RSPO si adatta a Covid-19 con un nuovo regime di audit

In considerazione della gravità della pandemia di COVID-19, il Segretariato RSPO ha deciso una procedura di audit temporanea che deve essere implementata da tutti gli organismi di certificazione (CB) accreditati RSPO per tutta la Certificazione della catena di fornitura RSPO (SCC) e i Principi e criteri RSPO (P&C ), a partire da marzo 2020. Il direttore ad interim dell'assicurazione della RSPO, Aminah Ang, ha condiviso con noi l'impatto del COVID-19 sulla certificazione RSPO, la procedura di verifica temporanea della RSPO e il modo in cui cerchiamo di mantenere l'integrità e la credibilità dello schema di certificazione RSPO durante questo momento difficile.

COVID-19 ha avuto un impatto su tutti in tutto il mondo, ma dicci di più su cosa ha significato per i sistemi di certificazione di RSPO? 
Nonostante le sfide presentate dalla pandemia di COVID-19, ci impegniamo a fornire audit di qualità e a mantenere l'integrità e la credibilità della nostra certificazione. Per SCC, stiamo eseguendo un audit remoto al 100% di un'unità certificata, il che significa che tutti gli audit annuali di sorveglianza e ricertificazione vengono ora eseguiti da remoto. È possibile effettuare audit SCC in questo modo in quanto i requisiti dello standard riguardano maggiormente la tracciabilità dei materiali certificati, che può essere verificata da remoto. 

Per la certificazione P&C, consentiamo solo una combinazione di audit remoti e in loco. Per facilitare questo processo, abbiamo identificato un elenco di requisiti o indicatori dello standard che richiedono audit remoti e/o in loco. Gli audit P&C richiedono interviste e interazioni con la comunità per ottenere un feedback sulle prestazioni dell'unità certificata. Oltre a ciò, ci sono anche interviste con i lavoratori, che richiedono un alto livello di riservatezza. L'azienda non deve intervenire durante il processo di intervista e non vogliamo che le risposte dei lavoratori siano influenzate dalle aziende. Questo è il motivo per cui stiamo implementando audit sia da remoto che in loco per la certificazione Danni, in particolare su indicatori associati a elementi sociali. 

Oltre a ciò, consentiamo anche l'estensione delle licenze PalmTrace oltre i tre mesi. Quando hai una licenza attiva, significa che il tuo certificato è valido.

Quali sono le azioni intraprese finora da RSPO per garantire che tutte le parti coinvolte siano chiare su questa procedura di verifica temporanea?
Quando abbiamo lanciato per la prima volta questa procedura di audit temporaneo, l'abbiamo comunicata agli OC affinché informassero i loro clienti. Quindi, abbiamo pubblicato un annuncio ufficiale e un riepilogo della nuova procedura sul Centro COVID-19 del nostro sito web. Quando abbiamo sviluppato la procedura di audit SCC, abbiamo fatto la nostra valutazione e siamo andati avanti con un annuncio agli OC. Per gli audit P&C, prima di inviare la procedura, abbiamo discusso con tutti gli OdC coinvolti nel processo di audit, insieme al nostro Organismo di Accreditamento, Assurance Services International (ASI). Volevamo essere sicuri che ci fosse una via da seguire che soddisfacesse ancora i nostri elevati standard.

Allo stesso tempo, abbiamo compilato e riassunto un elenco di domande che abbiamo ricevuto in merito all'audit remoto e lo abbiamo caricato sul nostro sito web. L'elenco di Domande frequenti (FAQ) sull'audit remoto fornisce vari scenari per fornire una spiegazione più chiara a tutti coloro che sono coinvolti nell'audit. Oltre all'inglese, le FAQ sono disponibili anche in Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, francese, spagnolo e tailandese.

Ci sono sfide/ostacoli nello svolgimento di audit a distanza e in che modo RSPO garantisce che i membri rispettino gli standard e assicurino credibilità e sicurezza a tutte le parti interessate?
Sì, ci sono una serie di sfide, tra cui una scarsa connessione a Internet, piccoli proprietari indipendenti non esperti di tecnologia, una grande quantità di documenti che devono essere scansionati e inviati tramite e-mail dalle aziende, nonché la loro riluttanza a inviare documenti riservati agli OC tramite e-mail. La preoccupazione principale degli OC è il tempo più lungo necessario per effettuare gli audit a distanza. L'uso della tecnologia GIS è un'altra sfida, poiché alcuni OC devono esternalizzare il proprio GIS, il che comporterà anche costi e tempi aggiuntivi.  

Mentre gli OC effettuano gli audit da remoto, anche ASI li valuta da remoto. ASI richiede agli OC di disporre di una procedura in atto quando eseguono audit a distanza. Oltre a ciò, non consentiamo nemmeno l'audit remoto al 100% per P&C, poiché abbiamo bisogno che i requisiti sociali siano verificati in loco, ma i facilitatori dell'audit possono essere utilizzati quando necessario. Questo per garantire che l'integrità e la credibilità del nostro sistema di certificazione siano mantenute in ogni momento, nonostante gli audit vengano eseguiti in modalità semi-remota.  

Poiché non siamo sicuri di quando le restrizioni di viaggio saranno revocate, RSPO ha altri piani per eseguire gli audit RSPO?
Sì. Abbiamo valutato il processo su come possiamo soddisfare questo requisito, poiché in alcuni paesi sono ancora in vigore restrizioni di viaggio. Abbiamo individuato quattro scenari. Il primo scenario è dove gli organismi di certificazione possono condurre audit in loco, come in Malesia. Per lo scenario 2, gli organismi di certificazione condurranno un audit remoto, seguito successivamente da un audit in loco da parte dello stesso team.

Il terzo scenario è quello in cui gli OC non possono ancora recarsi in loco a causa di restrizioni di viaggio, quindi eseguiranno audit a distanza e nomineranno un facilitatore di audit locale per condurre audit in loco. RSPO ha definito un processo per l'utilizzo di un facilitatore di audit, di cui puoi leggere ulteriori informazioni qui. 

Il quarto scenario, che è lo scenario peggiore, è quello in cui il gruppo di audit o il facilitatore dell'audit non possono condurre audit a causa di restrizioni di viaggio o rigide procedure di quarantena. In tal caso, possono combinare l'audit di quest'anno con quello del prossimo anno. Tuttavia, gli OC devono aumentare la dimensione del campionamento di audit, aggiungendo il 50% rispetto allo scorso anno, e aumentare anche i giorni-uomo per svolgere un audit approfondito. 

Per gli standard indipendenti dei piccoli proprietari, ora consentiremo un audit remoto al 100% per la fase di idoneità, a condizione che entro sei mesi dall'ottenimento della certificazione, l'organismo di certificazione conduca un audit in loco. Se vengono rilevate eventuali non conformità (NC), il certificato del piccolo proprietario indipendente verrà sospeso fino alla risoluzione del problema. 

In caso di domande sulla nostra procedura di revisione temporanea, contattare il team di Assurance all'indirizzo [email protected].