RSPO se adapta al Covid-19 con nuevo régimen de auditoría

En vista de la gravedad de la pandemia de COVID-19, la Secretaría de la RSPO ha decidido implementar un procedimiento de auditoría temporal por parte de todos los organismos de certificación acreditados (CB) de la RSPO para toda la Certificación de la cadena de suministro (SCC) de la RSPO y los Principios y criterios de la RSPO (P&C). ) a partir de marzo de 2020. La directora interina de Aseguramiento de RSPO, Aminah Ang, compartió con nosotros el impacto del COVID-19 en la certificación de RSPO, el procedimiento de auditoría temporal de RSPO y cómo buscamos mantener la integridad y credibilidad del esquema de certificación de RSPO durante este momento desafiante.

COVID-19 ha impactado a todos en todo el mundo, pero cuéntenos más sobre lo que esto ha significado para los sistemas de certificación de RSPO. 
A pesar de los desafíos presentados por la pandemia de COVID-19, estamos comprometidos a realizar auditorías de calidad y mantener la integridad y credibilidad de nuestra certificación. Para SCC, estamos realizando una auditoría 100% remota de una unidad certificada, lo que significa que todas las auditorías anuales de vigilancia y recertificación ahora se realizan de forma remota. Es posible realizar auditorías SCC de esta manera ya que los requisitos de la norma son más sobre la trazabilidad de los materiales certificados, que se pueden verificar de forma remota. 

Para la certificación de PyC, solo permitimos una combinación de auditorías remotas e in situ. Para facilitar este proceso, hemos identificado una lista de requisitos o indicadores de la norma que requieren auditorías remotas y/o presenciales. Las auditorías de PyC requieren entrevistas e interacciones con la comunidad para obtener retroalimentación sobre el desempeño de la unidad certificada. Además de eso, también hay entrevistas con los trabajadores, lo que requiere un alto nivel de confidencialidad. La empresa no debe intervenir durante el proceso de entrevista y no queremos que las respuestas de los trabajadores se vean influenciadas por las empresas. Esta es la razón por la cual estamos implementando auditorías tanto remotas como presenciales para la certificación de P&C, especialmente en indicadores asociados a elementos sociales. 

Aparte de eso, también estamos permitiendo que las licencias de PalmTrace se amplíen más de tres meses. Cuando tiene una licencia activa, significa que su certificado es válido.

¿Cuáles son las acciones tomadas por la RSPO hasta el momento para garantizar que todas las partes involucradas tengan claro este procedimiento de auditoría temporal?
Cuando implementamos por primera vez este procedimiento de auditoría temporal, se lo comunicamos a los OC para que informaran a sus clientes. Luego, publicamos un anuncio oficial y un resumen del nuevo procedimiento en el Hub COVID-19 de nuestro sitio web. Cuando desarrollamos el procedimiento de auditoría de SCC, hicimos nuestra propia evaluación y seguimos adelante con un anuncio a los OC. Para las auditorías de PyC, antes de enviar el procedimiento, tuvimos una discusión con todos los OC involucrados en el proceso de auditoría, junto con nuestro Organismo de Acreditación, Assurance Services International (ASI). Queríamos estar seguros de que había un camino a seguir que aún cumpliera con nuestros altos estándares.

Al mismo tiempo, compilamos y resumimos una lista de consultas que recibimos con respecto a la auditoría remota y la subimos a nuestro sitio web. La lista de Preguntas frecuentes (FAQ) sobre auditoría remota proporciona varios escenarios para dar una explicación más clara a todos los involucrados en la auditoría. Además del inglés, las preguntas frecuentes también están disponibles en bahasa indonesio, bahasa melayu, francés, español y tailandés.

¿Existen desafíos/obstáculos en la realización de auditorías remotas y cómo garantiza la RSPO que los miembros respeten los estándares y garanticen la credibilidad y la garantía para todas las partes interesadas?
Sí, hay una serie de desafíos, que incluyen una conexión a Internet deficiente, pequeños agricultores independientes sin conocimientos tecnológicos, una gran cantidad de documentos para escanear y enviar por correo electrónico por parte de las empresas, así como su renuencia a enviar documentos confidenciales a los OC por correo electrónico. La principal preocupación de los OC es el mayor tiempo que lleva realizar auditorías remotas. El uso de la tecnología GIS es otro desafío, ya que algunos OC necesitan subcontratar su GIS, lo que también generará costos y tiempo adicionales.  

Mientras los OC realizan auditorías remotas, ASI también las evalúa de forma remota. ASI requiere que los OC cuenten con un procedimiento cuando estén ejecutando auditorías remotas. Además de eso, tampoco permitimos la auditoría 100 % remota para PyC, ya que necesitamos que los requisitos sociales se verifiquen en el sitio, pero se pueden usar facilitadores de auditoría cuando sea necesario. Esto es para garantizar que la integridad y la credibilidad de nuestro sistema de certificación se mantengan en todo momento, a pesar de que las auditorías se realicen de forma casi remota.  

Como no estamos seguros de cuándo se levantarán las restricciones de viaje, ¿tiene la RSPO algún otro plan para ejecutar las auditorías de la RSPO?
Sí. Hemos evaluado el proceso sobre cómo podemos abordar este requisito, ya que en ciertos países, las restricciones de viaje aún están vigentes. Hemos identificado cuatro escenarios. El primer escenario es donde los OC pueden realizar auditorías in situ, como en Malasia. Para el escenario 2, los OC realizarán una auditoría remota, seguida de una auditoría in situ realizada por el mismo equipo más adelante.

El tercer escenario es donde los OC aún no pueden ir al sitio debido a las restricciones de viaje, por lo tanto, realizarán auditorías remotas y designarán a un facilitador de auditoría local para realizar auditorías en el sitio. RSPO ha definido un proceso para el uso de un facilitador de auditoría, sobre el que puede leer más esta página. 

El cuarto escenario, que es el peor de los casos, es cuando el equipo de auditoría o el facilitador de la auditoría no pueden realizar auditorías debido a restricciones de viaje o estrictos procedimientos de cuarentena. Si ese es el caso, pueden combinar la auditoría de este año con la del próximo año. Sin embargo, los OC tienen que aumentar el tamaño de la muestra de auditoría, agregando un 50 % con respecto al año pasado, y también aumentar los días-hombre para llevar a cabo una auditoría exhaustiva. 

Para los estándares de pequeños productores independientes, ahora permitiremos una auditoría 100% remota para la Fase de Elegibilidad, siempre que dentro de los seis meses posteriores a la obtención de la certificación, el OC realice una auditoría en el sitio. Si se encuentran incumplimientos (NC), el certificado del pequeño propietario independiente se suspenderá hasta que se resuelva el problema. 

Si tiene alguna pregunta sobre nuestro procedimiento de auditoría temporal, comuníquese con el equipo de Aseguramiento al [email protected].