SENARIO AUDIT TERKINI 4 (PROSEDUR AUDIT RSPO KONTIGENSI)

• Dikemas kini pada 9 September 2021 •

Pada Mac 2020, Sekretariat Meja Bulat mengenai Minyak Sawit Lestari (RSPO) mengeluarkan memo kepada semua Badan Pensijilan (CB) bertauliahnya mengenai pengendalian audit terhadap P&C RSPO dan Pensijilan Rangkaian Bekalan RSPO (SCC). Selanjutnya, pada 25 Ogos 2020, Sekretariat RSPO menerbitkan Prosedur Audit RSPO Luar Jangka yang akan diguna pakai apabila force majeure (seperti wabak, bencana alam, pergolakan awam, dll.) menghalang pasukan audit daripada menjalankan pengesahan lapangan. Walau bagaimanapun, CB hendaklah dalam kedudukan terbaik mereka berusaha untuk memastikan audit di tapak (oleh Pasukan Audit CB/Fasilitator Audit) dijalankan.

Memandangkan ketidakpastian yang berterusan di sekeliling pandemik Covid-19, sekatan perjalanan dan polisi CH yang tidak membenarkan pelawat memasuki premis mereka menjadikan audit di tapak sukar dijalankan, walaupun kesahihan lesen jejak tapak tangan telah dilanjutkan sehingga 24 bulan. Ini mungkin menimbulkan risiko kredibiliti kepada proses pensijilan RSPO di mana CB tidak dapat memasuki tapak Unit Pensijilan untuk melaksanakan audit di tapak.

Dengan mengambil kira perkara ini, dan hanya menggunakan kes tulen, RSPO akan membenarkan permintaan kesahihan lesen selanjutnya sehingga 33 bulan (12 bulan tempoh lesen asal + 12 bulan lanjutan lesen yang sedang berjalan + 9 bulan lanjutan masa yang baharu = 33 bulan) dan akan disediakan mengikut kes ke kes. Untuk situasi sedemikian, apabila mengemukakan permintaan lanjutan lesen, CB hendaklah menyediakan:

• Bukti Kenyataan Rasmi/Pengumuman daripada pihak berkuasa tempatan untuk sebarang sekatan perjalanan;
• Polisi CB yang menyekat juruaudit untuk pergi untuk audit; dan/atau polisi CH yang menyekat pelawat daripada memasuki premis mereka;
• Jenis bukti sokongan lain untuk mewajarkan pengehadan pergerakan pasukan audit untuk melaksanakan audit di tapak (jika ada)

Keputusan untuk meluluskan/menolak permintaan lanjutan lesen adalah semata-mata atas budi bicara Sekretariat RSPO. Bagi kes yang diluluskan (lanjutan kesahan lesen sehingga 33 bulan), CB dibenarkan untuk menggabungkan audit 2020 dan 2021 apabila audit di tapak dijalankan. Walau bagaimanapun, langkah-langkah berikut hendaklah dipenuhi oleh CB apabila melaksanakan audit di tapak:

1. CB hendaklah terpakai a BERISIKO TINGGI pengganda untuk pengiraan pensampelan seperti yang dijelaskan dalam 5.7.3 dan 5.7.4 Sistem Pensijilan RSPO untuk P&C dan Piawaian ISH, di mana harta kepada sampel = (√y) x (2.0), dengan y ialah bilangan estet.
   • Bagi unit yang mempunyai empat (4) atau kurang ladang, semua ladang hendaklah diaudit dan intensiti audit hendaklah ditingkatkan untuk meliputi prestasi tahun-tahun sebelumnya (iaitu, tapak, rekod, temu bual: aduan/rungutan, alam sekitar, keselamatan dan kesihatan, isu buruh, input pihak berkepentingan, dsb.).
   • Dimanakah BERISIKO TINGGI tahap telah dilaksanakan dalam persampelan sedia ada, tiada keperluan tambahan untuk persampelan, tetapi intensiti audit hendaklah ditingkatkan untuk meliputi prestasi tahun-tahun sebelumnya (iaitu, tapak, rekod, temu bual: aduan/rungutan, alam sekitar, keselamatan dan kesihatan, isu buruh, input pihak berkepentingan, dsb.)
2. Ladang dan/atau pekebun kecil skim dalam sampel yang dipilih hendaklah termasuk, tetapi tidak terhad kepada, lokasi yang berpotensi lebih besar risiko alam sekitar dan sosial, dan apa-apa risiko yang dirasakan berkaitan dengan aktiviti semasa yang dijalankan (cth, penanaman semula atau pembesaran).
3. Untuk ISH (ASA/RC dalam fasa MS B), CB hendaklah terpakai a BERISIKO TINGGI pengganda untuk pengiraan pensampelan seperti yang dijelaskan dalam 6.4.5 Sistem Pensijilan RSPO untuk piawaian P&C dan ISH, di mana harta pusaka kepada sampel = (√y) x (2.0), dengan y ialah bilangan ahli kumpulan.
4. Metodologi persampelan juga hendaklah mengambil kira objektif untuk memilih sampel yang mewakili dari segi kepelbagaian tapak (iaitu, julat saiz, jenis rupa bumi, lokasi, dsb.)
5. Untuk menampung peningkatan dalam persampelan dan intensiti audit untuk prestasi tahun sebelumnya, CB harus meningkatkan hari yang diperuntukkan untuk memudahkan sampel audit tambahan dan/atau intensiti audit.
6. CB hendaklah memastikan bahawa data pelaporan pengeluaran sebenar dan volum jualan dilindungi dari tempoh pelaporan terakhir (setakat audit di tapak terakhir) sehingga audit di tapak yang seterusnya berlaku. Data hendaklah dilaporkan seperti templat berikut di bawah.

Sebagai contoh, data yang dilaporkan semasa audit di tapak terakhir (dijalankan pada Jan 2019) adalah untuk tempoh dari Disember 2017 hingga November 2018. Audit di tapak yang berikutnya telah dijalankan pada April 2021, oleh itu tempoh pelaporan untuk data ini harus meliputi dari Disember 2018 hingga Mac 2021 (iaitu, 28 bulan).

7. Sekiranya Pensijilan Semula termasuk dalam Prosedur Audit RSPO Luar Jangka (Senario Audit 4), CB hendaklah menganggap penilaian di tapak sebagai proses pensijilan semula penuh seperti yang dinyatakan dalam Sistem Pensijilan RSPO 2020. Kitaran pensijilan baharu (5 tahun) hendaklah mengikut tarikh keputusan pensijilan baharu yang dibuat oleh CB.

8. Sekiranya tiada audit di tapak (oleh Pasukan Audit CB/Fasilitator Audit) dijalankan dalam tempoh sah lesen sehingga 33 bulan, tiada lanjutan lesen akan diluluskan oleh Sekretariat RSPO.

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan lanjut, jangan teragak-agak untuk menghubungi: [e-mel dilindungi]