La RSPO s'adapte au Covid-19 avec un nouveau régime d'audit

Compte tenu de la gravité de la pandémie de COVID-19, le Secrétariat de la RSPO a décidé d'une procédure d'audit temporaire à mettre en œuvre par tous les organismes de certification (OC) accrédités par la RSPO pour toutes les certifications de la chaîne d'approvisionnement RSPO (SCC) et les principes et critères RSPO (P&C ) audits, à partir de mars 2020. La directrice par intérim de l'assurance de la RSPO, Aminah Ang, nous a fait part de l'impact de la COVID-19 sur la certification RSPO, de la procédure d'audit temporaire de la RSPO et de la manière dont nous cherchons à maintenir l'intégrité et la crédibilité du système de certification RSPO pendant cette période difficile.

COVID-19 a eu un impact sur tout le monde à travers le monde, mais dites-nous en plus sur ce que cela a signifié pour les systèmes de certification de la RSPO ? 
Malgré les défis posés par la pandémie de COVID-19, nous nous engageons à réaliser des audits de qualité et à maintenir l'intégrité et la crédibilité de notre certification. Pour SCC, nous réalisons un audit 100% à distance d'une unité certifiée, ce qui signifie que tous les audits annuels de surveillance et de recertification se font désormais à distance. Il est possible de réaliser des audits SCC de cette manière car les exigences de la norme portent davantage sur la traçabilité des matériaux certifiés, qui peuvent être vérifiés à distance. 

Pour la certification P&C, nous n'autorisons qu'une combinaison d'audits à distance et sur site. Pour faciliter ce processus, nous avons identifié une liste d'exigences ou d'indicateurs de la norme qui nécessitent des audits à distance et/ou sur site. Les audits P&C nécessitent des entretiens et des interactions avec la communauté pour obtenir des commentaires sur les performances de l'unité certifiée. En plus de cela, il y a aussi des entretiens avec les travailleurs, ce qui nécessite un haut niveau de confidentialité. L'entreprise ne doit pas intervenir pendant le processus d'entretien et nous ne voulons pas que les réponses des travailleurs soient influencées par les entreprises. C'est pourquoi nous mettons en place des audits à distance et sur site pour la certification P&C, notamment sur les indicateurs associés aux éléments sociaux. 

En dehors de cela, nous autorisons également la prolongation des licences PalmTrace au-delà de trois mois. Lorsque vous avez une licence active, cela signifie que votre certificat est valide.

Quelles sont les mesures prises par la RSPO jusqu'à présent pour s'assurer que toutes les parties impliquées sont claires sur cette procédure d'audit temporaire ?
Lorsque nous avons déployé cette procédure d'audit temporaire pour la première fois, nous l'avons communiquée aux OC pour qu'ils informent leurs clients. Ensuite, nous avons publié une annonce officielle et un résumé de la nouvelle procédure sur le Centre COVID-19 de notre site Web. Lorsque nous avons élaboré la procédure d'audit du CCN, nous avons procédé à notre propre évaluation et procédé à une annonce aux OC. Pour les audits P&C, avant d'envoyer la procédure, nous avons eu une discussion avec tous les OC impliqués dans le processus d'audit, ainsi qu'avec notre organisme d'accréditation, Assurance Services International (ASI). Nous voulions être sûrs qu'il y avait une voie à suivre qui répondait toujours à nos normes élevées.

En même temps, nous avons compilé et résumé une liste de requêtes que nous avons reçues concernant l'audit à distance, et l'avons téléchargée sur notre site Web. La liste de Foire aux questions (FAQ) sur l'audit à distance fournit divers scénarios pour donner une explication plus claire à toutes les personnes impliquées dans l'audit. Outre l'anglais, la FAQ est également disponible en bahasa indonesia, bahasa melayu, français, espagnol et thaï.

Existe-t-il des défis/obstacles à la réalisation d'audits à distance, et comment la RSPO s'assure-t-elle que les membres respectent les normes et garantissent la crédibilité et l'assurance à toutes les parties prenantes ?
Oui, il existe un certain nombre de défis, notamment une mauvaise connexion Internet, des petits exploitants indépendants non avertis en technologie, une grande quantité de documents à numériser et à envoyer par courrier électronique par les entreprises, ainsi que leur réticence à envoyer des documents confidentiels aux OC par courrier électronique. La principale préoccupation des OC est le temps plus long nécessaire pour effectuer des audits à distance. L'utilisation de la technologie SIG est un autre défi, car certaines OC doivent externaliser leur SIG, ce qui entraînera également des coûts et du temps supplémentaires.  

Alors que les OC effectuent des audits à distance, ASI les évalue également à distance. L'ASI exige que les OC aient une procédure en place lorsqu'ils exécutent des audits à distance. En outre, nous n'autorisons pas non plus l'audit à distance à 100 % pour les dommages, car nous avons besoin que les exigences sociales soient vérifiées sur place, mais des facilitateurs d'audit peuvent être utilisés si nécessaire. Ceci afin de garantir que l'intégrité et la crédibilité de notre système de certification sont maintenues à tout moment, malgré les audits effectués à distance.  

Comme nous ne savons pas quand les restrictions de voyage seront levées, la RSPO a-t-elle d'autres plans pour exécuter les audits de la RSPO ?
Oui. Nous avons évalué le processus sur la façon dont nous pouvons répondre à cette exigence, car dans certains pays, les restrictions de voyage sont toujours en vigueur. Nous avons identifié quatre scénarios. Le premier scénario est celui où les OC peuvent effectuer des audits sur site, comme en Malaisie. Pour le scénario 2, les OC effectueront un audit à distance, suivi d'un audit sur site par la même équipe ultérieurement.

Le troisième scénario est celui où les OC ne peuvent toujours pas se rendre sur place en raison de restrictions de voyage. Ils effectueront donc des audits à distance et nommeront un facilitateur d'audit local pour effectuer des audits sur site. La RSPO a défini un processus pour l'utilisation d'un facilitateur d'audit, sur lequel vous pouvez en savoir plus ici. 

Le quatrième scénario, qui est le pire scénario, est celui où l'équipe d'audit ou le facilitateur d'audit ne peut pas effectuer d'audits en raison de restrictions de voyage ou de procédures de quarantaine strictes. Si tel est le cas, ils peuvent combiner l'audit de cette année avec celui de l'année prochaine. Cependant, les OC doivent augmenter la taille de leur échantillon d'audit, en ajoutant 50 % par rapport à l'année dernière, et également augmenter les jours-homme pour effectuer un audit approfondi. 

Pour les normes des petits exploitants indépendants, nous autoriserons désormais un audit à distance de 100 % pour la phase d'éligibilité, à condition que dans les six mois suivant l'obtention de la certification, l'OC procède à un audit sur site. Si des non-conformités (NC) sont constatées, le certificat du petit exploitant indépendant sera suspendu jusqu'à ce que le problème soit résolu. 

Si vous avez des questions concernant notre procédure d'audit temporaire, veuillez contacter l'équipe d'assurance au [email protected].