RSPO menyesuaikan diri dengan Covid-19 dengan rejim audit baharu

Memandangkan keseriusan pandemik COVID-19, Sekretariat RSPO telah memutuskan prosedur audit sementara yang akan dilaksanakan oleh semua badan pensijilan (CB) bertauliah RSPO untuk semua Pensijilan Rangkaian Bekalan RSPO (SCC) dan Prinsip dan Kriteria RSPO (P&C). ) audit, mulai Mac 2020. Pengarah Interim Jaminan RSPO, Aminah Ang, berkongsi dengan kami kesan COVID-19 kepada pensijilan RSPO, prosedur audit sementara RSPO dan cara kami berusaha untuk mengekalkan integriti dan kredibiliti skim pensijilan RSPO semasa masa yang mencabar ini.

COVID-19 telah memberi kesan kepada semua orang di seluruh dunia tetapi beritahu kami lebih lanjut tentang maksud perkara ini untuk sistem pensijilan RSPO? 
Walaupun menghadapi cabaran yang dihadapi oleh pandemik COVID-19, kami komited untuk menyampaikan audit yang berkualiti dan mengekalkan integriti dan kredibiliti pensijilan kami. Untuk SCC, kami sedang menjalankan audit jauh 100% bagi unit yang diperakui, yang bermaksud semua audit pengawasan dan pensijilan semula tahunan kini dilakukan dari jauh. Anda boleh menjalankan audit SCC dengan cara ini kerana keperluan standard lebih kepada kebolehkesanan bahan yang diperakui, yang boleh disahkan dari jauh. 

Untuk pensijilan P&C, kami hanya membenarkan gabungan audit jauh dan di tapak. Untuk memudahkan proses ini, kami telah mengenal pasti senarai keperluan atau penunjuk standard yang memerlukan audit jauh dan/atau di tapak. Audit P&C memerlukan temu bual dan interaksi dengan komuniti untuk mendapatkan maklum balas tentang prestasi unit yang diperakui. Selain itu, terdapat juga temu bual dengan pekerja yang memerlukan tahap kerahsiaan yang tinggi. Syarikat tidak sepatutnya campur tangan semasa proses temu duga dan kami tidak mahu jawapan pekerja dipengaruhi oleh syarikat. Inilah sebab mengapa kami melaksanakan audit jauh dan di tapak untuk pensijilan P&C, terutamanya pada penunjuk yang dikaitkan dengan elemen sosial. 

Selain itu, kami juga membenarkan lesen PalmTrace dilanjutkan melebihi tiga bulan. Apabila anda mempunyai lesen aktif, ini bermakna sijil anda sah.

Apakah tindakan yang diambil oleh RSPO setakat ini untuk memastikan semua pihak yang terlibat jelas mengenai prosedur audit sementara ini?
Apabila kami mula-mula melancarkan prosedur audit sementara ini, kami menyampaikannya kepada CB supaya mereka memberi taklimat kepada pelanggan mereka. Kemudian, kami menyiarkan pengumuman rasmi dan ringkasan prosedur baharu pada Hab COVID-19 laman web kami. Apabila kami membangunkan prosedur audit SCC, kami melakukan penilaian kami sendiri dan meneruskan pengumuman kepada CB. Untuk audit P&C, sebelum kami menghantar prosedur, kami telah mengadakan perbincangan dengan semua CB yang terlibat dalam proses audit, bersama-sama dengan Badan Akreditasi kami, Assurance Services International (ASI). Kami ingin memastikan ada jalan ke hadapan yang masih memenuhi standard tinggi kami.

Pada masa yang sama, kami menyusun dan meringkaskan senarai pertanyaan yang kami terima mengenai pengauditan jauh, dan memuat naiknya ke tapak web kami. senarai Soalan Lazim (FAQ) mengenai pengauditan jauh menyediakan pelbagai senario untuk memberi penjelasan yang lebih jelas kepada semua yang terlibat dalam audit. Selain Bahasa Inggeris, Soalan Lazim juga tersedia dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Melayu, Perancis, Sepanyol dan Thai.

Adakah terdapat sebarang cabaran/halangan dalam menjalankan audit jarak jauh, dan bagaimanakah RSPO memastikan ahli mematuhi piawaian dan memastikan kredibiliti dan jaminan kepada semua pihak berkepentingan?
Ya, terdapat beberapa cabaran, termasuk sambungan internet yang lemah, pekebun kecil bebas yang tidak celik teknologi, sejumlah besar dokumen untuk diimbas dan dihantar melalui e-mel oleh syarikat, serta keengganan mereka untuk menghantar dokumen sulit kepada CB melalui e-mel. Kebimbangan utama CB adalah masa yang lebih lama yang diperlukan untuk menjalankan audit jarak jauh. Penggunaan teknologi GIS adalah satu lagi cabaran, kerana sesetengah CB perlu menyumber luar GIS mereka, yang juga akan menanggung kos dan masa tambahan.  

Semasa CB menjalankan audit jauh, ASI juga menilai mereka dari jauh. ASI memerlukan CB untuk mempunyai prosedur semasa mereka melaksanakan audit jauh. Selain itu, kami juga tidak membenarkan 100% pengauditan jauh untuk P&C, kerana kami memerlukan keperluan sosial untuk disahkan di tapak, tetapi fasilitator audit boleh digunakan apabila perlu. Ini bagi memastikan integriti dan kredibiliti sistem pensijilan kami dikekalkan pada setiap masa, walaupun audit dilakukan secara separa jauh.  

Memandangkan kami tidak pasti bila sekatan perjalanan akan ditarik balik, adakah RSPO mempunyai rancangan lain dalam melaksanakan audit RSPO?
ya. Kami telah menilai proses tentang cara kami dapat menangani keperluan ini, seperti di negara tertentu, sekatan perjalanan masih berkuat kuasa. Kami telah mengenal pasti empat senario. Senario pertama ialah CB boleh menjalankan audit di tapak, seperti di Malaysia. Untuk senario 2, CB akan menjalankan audit jauh, diikuti dengan audit di tapak oleh pasukan yang sama kemudiannya.

Senario ketiga ialah CB masih tidak boleh pergi ke tapak kerana sekatan perjalanan, oleh itu mereka akan menjalankan audit jauh dan melantik fasilitator audit tempatan untuk menjalankan audit di tapak. RSPO telah mentakrifkan proses untuk penggunaan fasilitator audit, yang boleh anda baca lebih lanjut disini. 

Senario keempat, yang merupakan senario terburuk, ialah pasukan audit atau fasilitator audit tidak boleh menjalankan audit kerana sekatan perjalanan atau prosedur kuarantin yang ketat. Jika begitu, mereka boleh menggabungkan audit tahun ini dengan audit tahun depan. Walau bagaimanapun, CB perlu meningkatkan saiz pensampelan audit mereka, dengan menambah 50% daripada tahun lepas, dan juga meningkatkan hari kerja untuk menjalankan audit yang menyeluruh. 

Untuk piawaian pekebun kecil bebas, kami kini akan membenarkan audit jauh 100% untuk Fasa Kelayakan, dengan syarat dalam tempoh enam bulan selepas mendapat pensijilan, CB menjalankan audit di tapak. Jika sebarang ketidakpatuhan (NC) didapati, sijil pekebun kecil bebas akan digantung sehingga isu itu diselesaikan. 

Jika anda mempunyai sebarang soalan mengenai prosedur audit sementara kami, sila hubungi pasukan Assurance di [e-mel dilindungi].