Politique de confidentialité

La Table ronde sur l'huile de palme durable (« RSPO ») souhaite exprimer son engagement à garantir que la confidentialité des informations et des données personnelles que vous nous fournissez est préservée et mise à jour conformément aux normes internationales de protection des données.

Conformément à notre engagement, nous avons adopté la politique de confidentialité suivante (« Politique ») conformément à la loi malaisienne sur la protection des données personnelles de 2010 (PDPA) et au règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD).

A. Applicabilité

Cette politique fait partie intégrante du cadre régissant le traitement des données personnelles par la RSPO (y compris les données personnelles sensibles) et s'applique à notre relation avec les catégories de personnes auxquelles s'appliquent le PDPA et le RGPD, y compris, mais sans s'y limiter, nos membres. , employés, clients, clients, investisseurs, sponsors, fournisseurs, organisateurs d'événements, gestionnaires d'événements, promoteurs et sous-traitants, contractuels ou non. Cette politique est un document juridiquement contraignant auquel le respect est normalement attendu.

Cette politique régit la manière dont la RSPO collecte, utilise, traite, conserve et divulgue les données personnelles, y compris les noms, les numéros de téléphone, l'adresse e-mail, les adresses professionnelles ou résidentielles et toutes ces informations d'identification personnelle (ci-après dénommées "Données personnelles") de chaque membre ou tout autre fournisseur de données dans sa base de données. Cette politique s'applique également au formulaire de demande d'adhésion, ainsi qu'à l'utilisation du site Web de RPSO et de tout autre site Web de médias sociaux.

La politique doit être lue conjointement avec le code de conduite du membre et/ou les contrats individuels conclus avec la RSPO, selon le cas. Les membres de la RSPO et/ou les fournisseurs de données sont censés avoir lu et compris tous les termes de la présente Politique.

B. Données personnelles

Le terme « Données personnelles » conformément au PDPA et au RGPD est défini comme incluant toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification, des données de localisation, des identifiants en ligne qui font référence à l'identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de la personne.

En plus de la généralité des termes tels que définis par le PDPA, les données personnelles telles que visées dans la présente politique peuvent concerner toute personne physique, y compris les membres de la RSPO et leurs représentants, les employés de la RSPO, les clients, les investisseurs, les fournisseurs, les sponsors, les sous-traitants ou d'autres personnes non spécifiquement mentionnées (collectivement, la « personne concernée »).

Consentement signifie toute indication donnée, spécifique, informée et non équivoque de la volonté de la personne concernée par laquelle elle, par une déclaration ou par une action affirmative claire, signifie son accord au traitement des données personnelles la concernant ;

Violation des données personnelles désigne une violation de la sécurité entraînant la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès aux données personnelles transmises, stockées ou autrement traitées.

Le traitement désigne une opération ou un ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel, par des moyens automatisés ou non, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, alignement ou combinaison, restriction, effacement ou destruction.

L'organe de contrôle est l'autorité dont la responsabilité principale est de traiter l'activité transfrontalière de protection des données. Les responsabilités comprennent la coordination des enquêtes sur les plaintes de la personne concernée.

Tiers désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter des données à caractère personnel ;

La RSPO est libre de collecter et de traiter les données personnelles suivantes d'une personne concernée :

• les données personnelles telles que le nom, la carte d'identité/le passeport/le numéro de sécurité sociale, l'âge, le sexe, la nationalité, les dates de naissance, les adresses résidentielles et professionnelles, les adresses des sites Web de médias sociaux, les numéros de téléphone, l'adresse e-mail et toute autre information pertinente permettant d'identifier la personne concernée ;
• des informations sur les entreprises, le commerce ou les services dans lesquels la personne concernée est engagée ;
• transactions de paiement - soit par chèque, carte de crédit ou de débit, PayPal ou virements bancaires en ligne ;
• tous les dossiers de facturation pour les services, y compris toutes les annulations qui ont été faites ;
• toute autre information qui est, a été ou sera collectée par nous à l'avenir, ou toute information que la personne concernée fournit à la RSPO dans le cadre de tout service ou obligation contractuelle, y compris les données collectées à partir de toute enquête, questionnaire, transaction ou toute correspondance avec la RSPO ;
• Préférences personnelles individuelles de la personne concernée, telles que la langue, l'intérêt pour le produit ou le contenu, ainsi que les préférences de communication ;
• le choix de la personne concernée en ce qui concerne la réception de communications futures concernant de futures réunions, événements, conférences ou séminaires organisés par la RSPO ;
• toute demande, commentaire ou message envoyé à la RSPO via le site Web de la RSPO ou tout autre site Web de médias sociaux ; et
• Adresse IP d'une personne concernée qui visite le site Web de la RSPO, postule et s'enregistre pour devenir membre, envoie des requêtes ou télécharge des messages/commentaires dans n'importe quel forum hébergé par RPSO.

Le traitement de vos données personnelles est réputé obligatoire à certaines fins, dans lesquelles la RSPO pourra toujours traiter vos données personnelles en l'absence de votre consentement si cela est nécessaire à une telle fin. Il s'agit notamment du traitement des données personnelles :

• pour l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ;
• à votre demande, en vue de conclure un contrat avec la RSPO ;
• pour le respect de toute obligation légale à laquelle la RSPO est soumise, autre qu'une obligation imposée par un contrat ;
• pour protéger vos intérêts vitaux ;
• pour l'administration de la justice; ou
• pour l'exercice de toute fonction conférée à toute personne par ou en vertu de toute loi.

C. Données personnelles sensibles

Les données personnelles sensibles sont toutes les données personnelles consistant en des informations sur votre physique (origine raciale ou ethnique), des données génétiques ou des données biométriques ou sur votre santé ou état mental, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou d'autres croyances de nature similaire, la commission ou la commission présumée d'un infraction ou toute autre information prescrite par la PDPA en tant que données personnelles sensibles.

C'est notre politique expresse de ne pas collecter et traiter les données personnelles sensibles à moins que cela ne soit requis par les lois applicables ou pertinentes dans l'exécution d'obligations spécifiques. Il vous est conseillé de NE PAS soumettre de données personnelles sensibles si vous ne souhaitez pas que la RSPO collecte ou traite ces données.

Dans le cas où vous nous avez soumis des données personnelles sensibles, elles seront réputées avoir été soumises de votre propre gré et avec votre consentement explicite. La RSPO traitera toutes les données personnelles sensibles comme confidentielles et ces données seront soumises aux termes et conditions de la politique.

D. Cookies

Un cookie, également appelé cookie HTTP, cookie Web ou cookie de navigateur, est un petit élément de données envoyé depuis le site Web de la RSPO et stocké dans votre navigateur Web pendant que vous naviguez sur le site Web de la RSPO. Chaque fois que vous accédez au site Web RSPO, le navigateur renvoie le cookie au serveur pour informer le site Web de votre activité précédente.

Les cookies sont conçus pour être un mécanisme permettant au site Web de mémoriser des informations ou d'enregistrer votre activité de navigation. Les cookies ne collectent pas de données personnelles ou de telles informations qui sont liées ou considérées comme des informations d'identification personnelle.

Lorsque vous accédez au site Web de la RSPO, certaines informations seront stockées par la RSPO, bien que mineures. En accédant au site Web et par votre utilisation continue ou régulière du site Web, vous êtes réputé avoir lu et accepté d'être lié par les termes de la présente politique. A ce titre, les informations qui y sont collectées seront traitées en conséquence.

La RSPO, à sa discrétion, peut utiliser des cookies à des fins de suivi dans le but de mener des enquêtes, des analyses statistiques ou à des fins de marketing ou de publicité.

Si vous ne souhaitez pas que vos informations soient stockées, il vous est conseillé de supprimer les cookies de vos disques durs après chaque session de navigation.

E. Liens / Sites Web connexes

Vous êtes informé que la RSPO n'est pas responsable des sites Web liés ou liés à son site Web. Il vous est en outre conseillé de lire chaque politique de confidentialité respective des sites Web liés au site Web de la RSPO.

F. Comment nous collectons vos données personnelles

La RSPO collectera les données personnelles de la personne concernée lorsque ces informations sont volontairement soumises. En fournissant ces données personnelles, la personne concernée est réputée avoir volontairement consenti au traitement, au stockage et à la diffusion de ses données personnelles conformément au PDPA et aux termes et conditions de la présente politique.

En règle générale, la RSPO collectera les données personnelles d'une personne concernée par le biais de diverses sources, y compris, mais sans s'y limiter :

• les demandes d'adhésion à la RSPO ;
• les mises à jour reçues d'une personne concernée concernant ses données personnelles ou toute modification de celles-ci, y compris un changement d'adresse ;
• demandes de renseignements et inscriptions aux événements, réunions, séminaires ou forums de la RSPO ;
• les visites sur le site Web de la RSPO et/ou sur l'une des pages Web des médias sociaux de la RSPO ;
• les inscriptions auprès de la RSPO et/ou de ses organisateurs d'événements pour des événements en ligne ou manuellement ;
• toute transaction, demande ou communication effectuée avec la RSPO ;
• lorsque ces données personnelles sont collectées par des promoteurs, des gestionnaires d'événements, des organisateurs d'événements ou tout associé de la RSPO dans le cadre d'un événement, d'une fonction, d'une réunion ou de toute activité de marketing, d'expansion et de promotion ; et
• les contrats de service ou de services conclus avec la RSPO.

Finalité de la collecte des données personnelles

La RSPO collectera et traitera vos données personnelles (y compris les données personnelles sensibles) aux fins suivantes :

• pour communiquer avec vous au sujet de l'adhésion, des demandes de renseignements ou d'autres demandes ;
• pour faciliter votre participation aux événements RSPO, aux événements futurs ou promotionnels ;
• pour répondre à vos questions ;
• à des fins administratives, y compris, mais sans s'y limiter, la facturation, le paiement, l'inscription de nouveaux membres et le renouvellement des adhésions actuelles ;
• surveiller et mettre à niveau les services de la RSPO ;
• pour les services de marketing direct ;
• pour vous mettre à jour et vous fournir des informations sur les promotions et les événements à venir ;
• mener des recherches, des enquêtes et des analyses statistiques ;
• envoyer des e-mails sur les mises à jour ou sur tout événement susceptible de vous intéresser ;
• pour l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ;
• pour le respect de toute obligation légale à laquelle la RSPO est soumise, autre qu'une obligation imposée par un contrat.

Divulgation et partage des données personnelles

La RSPO décide à sa seule discrétion de partager ou non des données personnelles avec les tiers suivants à des fins aussi limitées que nécessaires :

• Les partenaires, les affiliés de confiance, les promoteurs, les organisateurs d'événements, les recherches et les annonceurs de la RSPO dans le cadre des efforts visant à effectuer une analyse statistique des tendances mondiales actuelles ou futures ainsi qu'à des fins de marketing, de publicité et de promotion de futures réunions, conférences et/ou événements ;
• les fournisseurs de services tiers qui aident à faire fonctionner la RSPO et son site Web ; ainsi que tous les autres sites Web de médias sociaux et/ou administrer des activités au nom de la RSPO, telles que l'envoi de bulletins d'information et/ou d'e-mails, la réalisation de SMS et/ou d'enquêtes ; et
• Les avocats, conseillers juridiques, comptables, actuaires, auditeurs, consultants, promoteurs, organisateurs d'événements et autres prestataires de services de la RSPO dans la conduite et l'administration de ses affaires.

La RSPO ne vendra, n'échangera ni ne louera de données personnelles à des tiers non autorisés.

En acceptant les termes de cette politique, vous êtes réputé avoir donné votre permission et votre consentement inconditionnels pour permettre à la RSPO de divulguer et de partager vos données personnelles et l'étendue de ces données personnelles avec les tiers mentionnés ci-dessus.

Si vous assistez à l'un des séminaires, conférences, réunions, événements ou fonctions de la RSPO, vous êtes réputé avoir consenti à ce que la RSPO partage vos informations personnelles, vos coordonnées et toute autre donnée pertinente requise ou pertinente pour l'événement en question avec l'un des associés, affiliés ou organisateurs d'événements.

Si un associé, un affilié ou un organisateur d'événement est tenu d'aider la RSPO pour la collecte des paiements et l'inscription des participants au séminaire, à la conférence, à la réunion, à l'événement ou à la fonction respectif de la RSPO, ledit associé, affilié ou organisateur de l'événement sera entièrement responsable de s'assurer que les données personnelles collectées sont traitées conformément au PDPA et que toutes les garanties sont prises par eux pour s'assurer qu'il n'y a pas de violation de leur part.

Violation des données personnelles

En cas de violation de données à caractère personnel, la RSPO doit, dans les meilleurs délais, si possible au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, notifier la violation de données à caractère personnel à l'autorité de contrôle compétente (MCMC), sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible de atteinte aux droits et libertés des personnes physiques.

Dans le cas où la violation de données personnelles pourrait affecter les droits et la liberté des personnes physiques, la RSPO communiquera la violation de données à la personne concernée. Le contenu de la notification sera le suivant ;

1. La RSPO a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées. De telles mesures ont été appliquées aux données personnelles concernées par la violation de données personnelles, en particulier celles qui rendent les données personnelles inintelligibles à toute personne non autorisée à y accéder, telles que le cryptage ;
2. le responsable du traitement a pris des mesures ultérieures qui garantissent que le risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées visé au paragraphe 1 n'est plus susceptible de se matérialiser ;
3. Cela impliquerait des efforts disproportionnés. Dans ce cas, il y a à la place une communication publique ou une mesure similaire par laquelle les personnes concernées sont informées de manière tout aussi efficace.

G. Transfert de données personnelles en dehors de la juridiction

De temps à autre, il peut s'avérer nécessaire pour la RSPO de transférer vos données personnelles vers un pays, une institution ou une juridiction en dehors de la Malaisie aux fins pour lesquelles les données personnelles sont collectées. À cet égard, la RSPO décide à sa seule discrétion de transférer ou non vos données personnelles.

En reconnaissant et en acceptant les termes de cette politique, vous êtes réputé avoir donné votre consentement pour nous permettre de transférer vos données personnelles vers tout pays ou juridiction en dehors de la Malaisie qui offre des niveaux de protection adéquats ou similaires.

En l'absence de niveaux de protection adéquats, la RSPO ne transférera des données personnelles que lorsque le pays, l'institution ou l'organisation fournit des garanties appropriées et à condition que les données exécutoires soient soumises aux droits et aux recours juridiques effectifs disponibles pour les personnes concernées. La RSPO ne sera pas responsable de toute violation de l'un des principes relatifs aux données personnelles dans le pays destinataire qui reçoit les données personnelles.

H. Votre droit de retrait

Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient partagées, divulguées ou transférées, vous avez le droit de refuser votre consentement à une telle transaction ou à tout moment. De plus, si à tout moment vous ne souhaitez plus recevoir d'e-mails de la RSPO concernant des promotions, des enquêtes, des publicités, des analyses statistiques ou tout autre matériel marketing connexe, vous avez la possibilité de vous désabonner de la liste de diffusion de la RSPO. En outre, le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement avant le retrait.

Il vous incombera d'informer la RSPO au moyen d'un avis écrit si :

1. vous n'acceptez pas que vos données personnelles soient partagées avec ces tiers ; ou
2. au transfert de vos données personnelles en dehors de la Malaisie ; ou
3. vous souhaitez vous désabonner de la liste de diffusion de la RSPO.

Un tel avis doit être écrit et doit être envoyé soit par courrier électronique à [email protected], ou par la poste ou en mains propres au Secrétariat de la RSPO dont l'adresse est Unit 13A-1, Menara Etiqa, No.3 Jalan Bangsar Utama 1, 59000 Kuala Lumpur, Malaisie. Dans le cas où un tel avis est envoyé par la poste, il ne sera réputé avoir été effectivement livré que s'il est reçu par la RSPO.

Si, dans le cas où vous n'envoyez pas un tel avis à la RSPO, vous serez réputé avoir donné votre consentement à la RSPO pour :

• divulguer, partager et transférer vos données personnelles aux fins ci-dessus ; et/ou
• être inclus dans sa liste de correspondance et accepter de recevoir ces informations de la part de la RSPO et de ses affiliés, associés ou de tout organisateur d'événements désigné par la RSPO.

I. Comment nous stockons et protégeons vos données personnelles

En tant qu'organisation responsable, la RSPO adopte des pratiques appropriées de collecte, de stockage et de traitement des données et des mesures de sécurité pour protéger contre l'accès non autorisé, la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou la destruction de vos données personnelles.

La RSPO prendra toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour s'assurer que toutes les données personnelles stockées dans ses archives sont sécurisées et protégées. En poursuivant votre adhésion, vous acceptez et consentez par la présente à donner à la RSPO la seule prérogative de déterminer la manière dont vos données personnelles doivent être stockées.

Les sites Web de la RSPO sont cryptés pour garantir la sécurité des informations qui y sont collectées. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour garantir la sécurité de ces informations et pour empêcher toute perte, altération, vol ou ingérence de tiers.

En acceptant les termes de cette politique, vous êtes réputé comprendre que la RSPO ne sera pas responsable en cas d'événements imprévus résultant de la publication non autorisée et/ou de la fuite de ces données personnelles.

Par votre adhésion continue à la RSPO, vous acceptez par la présente d'indemniser la RSPO de toute conséquence résultant d'une telle publication ou fuite non autorisée des données personnelles.

J. Conservation des données personnelles

Vos données personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Dans le cas où les données personnelles ne doivent plus être utilisées par la RSPO, elle peut supprimer et détruire ces données personnelles de ses archives, à moins que la conservation de ces données personnelles ne soit nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires ou comptables ou à toute autre fin. ce qui rend la rétention nécessaire.

La personne concernée a le droit de demander l'effacement de toute donnée rendue publique, la RSPO prendra les mesures raisonnables nécessaires (en tenant compte de la technologie disponible et du coût de mise en œuvre et sauf disposition contraire de la loi) pour se conformer à la demande d'effacement de tout lien. , copie ou réplication des données personnelles.

Si vous avez accepté et consenti à recevoir des informations promotionnelles ou de marketing futur de la part de la RSPO, de ses associés et de ses affiliés de confiance, la RSPO stockera ces données personnelles conformément aux termes de la présente politique de confidentialité.

En cas de résiliation ou d'expiration d'une adhésion ou d'un contrat avec une Personne Concernée :

• ces données personnelles de la personne concernée seront stockées dans la base de données RSPO ; à moins que la personne concernée ne remette un avis écrit à la RSPO demandant que ces données personnelles soient détruites et supprimées de la base de données de la RSPO ;
• la RSPO doit à tout moment prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que des mesures de sécurité suffisantes sont prises pour protéger les données personnelles ; et
• la personne concernée a le choix de recevoir ou non une correspondance future de la RSPO concernant de futures informations marketing.
• Il incombera à la personne concernée d'informer la RSPO de son souhait de rester sur la liste de diffusion. Le défaut de donner un tel avis sera considéré comme un consentement à recevoir de la correspondance future de la RSPO, de ses affiliés et associés.

K. Maintien de l'intégrité des données

Vous êtes personnellement responsable de fournir à la RSPO des informations exactes et mises à jour sur vous-même ainsi que toute autre donnée personnelle concernant des tiers (par exemple, les participants aux événements, réunions ou séminaires de la RSPO ou les membres du bureau de leur organisation et les tiers concernés) qui vous pouvez soumettre à la RSPO.

Dans le cas où ces informations et données personnelles soumises sont incorrectes ou deviennent obsolètes, vous êtes dûment responsable d'apporter ces corrections ou de mettre à jour ces informations en contactant la RSPO dans un délai raisonnable.

Si votre adhésion a été résiliée ou a expiré et que vous souhaitez reprendre votre adhésion à la RSPO, il vous incombe de confirmer les détails de vos données personnelles à traiter par la RSPO. Les membres sont responsables de toute modification ou mise à jour de leurs données personnelles et doivent en informer la RSPO en conséquence. La RSPO ne sera pas responsable de tout acte ou omission d'un membre en lui fournissant des données personnelles complètes et complètes ou en le mettant à jour de toute modification apportée.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, toute personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment dans l'État membre de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu de l'infraction alléguée si la la personne concernée considère que le traitement des données à caractère personnel la concernant en cas d'infraction.

L. Accès aux données personnelles

La personne concernée a le droit de recevoir les données d'une manière structurée et couramment utilisée. Cela peut inclure la possibilité de demander un téléchargement direct des données stockées.

Vous pouvez choisir d'informer la RSPO et :

• Demander une copie des Données Personnelles conservées par la RSPO ;
• Demander à mettre à jour leurs données personnelles respectives ;
• Demande de changement, de modification ou de modification de leurs données personnelles respectives.

Ces demandes seront satisfaites gratuitement par la RSPO, à moins qu'elles ne soient jugées excessives et/ou répétitives, moyennant des frais raisonnables.

Vous devrez fournir un ensemble complet d'informations d'identification et d'identification pour confirmer votre identité avant qu'une telle demande puisse être acceptée. Si vous n'êtes pas en mesure de prouver, confirmer et vérifier votre identité, la RSPO refusera cet accès ou cette demande de rectification afin de protéger les données personnelles dans ses archives.

La RSPO peut accéder ou refuser une telle demande d'accès ou de rectification de ces informations. Si dans le cas où nous refusons votre demande, les raisons d'un tel refus seront fournies.

La RSPO a la prérogative exclusive d'autoriser ou non tout changement ou altération de sa base de données afin de protéger tout changement ou altération faux ou frauduleux effectué.

La RSPO ne sera pas responsable de toute omission, retard ou négligence de la part de la personne concernée en omettant de mettre à jour ses données personnelles ou de soumettre sa demande de rectification.

M. Acceptation

En acceptant cette politique, vous signifiez par la présente votre acceptation inconditionnelle de cette politique et serez réputé avoir donné votre consentement complet à la RSPO pour utiliser, stocker, diffuser et traiter vos données personnelles.

En poursuivant votre adhésion à la RSPO, vous êtes réputé être lié par les règles et politiques établies par la RSPO et êtes soumis aux termes et conditions de la présente politique. Votre adhésion continue à la RSPO sera considérée comme une acceptation continue de toute modification future de la Politique qui pourrait être apportée de temps à autre.

N. Modifications de la Politique

Les données personnelles soumises à la RSPO seront traitées conformément aux conditions générales de la présente politique, qui peuvent être modifiées de temps à autre. Seule la RSPO peut modifier l'un quelconque des termes de la présente politique. Dans le cas d'un tel changement, la politique modifiée sera mise à disposition sur le site Web de la RSPO. Il est conseillé aux membres et aux fournisseurs de données de visiter le site Web de la RSPO de temps à autre pour accéder à la dernière version de la Politique.

O. Coordonnées

Si vous avez des questions sur notre politique, les pratiques sur notre site Web ou l'une de nos autres pages sur tout site Web de médias sociaux, ou concernant vos relations avec nous, ainsi que pour nous mettre à jour ou nous informer de toute modification concernant à vos Données Personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected].