Werkgroepen

Introductie

Het RSPO-klachtensysteem is een eerlijk, transparant en onpartijdig proces om klachten tegen RSPO-leden naar behoren te behandelen en aan te pakken voor beschuldigingen van inbreuken op een van de bepalingen in de RSPO-sleuteldocumenten. Het is niet bedoeld als vervanging van wettelijke vereisten en geldende mechanismen. Het wordt geregeld door de Klachten- en Beroepsprocedure 2017 (CAP 2017), bekrachtigd door de Raad van Bestuur op 14.06.2017 en gewijzigd met ingang van 1.12.2018. Het GLB 2017 wordt geleid door de principes met betrekking tot toegankelijkheid, efficiëntie, onpartijdigheid, verantwoordingsplicht en onafhankelijkheid. Het CAP 2017 is ook geïntroduceerd om ervoor te zorgen dat klachten en beroepen tegen RSPO-leden op een eerlijke, onpartijdige en transparante manier worden behandeld en opgelost.

Vijf (5) jaar na de introductie en implementatie is de RSPO nu op een missie om haar klachten- en beroepsprocedures te herzien. In haar streven om haar procedures en systemen te verbeteren, probeert de RSPO ook het idee te verkennen om het bestaande klachtensysteem te verheffen tot een breder klachtensysteem dat de verschillende ingewikkelde processen en systemen binnen het RSPO-ecosysteem harmoniseert.

Gezien het bovenstaande en in overeenstemming met de vereisten van de Terms of Reference of the Review of the RSPO's Complaints and Appeals Procedures 2017 & het onderzoeken van de implementatie van een klachtensysteem (hierna de "review ToR" genoemd), een stuurgroep (hierna aangeduid als de "SG") zal worden opgericht om toezicht te houden op het werk van de adviseur voor deze beoordeling.

Objectief

Van de SG wordt verwacht dat hij, samen met de steun van het secretariaat, toezicht houdt op het werk van de adviseur om ervoor te zorgen dat de beoordeling evenwichtig en alomvattend is en dat alle relevante kwesties worden behandeld en de juiste procedure wordt gevolgd. In het bijzonder wordt van de SG samen met de steun van het secretariaat verwacht dat hij ervoor zorgt dat de adviseur de doelstellingen van de beoordelingsopdracht als volgt vervult:

1. Om het CAP 2017 te herzien en om de doeltreffendheid ervan te bepalen bij het bieden van remedies voor vastgestelde schendingen van RSPO-sleuteldocumenten en om de introductie en implementatie van een herzien klachtensysteem te onderzoeken in overeenstemming met de UN Guiding Principles on Business and Human Rights door middel van onderzoek, literatuuronderzoek, overleg en vergaderingen.
2. Om alle bestaande processen binnen RSPO te identificeren, inclusief maar niet beperkt tot de CAP 2017-processen, bestaande uit het mechanisme voor geschillenbeslechting en bilaterale betrokkenheid bij het afhandelen van daadwerkelijke en vermeende inbreuken op de RSPO-sleuteldocumenten, evenals de belangrijkste interne en externe belanghebbenden die hierbij betrokken zijn processen, de documenten waaruit ze voortkomen, de toepasbaarheid van die documenten en de besluitvormingsprocessen.
3. In het bijzonder om niet-CAP 2017-processen binnen het RSPO-systeem te identificeren die te maken hebben met daadwerkelijke en vermeende inbreuken op de RSPO-sleuteldocumenten.
4. Om potentiële belangenconflicten te identificeren en daarna de juiste verdeling van rollen en taken te bepalen tussen het secretariaat en verwante belanghebbenden zoals de raad van bestuur, vaste commissies, klachtenpanel enz. bij het omgaan met de RSPO-processen (zoals uiteengezet in items (b ) en (c) hierboven).
5. Verzamel en bekijk feedback van RSPO-leden en relevante interne en externe belanghebbenden over hun perceptie van deze processen binnen RSPO bij het omgaan met daadwerkelijke en vermeende schendingen van RSPO-sleuteldocumenten.
6. Om hiaten en uitdagingen binnen de processen van de RSPO bij het afhandelen van daadwerkelijke en vermeende schendingen te identificeren en om de juiste criteria te bepalen om een ​​daadwerkelijke of vermeende schending als opgelost en gesloten te verklaren.
7. Methoden onderzoeken en aanbevelen om deze processen te harmoniseren met het CAP 2017 om tot één effectief klachtensysteem te komen.
8. Vervolgens een conceptkader voor het klachtensysteem ontwikkelen met duidelijke procedures in overeenstemming met de UN Guiding Principles on Business and Human Rights en daarbij zorgen voor een evenwicht tussen transparantie en toegankelijkheid van informatie door belanghebbenden en vertrouwelijkheid van informatie.
9. Opmerkingen over het ontwerp beoordelen die zijn verkregen via openbare raadpleging(en), de stuurgroep en het secretariaat.
10. Aan de stuurgroep en het secretariaat een afgerond raamwerk presenteren voor een enkel RSPO-klachtensysteem met duidelijke procedures in overeenstemming met de vereisten van de UN Guiding Principles on Business and Human Rights.

De SG ontvangt de definitieve aanbevelingen van de adviseur en ondertekent deze. Na overleg met de Assurance Standing Committee, zal het zijn definitieve aanbevelingen doen aan de RSPO Board of Governors voor goedkeuring.

Samenstelling:

De SG wordt opgericht op uitnodiging van het secretariaat en zal, eenmaal opgericht, rapporteren aan de raad van bestuur. De SG bestaat uit de volgende personen: -

• Chief Executive Officer (CEO) van RSPO
• Twee (2) leden van de RSPO Assurance Standing Committee
• Twee (2) leden van het RSPO-klachtenpanel
• Eén (1) lid van de RSPO Smallholder Standing Committee
• Eén (1) lid van de RSPO-mensenrechtenwerkgroep

Van leden van de SG wordt verwacht dat zij handelen op een manier die vrij is van belangenverstrengeling en dat zij dergelijke belangenverstrengeling melden. In het geval dat een lid niet volledig kan deelnemen, bijvoorbeeld wegens belangenconflicten of herhaalde afwezigheid op vergaderingen, kan de SG het lid bij consensus verzoeken om af te treden en vervangen te worden.

Communicatie

De SG zal in de loop van de evaluatie bijna vier (4) keer bijeenkomen. Tijdens deze vergaderingen zijn de Chatham House-regels van toepassing. De Chatham House Rule is bedoeld om sprekers anonimiteit te bieden. Deze regel wordt tijdens alle bijeenkomsten toegepast als hulpmiddel voor vrije discussie, het stimuleren van openheid en het delen van informatie. De Chatham House Rule luidt als volgt:

'Wanneer een vergadering, of een deel daarvan, wordt gehouden onder de Chatham House Rule, zijn deelnemers vrij om de ontvangen informatie te gebruiken, maar noch de identiteit, noch de affiliatie van de spreker(s), noch die van enige andere deelnemer, mag worden onthuld .'

Alle openbare mededelingen met betrekking tot de SG en zijn werk zullen worden overeengekomen bij consensus van de SG-leden en worden goedgekeurd door het RSPO-communicatieteam.

Ontbinding

De SG zal worden ontbonden zodra het zijn definitieve aanbevelingen over het voltooide raamwerk voor een enkel RSPO-klachtensysteem heeft gedaan aan de RSPO-raad van bestuur ter goedkeuring.

Rol van het RSPO-secretariaat

Het RSPO-secretariaat zal de menselijke en logistieke ondersteuning bieden die de SG nodig heeft om zijn doelstellingen te bereiken.