Direttive su rinvio e costi relativi a indagini/audit speciali di strutture certificate sulla base di un reclamo

(Approvato dal comitato per i reclami il 24 giugno 2018)

Procedure di reclamo e ricorso (2017)

Le nuove procedure di reclamo e ricorso¹ richiedere reclami contro un'unità certificata di una RSPO

membro da riferire al relativo Organismo di Certificazione.

Il rinvio all'organismo di certificazione pertinente potrebbe essere correlato a quanto segue:

• Richiesta di informazioni o chiarimenti sulle contestazioni sulla base delle verifiche effettuate;
• Il Reclamo deve essere indagato e risolto dall'Organismo di Certificazione competente, attraverso un audit speciale.

Nel caso in cui all'Organismo di Certificazione venga richiesto di procedere ad un Audit Speciale, si determina la nomina di un nuovo gruppo di audit, con le competenze richieste e con un diverso lead auditor, per garantire l'imparzialità.

I regola generale è che il costo del nuovo audit sia a carico del rispettivo Organismo di Certificazione. L'eccezione a questo è sulla base delle seguenti condizioni, che determinerebbero se il costo potrebbe essere trasferito alla Società che è il convenuto del reclamo:

• Eventuali violazioni o non conformità verificatesi non siano in tutto o in parte dovute all'omissione o all'incompetenza delle verifiche di Certificazione;
• Possibili violazioni o non conformità verificatesi successivamente all'ultimo audit e dovute in tutto o in parte alla non conformità da parte della Società.

La determinazione finale del costo in relazione al nuovo audit sarà stabilita dal Comitato per i reclami, in consultazione con il Dipartimento di garanzia RSPO, dopo aver esaminato il rapporto del nuovo audit. Questo sarà determinato caso per caso.

Inoltre, al riguardo, il riferimento all'Organismo di Accreditamento è giustificato e giustificato nelle seguenti circostanze:

1. L'Organismo di Certificazione, nonostante le disposizioni dei Sistemi di Certificazione RSPO, non vuole o non è in grado di affrontare il Reclamo. In questo contesto, l'impossibilità di affrontare il Reclamo include circostanze in cui vi è evidenza che le possibili violazioni da parte del Resistente siano dovute in tutto o in parte all'incompetenza/omissione dell'Organismo di Certificazione nel processo di certificazione;
2. L'Organismo di Accreditamento è in una posizione migliore per indirizzare l'OdC in merito alle azioni che devono essere intraprese dall'Organismo di Certificazione e monitorare i progressi dell'indagine dell'Organismo di Certificazione.

Pertanto, i reclami presentati all'Organismo di Certificazione innescherebbero anche il riferimento all'Organismo di Accreditamento. Come prassi generale ciò richiederà un ulteriore audit da parte dell'Organismo di Accreditamento, senza ulteriori implicazioni di costo per l'Organismo di Certificazione o per l'Azienda.

Nota aggiuntiva:

Quando un reclamo viene inoltrato all'ente di accreditamento, devono essere applicate le linee guida prevalenti dell'ente di accreditamento.

Questo documento è preparato come direttiva RSPO e senza pregiudizio per le Parti.

¹ Procedura di reclamo e ricorso (giugno 2017), clausola 5.9 – Nei casi in cui il reclamo è contro un membro RSPO in relazione a
una violazione delle disposizioni dei documenti chiave RSPO da parte della sua struttura certificata, il Segretariato, in consultazione con i Reclami
Panel, riferisca il Reclamo all'Organismo di Certificazione e o dove lo ritenga opportuno all'Organismo di Accreditamento.​