RSPO beradaptasi dengan Covid-19 dengan rezim audit baru

Mengingat seriusnya pandemi COVID-19, Sekretariat RSPO telah memutuskan prosedur audit sementara yang akan dilaksanakan oleh semua badan sertifikasi (CB) terakreditasi RSPO untuk semua Sertifikasi Rantai Suplai (SCC) RSPO dan Prinsip dan Kriteria RSPO (P&C ) audit, mulai Maret 2020. Interim Director of Assurance RSPO, Aminah Ang, berbagi dengan kami dampak COVID-19 terhadap sertifikasi RSPO, prosedur audit sementara RSPO, dan bagaimana kami berusaha mempertahankan integritas dan kredibilitas skema sertifikasi RSPO selama waktu yang menantang ini.

COVID-19 telah memengaruhi semua orang di seluruh dunia, tetapi beri tahu kami lebih banyak tentang apa artinya ini bagi sistem sertifikasi RSPO? 
Terlepas dari tantangan yang dihadirkan oleh pandemi COVID-19, kami berkomitmen untuk memberikan audit berkualitas dan menjaga integritas dan kredibilitas sertifikasi kami. Untuk SCC, kami melakukan audit jarak jauh 100% terhadap unit bersertifikat, yang berarti semua audit pengawasan dan sertifikasi ulang tahunan kini dilakukan dari jarak jauh. Audit SCC dapat dilakukan dengan cara ini karena persyaratan standar lebih pada ketertelusuran bahan bersertifikat, yang dapat diverifikasi dari jarak jauh. 

Untuk sertifikasi P&C, kami hanya mengizinkan kombinasi audit jarak jauh dan di lokasi. Untuk memfasilitasi proses ini, kami telah mengidentifikasi daftar persyaratan atau indikator standar yang memerlukan audit jarak jauh dan/atau di lokasi. Audit P&C memerlukan wawancara dan interaksi dengan masyarakat untuk mendapatkan umpan balik tentang kinerja unit bersertifikat. Selain itu juga terdapat wawancara dengan pekerja yang membutuhkan tingkat kerahasiaan yang tinggi. Perusahaan tidak boleh mengintervensi selama proses wawancara dan kami tidak ingin jawaban pekerja dipengaruhi oleh perusahaan. Inilah alasan mengapa kami menerapkan audit jarak jauh dan audit lapangan untuk sertifikasi P&C, terutama pada indikator yang terkait dengan elemen sosial. 

Selain itu, kami juga mengizinkan lisensi PalmTrace diperpanjang lebih dari tiga bulan. Ketika Anda memiliki lisensi aktif, itu berarti sertifikat Anda valid.

Tindakan apa yang diambil oleh RSPO sejauh ini untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami prosedur audit sementara ini dengan jelas?
Saat kami pertama kali meluncurkan prosedur audit sementara ini, kami mengkomunikasikannya kepada LS agar mereka memberi pengarahan kepada klien mereka. Kemudian, kami memposting pengumuman resmi dan ringkasan prosedur baru di Pusat COVID-19 dari situs web kami. Saat kami mengembangkan prosedur audit SCC, kami melakukan evaluasi sendiri dan melanjutkan dengan pengumuman kepada LS. Untuk audit P&C, sebelum kami mengirimkan prosedurnya, kami berdiskusi dengan semua LS yang terlibat dalam proses audit, bersama dengan Badan Akreditasi kami, Assurance Services International (ASI). Kami ingin memastikan ada jalan ke depan yang masih memenuhi standar tinggi kami.

Pada saat yang sama, kami menyusun dan meringkas daftar pertanyaan yang kami terima terkait audit jarak jauh, dan mengunggahnya ke situs web kami. Daftar Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) tentang audit jarak jauh menyediakan berbagai skenario untuk memberikan penjelasan yang lebih jelas kepada semua pihak yang terlibat dalam audit. Selain bahasa Inggris, FAQ juga tersedia dalam bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Prancis, Spanyol, dan Thailand.

Apakah ada tantangan/hambatan dalam melakukan audit jarak jauh, dan bagaimana RSPO memastikan bahwa anggota menjunjung tinggi standar dan memastikan kredibilitas dan jaminan kepada semua pemangku kepentingan?
Ya, ada sejumlah tantangan, termasuk koneksi internet yang buruk, petani swadaya yang tidak memahami teknologi, banyaknya dokumen yang harus dipindai dan dikirim melalui email oleh perusahaan, serta keengganan mereka untuk mengirim dokumen rahasia ke LS melalui email. Kekhawatiran utama LS adalah semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan audit jarak jauh. Penggunaan teknologi GIS merupakan tantangan lain, karena beberapa CB perlu mengalihdayakan GIS mereka, yang juga akan menimbulkan biaya dan waktu tambahan.  

Sementara LS melakukan audit jarak jauh, ASI juga menilai mereka dari jarak jauh. ASI mewajibkan LS untuk memiliki prosedur saat mereka melaksanakan audit jarak jauh. Selain itu, kami juga tidak mengizinkan 100% audit jarak jauh untuk P&C, karena kami memerlukan persyaratan sosial untuk diverifikasi di lokasi, tetapi fasilitator audit dapat digunakan jika diperlukan. Hal ini untuk memastikan bahwa integritas dan kredibilitas sistem sertifikasi kami tetap terjaga setiap saat, meskipun audit dilakukan secara semi-remote.  

Karena kami tidak yakin kapan pembatasan perjalanan akan dicabut, apakah RSPO memiliki rencana lain dalam melaksanakan audit RSPO?
Ya. Kami telah mengevaluasi proses bagaimana kami dapat memenuhi persyaratan ini, karena di negara tertentu, pembatasan perjalanan masih berlaku. Kami telah mengidentifikasi empat skenario. Skenario pertama adalah LS dapat melakukan audit di lokasi, seperti di Malaysia. Untuk skenario 2, CB akan melakukan audit jarak jauh, diikuti dengan audit di tempat oleh tim yang sama di kemudian hari.

Skenario ketiga adalah LS masih belum bisa onsite karena pembatasan perjalanan, sehingga mereka akan melakukan audit jarak jauh dan menunjuk fasilitator audit lokal untuk melakukan audit onsite. RSPO telah menetapkan proses penggunaan fasilitator audit, yang dapat Anda baca lebih lanjut di sini. 

Skenario keempat, yang merupakan skenario terburuk, adalah tim audit atau fasilitator audit tidak dapat melakukan audit karena pembatasan perjalanan atau prosedur karantina yang ketat. Jika demikian, mereka bisa menggabungkan audit tahun ini dengan tahun depan. Namun, LS harus meningkatkan ukuran sampel audit mereka, dengan menambahkan 50% dari tahun lalu, dan juga menambah hari kerja untuk melakukan audit menyeluruh. 

Untuk standar petani swadaya, kami sekarang mengizinkan audit jarak jauh 100% untuk Fase Kelayakan, asalkan dalam waktu enam bulan setelah mendapatkan sertifikasi, CB melakukan audit di lokasi. Jika ada ketidakpatuhan (NCs) ditemukan, sertifikat petani swadaya akan ditangguhkan sampai masalah teratasi. 

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang prosedur audit sementara kami, silakan hubungi tim Assurance di [email dilindungi].