ESCENARIO DE AUDITORÍA ACTUALIZADO 4 (PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA RSPO DE CONTINGENCIA)

• Actualizado el 9 de septiembre de 2021 •

En marzo de 2020, la Secretaría de la Mesa Redonda sobre Aceite de Palma Sostenible (RSPO) emitió memorandos a todos sus Organismos de Certificación (CB) acreditados sobre la realización de auditorías contra los PyC de la RSPO y la Certificación de la Cadena de Suministro de la RSPO (SCC). Además de eso, el 25 de agosto de 2020, la Secretaría de la RSPO publicó un Procedimiento de auditoría de la RSPO de contingencia que se aplicará cuando la fuerza mayor (como pandemias, desastres naturales, disturbios civiles, etc.) impida que el equipo de auditoría realice verificaciones de campo. Sin embargo, el OC deberá esforzarse en su mejor posición para garantizar que se lleve a cabo una auditoría in situ (por parte del Equipo de Auditoría/Facilitador de Auditoría del OC).

Dada la incertidumbre persistente que rodea a la pandemia de Covid-19, las restricciones de viaje y las políticas de CH que impiden que los visitantes ingresen a sus instalaciones están dificultando la realización de auditorías en el sitio, incluso cuando la validez de la licencia Palm Trace se ha extendido hasta 24 meses. Esto podría plantear riesgos de credibilidad para el proceso de certificación de la RSPO por el cual los OC no pueden ingresar a los sitios de la Unidad de Certificación para realizar auditorías en el sitio.

Teniendo esto en cuenta, y aplicándose solo a casos genuinos, RSPO permitirá más solicitudes de validez de licencia por hasta 33 meses. (período de licencia original de 12 meses + 12 meses de licencia extendida en curso + 9 meses de nueva extensión de tiempo adicional = 33 meses) y se proporcionará caso por caso. Para tales situaciones, al presentar la solicitud de extensión de la licencia, el OC deberá proporcionar:

• Evidencia de declaración/anuncio oficial de la autoridad local sobre cualquier restricción de viaje;
• Política(s) del CB que restringen el viaje del auditor para la auditoría; y/o la(s) política(s) de CH que restringen la entrada del visitante a sus instalaciones;
• Otro(s) tipo(s) de evidencia de respaldo para justificar la limitación de los movimientos del equipo de auditoría para realizar una auditoría in situ (si corresponde)

La decisión de aprobar/denegar la solicitud de extensión de la licencia queda únicamente a discreción de la Secretaría de la RSPO. Para los casos aprobados (extensión de la validez de la licencia por hasta 33 meses), el OC puede combinar las auditorías de 2020 y 2021 cuando se realizaron auditorías in situ. Sin embargo, el OC deberá cumplir con las siguientes medidas al realizar una auditoría in situ:

1. El OC deberá aplicar un ALTO RIESGO multiplicador para el cálculo del muestreo como se explica en 5.7.3 y 5.7.4 de los Sistemas de Certificación de la RSPO para los P&C y el Estándar ISH, por lo que el estado de la(s) muestra(s) = (√y) x (2.0), donde y es el número de fincas
   • Para las unidades que tienen cuatro (4) o menos fincas, todas las fincas deberán ser auditadas y la intensidad de la auditoría deberá incrementarse para cubrir el desempeño de los años anteriores (es decir, sitios, registros, entrevistas: quejas/quejas, medio ambiente, seguridad y salud, cuestiones laborales, aportaciones de los interesados, etc.).
   • Donde el ALTO RIESGO nivel se ha implementado en el muestreo existente, no hay requisitos adicionales para el muestreo, pero la intensidad de la auditoría se debe aumentar para cubrir el desempeño de los años anteriores (es decir, sitios, registros, entrevistas: quejas/quejas, medio ambiente, seguridad y salud, cuestiones laborales, aportes de las partes interesadas, etc.)
2. Las fincas y/o pequeños propietarios del esquema en la muestra seleccionada incluirán, entre otros, lugares de riesgo ambiental y social potencialmente mayor, y cualquier riesgo percibido relacionado con las actividades actuales que se están realizando (por ejemplo, replantación o expansión).
3. Para ISH (ASA/RC en fase MS B), el CB deberá aplicar un ALTO RIESGO multiplicador para el cálculo del muestreo como se explica en 6.4.5 de los Sistemas de Certificación RSPO para P&C y el estándar ISH, por el cual estado a la(s) muestra(s) = (√y) x (2.0), donde y es el número de miembros del grupo.
4. La metodología de muestreo también deberá tener en cuenta el objetivo de seleccionar una muestra representativa en términos de la diversidad del sitio (es decir, rango de tamaños, tipo de terreno, ubicación, etc.)
5. Para acomodar el aumento en el muestreo y la intensidad de la auditoría para el desempeño del año anterior, el OC debe aumentar los días de trabajo asignados para facilitar las muestras de auditoría adicionales y/o la intensidad de la auditoría.
6. El OC deberá asegurarse de que los datos de informe de la producción real y el volumen vendido estén cubiertos desde el último período de informe (a partir de la última auditoría in situ) hasta que se lleve a cabo la siguiente auditoría in situ. Los datos se comunicarán según la siguiente plantilla.

Por ejemplo, los datos informados durante la última auditoría in situ (realizada en enero de 2019) correspondieron al período comprendido entre diciembre de 2017 y noviembre de 2018. La auditoría in situ posterior se llevó a cabo en abril de 2021, por lo que el período de notificación de estos datos debe cubrir desde diciembre de 2018 hasta marzo de 2021 (es decir, 28 meses).

7. En caso de que la Recertificación se encuentre dentro del Procedimiento de Auditoría RSPO de Contingencia (Escenario de Auditoría 4), el OC deberá tratar la evaluación in situ como un proceso de recertificación completo, tal como se establece en el Sistema de Certificación RSPO 2020. El nuevo ciclo de certificación (5 años) deberá seguir las nueva fecha de decisión de certificación tomada por el OC.

8. En caso de que no se lleve a cabo una auditoría in situ (por parte del Equipo de auditoría del OC/Facilitador de la auditoría) dentro del período de validez de la licencia de hasta 33 meses, la Secretaría de la RSPO no aprobará ninguna extensión adicional de la licencia.

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