RSPO adapta-se à Covid-19 com novo regime de auditoria

Tendo em vista a gravidade da pandemia do COVID-19, a Secretaria da RSPO decidiu por um procedimento de auditoria temporária a ser implementado por todos os organismos de certificação (CBs) credenciados pela RSPO para todos os RSPO Supply Chain Certification (SCC) e RSPO Principles and Criteria (P&C ), a partir de março de 2020. A diretora interina de garantia da RSPO, Aminah Ang, compartilhou conosco o impacto da COVID-19 na certificação RSPO, o procedimento de auditoria temporária da RSPO e como buscamos manter a integridade e a credibilidade do esquema de certificação RSPO durante este momento desafiador.

O COVID-19 impactou a todos em todo o mundo, mas conte-nos mais sobre o que isso significou para os sistemas de certificação da RSPO? 
Apesar dos desafios apresentados pela pandemia do COVID-19, estamos comprometidos em entregar auditorias de qualidade e manter a integridade e credibilidade de nossa certificação. Para o SCC, estamos realizando uma auditoria 100% remota de uma unidade certificada, o que significa que todas as auditorias anuais de acompanhamento e recertificação agora são feitas remotamente. É possível realizar auditorias SCC dessa forma, pois os requisitos da norma são mais sobre a rastreabilidade dos materiais certificados, que podem ser verificados remotamente. 

Para a certificação P&C, permitimos apenas uma combinação de auditorias remotas e no local. Para facilitar esse processo, identificamos uma lista de requisitos ou indicadores da norma que exigem auditorias remotas e/ou presenciais. As auditorias de P&C requerem entrevistas e interações com a comunidade para obter feedback sobre o desempenho da unidade certificada. Além disso, também são realizadas entrevistas com trabalhadores, o que exige alto grau de confidencialidade. A empresa não deve intervir durante o processo de entrevista e não queremos que as respostas dos trabalhadores sejam influenciadas pelas empresas. É por isso que estamos implementando auditorias remotas e presenciais para certificação de P&C, especialmente em indicadores associados a elementos sociais. 

Além disso, também estamos permitindo que as licenças do PalmTrace sejam estendidas por mais três meses. Quando você tem uma licença ativa, significa que seu certificado é válido.

Quais são as ações tomadas pela RSPO até agora para garantir que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre esse procedimento de auditoria temporária?
Quando lançamos pela primeira vez esse procedimento de auditoria temporária, nós o comunicamos aos CBs para que eles informassem seus clientes. Em seguida, publicamos um anúncio oficial e um resumo do novo procedimento no Hub COVID-19 do nosso site. Quando desenvolvemos o procedimento de auditoria do SCC, fizemos nossa própria avaliação e avançamos com um comunicado aos CBs. Para auditorias de P&C, antes de enviarmos o procedimento, tivemos uma discussão com todos os CBs envolvidos no processo de auditoria, juntamente com nosso Organismo de Acreditação, Assurance Services International (ASI). Queríamos ter certeza de que havia um caminho a seguir que ainda atendesse aos nossos altos padrões.

Ao mesmo tempo, compilamos e resumimos uma lista de consultas que recebemos sobre auditoria remota e a carregamos em nosso site. A lista de Perguntas frequentes (FAQ) sobre auditoria remota fornece vários cenários para dar uma explicação mais clara a todos os envolvidos na auditoria. Além do inglês, o FAQ também está disponível em bahasa indonésio, bahasa melayu, francês, espanhol e tailandês.

Existem desafios/obstáculos na realização de auditorias remotas e como a RSPO garante que os membros cumpram os padrões e garantam credibilidade e garantia para todas as partes interessadas?
Sim, há uma série de desafios, incluindo conexão de internet ruim, pequenos produtores independentes não experientes em tecnologia, uma grande quantidade de documentos a serem escaneados e enviados por e-mail pelas empresas, bem como sua relutância em enviar documentos confidenciais aos OCs por e-mail. A principal preocupação dos CBs é o maior tempo necessário para realizar auditorias remotas. O uso da tecnologia GIS é outro desafio, já que alguns CBs precisam terceirizar seu GIS, o que também acarreta custos e tempo extras.  

Enquanto os CBs realizam auditorias remotas, a ASI também as avalia remotamente. A ASI exige que os CBs tenham um procedimento em vigor quando estiverem executando auditorias remotas. Além disso, também não permitimos auditoria 100% remota para P&C, pois precisamos que os requisitos sociais sejam verificados no local, mas facilitadores de auditoria podem ser usados ​​quando necessário. Isso é para garantir que a integridade e a credibilidade do nosso sistema de certificação sejam mantidas em todos os momentos, apesar das auditorias serem feitas semi-remotamente.  

Como não temos certeza de quando as restrições de viagem serão suspensas, a RSPO tem outros planos para realizar as auditorias da RSPO?
Sim. Avaliamos o processo sobre como podemos atender a esse requisito, pois em alguns países as restrições de viagem ainda estão em vigor. Identificamos quatro cenários. O primeiro cenário é onde os CBs podem realizar auditorias no local, como na Malásia. Para o cenário 2, os CBs conduzirão uma auditoria remota, seguida por uma auditoria no local pela mesma equipe posteriormente.

O terceiro cenário é onde os CBs ainda não podem ir ao local devido a restrições de viagem, portanto, eles realizarão auditorias remotas e nomearão um facilitador de auditoria local para realizar auditorias no local. A RSPO definiu um processo para o uso de um facilitador de auditoria, sobre o qual você pode ler mais SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA. 

O quarto cenário, que é o pior cenário, é quando a equipe de auditoria ou facilitador de auditoria não pode realizar auditorias devido a restrições de viagem ou procedimentos rígidos de quarentena. Se for esse o caso, eles podem combinar a auditoria deste ano com a do próximo ano. No entanto, os CBs precisam aumentar o tamanho da amostra de auditoria, adicionando 50% em relação ao ano passado, e também aumentar os dias de trabalho para realizar uma auditoria completa. 

Para padrões de pequenos produtores independentes, agora permitiremos uma auditoria 100% remota para a Fase de Elegibilidade, desde que dentro de seis meses após a obtenção da certificação, o OC conduza uma auditoria no local. Se alguma não conformidade (NCs) for encontrada, o certificado do pequeno produtor independente será suspenso até que o problema seja resolvido. 

Se você tiver alguma dúvida sobre nosso procedimento de auditoria temporária, entre em contato com a equipe de garantia em [email protegido].