SCENARIO DI AUDIT AGGIORNATO 4 (PROCEDURA DI AUDIT RSPO DI CONTINGENZA)

• Aggiornato il 9 settembre 2021 •

Nel marzo 2020, il Segretariato della Tavola Rotonda sull'Olio di Palma Sostenibile (RSPO) ha emesso dei promemoria a tutti i suoi Organismi di Certificazione (CB) accreditati sullo svolgimento degli audit rispetto alla RSPO P&C e alla RSPO Supply Chain Certification (SCC). Inoltre, il 25 agosto 2020 il Segretariato RSPO ha pubblicato una Procedura di audit RSPO di emergenza che sarà applicabile quando cause di forza maggiore (come pandemie, disastri naturali, disordini civili, ecc.) impediscono al gruppo di audit di condurre verifiche sul campo. Tuttavia, l'OdC deve, nella migliore delle sue possibilità, adoperarsi per assicurare che sia condotto un audit in loco (da parte del Gruppo di Audit dell'OdC/Facilitatore dell'Audit).

Data la persistente incertezza che circonda la pandemia di Covid-19, le restrizioni di viaggio e le politiche CH che impediscono ai visitatori di entrare nei loro locali stanno rendendo difficile lo svolgimento di audit in loco, anche quando la validità della licenza di tracciamento palmare è stata estesa fino a 24 mesi. Ciò potrebbe comportare rischi di credibilità per il processo di certificazione RSPO per cui gli OdC non sono in grado di entrare nei siti dell'Unità di Certificazione per eseguire audit in loco.

Tenendo conto di ciò e applicandosi solo a casi autentici, RSPO consentirà ulteriori richieste di validità della licenza fino a 33 mesi (12 mesi di licenza originale + 12 mesi di licenza estesa in corso + 9 mesi di nuova ulteriore estensione = 33 mesi) e sarà fornito caso per caso. Per tali situazioni, al momento della presentazione della richiesta di estensione della licenza, l'OdC deve fornire:

• Prova della dichiarazione/annuncio ufficiale dell'autorità locale per qualsiasi restrizione di viaggio;
• la/e politica/e dell'OdC che limitano l'auditor a viaggiare per l'audit; e/o la(e) politica(e) di CH che limitano l'accesso del visitatore alla loro sede;
• Altri tipi di prove a supporto per giustificare la limitazione dei movimenti del gruppo di audit per eseguire un audit in loco (se presente)

La decisione di approvare/rifiutare la richiesta di estensione della licenza è esclusivamente a discrezione del Segretariato RSPO. Per i casi approvati (estensione della validità della licenza fino a 33 mesi), l'OdC è autorizzato a combinare gli audit 2020 e 2021 quando sono stati condotti audit in loco. Tuttavia, le seguenti misure devono essere rispettate dall'OdC durante lo svolgimento di un audit in loco:

1. L'OdC applicherà a ALTO RISCHIO moltiplicatore per il calcolo del campionamento come spiegato in 5.7.3 e 5.7.4 dei Sistemi di Certificazione RSPO per lo Standard P&C e ISH, per cui patrimonio al campione(i) = (√y) x (2.0), dove y è il numero di tenute.
   • Per le unità che hanno quattro (4) proprietà o meno, tutte le proprietà devono essere verificate e l'intensità della verifica deve essere aumentata per coprire le prestazioni degli anni precedenti (ossia, siti, registri, interviste: reclami/rimostranze, ambiente, sicurezza e salute, problematiche del lavoro, input delle parti interessate, ecc.).
   • Dove il ALTO RISCHIO livello è stato implementato nel campionamento esistente, nessun requisito aggiuntivo per il campionamento, ma l'intensità dell'audit deve essere aumentata per coprire le prestazioni degli anni precedenti (ossia, siti, registrazioni, interviste: reclami/rimostranze, problemi ambientali, di sicurezza e salute, lavoro, contributo delle parti interessate, ecc.)
2. Le tenute e/oi piccoli proprietari terrieri nel campione selezionato devono includere, ma non essere limitati a, luoghi di rischio ambientale e sociale potenzialmente maggiore e qualsiasi rischio percepito relativo alle attività attualmente intraprese (ad esempio, reimpianto o espansione).
3. Per ISH (ASA/RC in fase MS B), l'OdC deve applicare a ALTO RISCHIO moltiplicatore per il calcolo del campionamento come spiegato in 6.4.5 dei Sistemi di Certificazione RSPO per P&C e standard ISH, per cui patrimonio al campione(i) = (√y) x (2.0), dove y è il numero di membri del gruppo.
4. La metodologia di campionamento deve anche tenere conto dell'obiettivo di selezionare un campione rappresentativo in termini di diversità del sito (vale a dire gamma di dimensioni, tipo di terreno, ubicazione, ecc.)
5. Per far fronte all'aumento del campionamento e dell'intensità dell'audit per la performance dell'anno precedente, l'organismo di certificazione dovrebbe aumentare i giorni assegnati per facilitare ulteriori campioni di audit e/o intensità dell'audit.
6. L'OdC deve garantire che i dati di rendicontazione della produzione effettiva e del volume venduto siano coperti dall'ultimo periodo di rendicontazione (a partire dall'ultimo audit in loco) fino al successivo audit in loco. I dati devono essere comunicati secondo il modello seguente.

Ad esempio, i dati riportati durante l'ultimo audit in loco (effettuato a gennaio 2019) si riferiscono al periodo da dicembre 2017 a novembre 2018. Il successivo audit in loco è stato effettuato ad aprile 2021, pertanto il periodo di riferimento per questi dati dovrebbe coprire da dicembre 2018 a marzo 2021 (ovvero 28 mesi).

7. Nel caso in cui la ricertificazione rientri nella procedura di audit RSPO di emergenza (scenario di audit 4), l'OdC tratterà la valutazione in loco come un processo di ricertificazione completo, come indicato nel Sistema di certificazione RSPO 2020. Il nuovo ciclo di certificazione (5 anni) deve seguire il nuova data di decisione sulla certificazione presa dall'OdC.

8. Nel caso in cui non venga condotto alcun audit in loco (da parte del Gruppo di audit dell'OdC/Facilitatore dell'audit) entro il periodo di validità della licenza fino a 33 mesi, nessuna ulteriore estensione della licenza sarà approvata dal Segretariato RSPO.

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