menggabungkan audit tahun 2020 dan 2021 saat audit di lokasi dilakukan. Namun, langkah-langkah berikut harus dipenuhi oleh CB saat melakukan audit di lokasi:

1. CB harus menerapkan a BERISIKO TINGGI multiplier untuk perhitungan sampling sebagaimana dijelaskan dalam 5.7.3 dan 5.7.4 Sistem Sertifikasi RSPO untuk P&C dan Standar ISH, dimana estate ke sampel = (√y) x (2.0), dimana y adalah jumlah perkebunan.
   • Untuk unit yang memiliki empat (4) perkebunan atau kurang, semua perkebunan harus diaudit dan intensitas audit harus ditingkatkan untuk mencakup kinerja tahun-tahun sebelumnya (yaitu lokasi, catatan, wawancara: keluhan/keluhan, lingkungan, keselamatan dan kesehatan, masalah ketenagakerjaan, masukan pemangku kepentingan, dll.).
   • Dimana BERISIKO TINGGI tingkat telah diterapkan dalam pengambilan sampel yang ada, tidak ada persyaratan tambahan untuk pengambilan sampel, tetapi intensitas audit harus ditingkatkan untuk mencakup kinerja tahun-tahun sebelumnya (yaitu lokasi, catatan, wawancara: keluhan/keluhan, lingkungan, keselamatan dan kesehatan, masalah ketenagakerjaan, masukan pemangku kepentingan, dll.)
2. Perkebunan dan/atau petani plasma dalam sampel yang dipilih harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada, lokasi dengan potensi risiko lingkungan dan sosial yang lebih besar, dan setiap risiko yang dirasakan terkait dengan kegiatan yang sedang dilakukan saat ini (misalnya, penanaman kembali atau perluasan).
3. Untuk ISH (ASA/RC dalam fase MS B), CB harus menerapkan a BERISIKO TINGGI multiplier untuk perhitungan sampling sebagaimana dijelaskan dalam 6.4.5 Sistem Sertifikasi RSPO untuk standar P&C dan ISH, dimana estate to sample(s) = (√y) x (2.0), dimana y adalah jumlah anggota grup.
4. Metodologi pengambilan sampel juga harus mempertimbangkan tujuan pemilihan sampel yang representatif dalam hal keragaman lokasi (yaitu, kisaran ukuran, jenis medan, lokasi, dll.)
5. Untuk mengakomodir peningkatan sampling dan intensitas audit untuk kinerja tahun sebelumnya, LS harus menambah mandays yang dialokasikan untuk memfasilitasi penambahan sampel audit dan/atau intensitas audit.
6. CB harus memastikan bahwa data pelaporan produksi aktual dan volume penjualan tercakup dari periode pelaporan terakhir (sejak audit lapangan terakhir) hingga audit lapangan berikutnya berlangsung. Data harus dilaporkan sesuai dengan template berikut di bawah ini.

Misalnya, data yang dilaporkan selama audit lapangan terakhir (dilakukan pada Jan 2019) adalah untuk periode dari Desember 2017 hingga November 2018. Audit lapangan berikutnya dilakukan pada April 2021, sehingga periode pelaporan untuk data ini harus mencakup dari Desember 2018 hingga Maret 2021 (yaitu, 28 bulan).

7. Jika Sertifikasi Ulang termasuk dalam Prosedur Audit Kontinjensi RSPO (Skenario Audit 4), CB harus memperlakukan penilaian di tempat sebagai proses sertifikasi ulang penuh sebagaimana dinyatakan dalam Sistem Sertifikasi RSPO 2020. Siklus sertifikasi baru (5 tahun) harus mengikuti tanggal keputusan sertifikasi baru yang dibuat oleh LS.

8. Jika tidak ada audit di lokasi (oleh Tim Audit CB/Fasilitator Audit) yang dilakukan dalam periode validitas lisensi hingga 33 bulan, perpanjangan lisensi lebih lanjut tidak akan disetujui oleh Sekretariat RSPO.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi: [email dilindungi]