Arahan tentang Rujukan dan Biaya Terkait Investigasi/Audit Khusus Fasilitas Bersertifikat Berdasarkan Pengaduan

(Disetujui oleh Panel Pengaduan pada 24 Juni 2018)

Prosedur Pengaduan dan Banding (2017)

Prosedur Pengaduan dan Banding yang baru¹ memerlukan pengaduan terhadap unit bersertifikat RSPO

anggota untuk dirujuk ke Lembaga Sertifikasi yang relevan.

Rujukan ke Lembaga Sertifikasi terkait dapat terkait dengan hal-hal berikut:

• Permintaan keterangan atau klarifikasi atas dugaan atas dasar pemeriksaan yang dilakukan;
• Pengaduan yang akan diselidiki dan diselesaikan oleh Lembaga Sertifikasi terkait, melalui audit khusus.

Dalam hal Badan Sertifikasi diminta untuk melanjutkan dengan Audit Khusus, ditentukan bahwa tim audit baru, dengan keahlian yang dibutuhkan dan dengan auditor utama yang berbeda, akan ditunjuk untuk memastikan ketidakberpihakan.

Grafik aturan umum adalah biaya audit ulang ditanggung oleh Lembaga Sertifikasi masing-masing. Pengecualian terhadap hal ini adalah berdasarkan kondisi berikut, yang akan menentukan apakah biaya dapat ditransfer ke Perusahaan yang menjadi responden Pengaduan:

• Setiap pelanggaran atau ketidakpatuhan yang terjadi bukan sebagian atau seluruhnya karena kelalaian atau ketidakmampuan audit Sertifikasi;
• Kemungkinan pelanggaran atau ketidakpatuhan terjadi pasca audit terakhir dan sebagian atau seluruhnya disebabkan oleh ketidakpatuhan oleh Perusahaan.

Penentuan akhir biaya sehubungan dengan audit ulang akan ditentukan oleh Panel Pengaduan, dengan berkonsultasi dengan Departemen Penjaminan RSPO, setelah meninjau laporan audit ulang. Ini akan ditentukan berdasarkan kasus per kasus.

Selanjutnya dalam hal ini, referensi ke Badan Akreditasi dibenarkan dan dijamin dalam keadaan berikut:

1. Badan Sertifikasi, terlepas dari ketentuan Sistem Sertifikasi RSPO, tidak bersedia atau tidak dapat menangani Pengaduan. Dalam konteks ini, tidak dapat menangani Pengaduan termasuk keadaan di mana terdapat bukti bahwa kemungkinan pelanggaran oleh Termohon timbul sebagian atau seluruhnya karena ketidakmampuan/kelalaian Lembaga Sertifikasi dalam proses sertifikasi;
2. Badan Akreditasi berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengarahkan CB tentang tindakan yang harus diambil oleh Badan Sertifikasi dan memantau kemajuan penyelidikan Badan Sertifikasi.

Dengan demikian, Pengaduan yang dirujuk ke Badan Sertifikasi juga akan memicu rujukan ke Badan Akreditasi. Sebagai praktik umum, hal ini akan mendorong audit lebih lanjut oleh Badan Akreditasi, tanpa implikasi biaya lebih lanjut pada Badan Sertifikasi atau Perusahaan.

Catatan tambahan:

Ketika Pengaduan dirujuk ke Badan Akreditasi, pedoman yang berlaku di bawah Badan Akreditasi harus diterapkan.

Dokumen ini disiapkan sebagai arahan RSPO dan tanpa prasangka terhadap Pihak mana pun.

¹ Prosedur Pengaduan dan Banding (Juni 2017), Klausul 5.9 – Dalam kasus di mana pengaduan ditujukan kepada anggota RSPO sehubungan dengan
pelanggaran ketentuan Dokumen Kunci RSPO oleh fasilitas bersertifikatnya, Sekretariat harus berkonsultasi dengan Pengaduan
Panel, rujuk Pengaduan ke Badan Sertifikasi dan atau jika dianggap perlu ke Badan Akreditasi.​