SCÉNARIO D'AUDIT ACTUALISÉ 4 (PROCÉDURE D'AUDIT RSPO D'URGENCE)

• Mis à jour le 9 septembre 2021 •

En mars 2020, le secrétariat de la Table ronde sur l'huile de palme durable (RSPO) a envoyé des notes à tous ses organismes de certification (OC) accrédités sur la conduite d'audits par rapport aux P&C RSPO et à la certification de la chaîne d'approvisionnement RSPO (SCC). De plus, le 25 août 2020, le secrétariat de la RSPO a publié une procédure d'audit RSPO d'urgence qui sera applicable en cas de force majeure (telle que des pandémies, des catastrophes naturelles, des troubles civils, etc.) empêche l'équipe d'audit d'effectuer des vérifications sur le terrain. Cependant, l'OC doit, dans sa meilleure position, s'efforcer de garantir qu'un audit sur site (par l'équipe d'audit de l'OC/le facilitateur d'audit) soit effectué.

Compte tenu de l'incertitude persistante entourant la pandémie de Covid-19, les restrictions de voyage et les politiques du CH interdisant aux visiteurs d'entrer dans leurs locaux rendent les audits sur place difficiles à réaliser, même lorsque la validité de la licence de trace palmaire a été prolongée jusqu'à 24 mois. Cela pourrait poser des risques de crédibilité pour le processus de certification RSPO, dans la mesure où les OC ne sont pas en mesure d'entrer sur les sites de l'unité de certification pour effectuer des audits sur site.

En tenant compte de cela et en s'appliquant uniquement aux cas réels, la RSPO autorisera d'autres demandes de validité de licence jusqu'à 33 mois (12 mois de période de licence initiale + 12 mois de licence prolongée en cours + 9 mois de nouvelle prolongation supplémentaire = 33 mois) et seront fournis au cas par cas. Dans de telles situations, lors de la soumission de la demande d'extension de licence, l'OC doit fournir :

• Preuve de déclaration officielle / annonce de l'autorité locale pour toute restriction de voyage ;
• politique(s) de l'OC limitant les déplacements de l'auditeur pour l'audit ; et/ou politique(s) CH empêchant le visiteur d'entrer dans ses locaux ;
• Autre(s) type(s) de preuves justifiant la limitation des déplacements de l'équipe d'audit pour effectuer un audit sur site (le cas échéant)

La décision d'approuver/de refuser la demande d'extension de licence est à la seule discrétion du Secrétariat de la RSPO. Pour les cas approuvés (prolongation de la validité de la licence jusqu'à 33 mois), l'OC est autorisé à combiner les audits 2020 et 2021 lorsque des audits sur site ont été effectués. Cependant, les mesures suivantes doivent être respectées par l'OC lors de la réalisation d'un audit sur site :

1. L'OC applique une RISQUE ÉLEVÉ multiplicateur pour le calcul de l'échantillonnage, comme expliqué aux points 5.7.3 et 5.7.4 des systèmes de certification RSPO pour les normes P&C et ISH, où succession à échantillon(s) = (√y) x (2.0), où y est le nombre de domaines.
   • Pour les unités qui ont quatre (4) domaines ou moins, tous les domaines doivent être audités et l'intensité de l'audit doit être augmentée pour couvrir les performances des années précédentes (c. problèmes de main-d'œuvre, commentaires des intervenants, etc.).
   • Où le RISQUE ÉLEVÉ niveau a été mis en œuvre dans l'échantillonnage existant, aucune exigence supplémentaire pour l'échantillonnage, mais l'intensité de l'audit doit être augmentée pour couvrir les performances des années précédentes (c. contribution des parties prenantes, etc.)
2. Les petits exploitants des domaines et/ou du système dans l'échantillon sélectionné doivent inclure, mais sans s'y limiter, les emplacements présentant un risque environnemental et social potentiellement plus élevé, et tous les risques perçus liés aux activités en cours (par exemple, replantation ou expansion).
3. Pour ISH (ASA/RC en phase MS B), l'OC doit appliquer une RISQUE ÉLEVÉ multiplicateur pour le calcul de l'échantillonnage, comme expliqué à la section 6.4.5 des systèmes de certification RSPO pour les systèmes de certification P&C et ISH, où succession à échantillon(s) = (√y) x (2.0), où y est le nombre de membres du groupe.
4. La méthode d'échantillonnage doit également tenir compte de l'objectif de sélection d'un échantillon représentatif en termes de diversité des sites (c'est-à-dire gamme de tailles, type de terrain, emplacement, etc.)
5. Pour tenir compte de l'augmentation de l'échantillonnage et de l'intensité de l'audit pour la performance de l'année précédente, l'OC doit augmenter les jours-homme alloués pour faciliter les échantillons d'audit supplémentaires et/ou l'intensité de l'audit.
6. L'OC doit s'assurer que les données de déclaration de la production réelle et du volume vendu sont couvertes depuis la dernière période de déclaration (à partir du dernier audit sur site) jusqu'au prochain audit sur site. Les données doivent être déclarées selon le modèle suivant ci-dessous.

Par exemple, les données communiquées lors du dernier audit sur site (réalisé en janvier 2019) concernaient la période de décembre 2017 à novembre 2018. L'audit sur site suivant a été réalisé en avril 2021. La période de déclaration de ces données doit donc couvrir de décembre 2018 à mars 2021 (soit 28 mois).

7. Dans le cas où la recertification relève de la procédure d'audit RSPO d'urgence (scénario d'audit 4), l'OC doit traiter l'évaluation sur site comme un processus de recertification complet, comme indiqué dans le système de certification RSPO 2020. Le nouveau cycle de certification (5 ans) doit suivre la nouvelle date de décision de certification prise par l'OC.

8. Si aucun audit sur site (par l'équipe d'audit de l'OC/le facilitateur d'audit) n'est effectué pendant la période de validité de la licence jusqu'à 33 mois, aucune autre extension de licence ne sera approuvée par le secrétariat de la RSPO.

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