CENÁRIO DE AUDITORIA ATUALIZADO 4 (PROCEDIMENTO DE AUDITORIA RSPO DE CONTINGÊNCIA)

• Atualizado em 9 de setembro de 2021 •

Em março de 2020, a Secretaria da Mesa Redonda sobre Óleo de Palma Sustentável (RSPO) emitiu memorandos para todos os seus Organismos de Certificação (CBs) credenciados sobre a realização de auditorias contra o RSPO P&C e RSPO Supply Chain Certification (SCC). Além disso, em 25 de agosto de 2020, a Secretaria da RSPO publicou um Procedimento de Auditoria de Contingência RSPO que será aplicável quando força maior (como pandemias, desastres naturais, distúrbios civis etc.) impedir que a equipe de auditoria realize verificações de campo. No entanto, o CB deve, em sua melhor posição, se esforçar para garantir que uma auditoria no local (pela Equipe de Auditoria do CB/Facilitador de Auditoria) seja realizada.

Dada a incerteza persistente em torno da pandemia de Covid-19, as restrições de viagem e as políticas do CH que não permitem que visitantes entrem em suas instalações estão dificultando a realização de auditorias no local, mesmo quando a validade da licença de rastreamento de palma foi estendida para 24 meses. Isso pode representar riscos de credibilidade para o processo de certificação RSPO pelo qual os OCs não podem entrar nos locais da Unidade de Certificação para realizar auditorias no local.

Levando isso em consideração, e aplicando-se apenas a casos genuínos, a RSPO permitirá solicitações adicionais de validade de licença por até 33 meses (período de licença original de 12 meses + 12 meses de licença estendida contínua + 9 meses de nova extensão de tempo adicional = 33 meses) e serão fornecidas caso a caso. Para tais situações, ao enviar o pedido de extensão da licença, o OC deve fornecer:

• Evidência de Declaração/Anúncio Oficial da autoridade local para qualquer restrição de viagem;
• política(s) do CB que restringem o auditor a viajar para auditoria; e/ou política(s) do CH que restringem a entrada do visitante em suas instalações;
• Outro(s) tipo(s) de evidência para justificar a limitação dos movimentos da equipe de auditoria para realizar uma auditoria no local (se houver)

A decisão de aprovar/negar o pedido de extensão da licença fica a critério exclusivo da Secretaria da RSPO. Para casos aprovados (extensão da validade da licença por até 33 meses), a EC pode combinar as auditorias de 2020 e 2021 quando foram realizadas auditorias presenciais. No entanto, as seguintes medidas devem ser cumpridas pela EC ao realizar uma auditoria no local:

1. O OC deve aplicar uma ALTO RISCO multiplicador para o cálculo de amostragem conforme explicado em 5.7.3 e 5.7.4 dos Sistemas de Certificação RSPO para P&C e Padrão ISH, em que propriedade para amostra(s) = (√y) x (2.0), onde y é o número de propriedades.
   • Para unidades com quatro (4) ou menos propriedades, todas as propriedades devem ser auditadas e a intensidade da auditoria deve ser aumentada para cobrir o desempenho dos anos anteriores (ou seja, locais, registros, entrevistas: reclamações/reclamações, meio ambiente, segurança e saúde, questões trabalhistas, contribuições das partes interessadas, etc.).
   • Onde o ALTO RISCO nível foi implementado na amostragem existente, não há requisitos adicionais para amostragem, mas a intensidade da auditoria deve ser aumentada para cobrir o desempenho dos anos anteriores (ou seja, locais, registros, entrevistas: reclamações/reclamações, meio ambiente, segurança e saúde, questões trabalhistas, entrada das partes interessadas, etc.)
2. Propriedades e/ou pequenos produtores do esquema na amostra selecionada devem incluir, mas não se limitar a, locais de risco ambiental e social potencialmente maior e quaisquer riscos percebidos relacionados às atividades atuais sendo realizadas (por exemplo, replantio ou expansão).
3. Para ISH (ASA/RC na fase MS B), o OC deve aplicar um ALTO RISCO multiplicador para o cálculo de amostragem conforme explicado em 6.4.5 do padrão RSPO Certification Systems for P&C e ISH, em que propriedade para amostra(s) = (√y) x (2.0), onde y é o número de membros do grupo.
4. A metodologia de amostragem também deve levar em consideração o objetivo de selecionar uma amostra representativa em termos da diversidade do local (ou seja, variedade de tamanhos, tipo de terreno, localização, etc.)
5. Para acomodar o aumento na amostragem e na intensidade da auditoria para o desempenho do ano anterior, a EC deve aumentar os dias-manda alocados para facilitar as amostras de auditoria adicionais e/ou a intensidade da auditoria.
6. O OC deve garantir que os dados de relatório da produção real e volume vendido sejam cobertos desde o último período de relatório (a partir da última auditoria no local) até a próxima auditoria no local. Os dados devem ser informados de acordo com o seguinte modelo abaixo.

Por exemplo, os dados relatados durante a última auditoria no local (realizada em janeiro de 2019) foram para o período de dezembro de 2017 a novembro de 2018. A auditoria no local subsequente foi realizada em abril de 2021, portanto, o período de relatório para esses dados deve cobrir de dezembro de 2018 até março de 2021 (ou seja, 28 meses).

7. Caso a Recertificação se enquadre no Procedimento de Auditoria de Contingência RSPO (Cenário de Auditoria 4), a EC deve tratar a avaliação no local como um processo de recertificação completo conforme estabelecido no Sistema de Certificação RSPO 2020. O novo ciclo de certificação (5 anos) deve seguir o nova data de decisão de certificação feita pela EC.

8. Caso nenhuma auditoria no local (pela Equipe de Auditoria CB/Facilitador de Auditoria) seja realizada dentro do período de validade da licença de até 33 meses, nenhuma extensão adicional da licença será aprovada pela Secretaria da RSPO.

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