Gruppi di lavoro

Introduzione

Il sistema di reclami RSPO è un processo equo, trasparente e imparziale per gestire e indirizzare debitamente i reclami contro i membri RSPO per accuse di violazione di qualsiasi disposizione all'interno dei documenti chiave RSPO. Non intende sostituirsi ai requisiti e ai meccanismi di legge vigenti. È disciplinato dalle Procedure di reclamo e ricorso 2017 (CAP 2017), approvate dal Consiglio di amministrazione il 14.06.2017 e modificate con effetto dal 1.12.2018. La PAC 2017 è guidata dai principi relativi all'accessibilità, all'efficienza, all'imparzialità, alla responsabilità e all'indipendenza. Il CAP 2017 è stato introdotto anche per garantire che i reclami e i ricorsi contro i membri RSPO siano gestiti e risolti in modo equo, imparziale e trasparente.

Cinque (5) anni dopo la sua introduzione e attuazione, la RSPO è ora in missione per rivedere le sue procedure di reclamo e ricorso. Nella sua ricerca per migliorare le proprie procedure e sistemi, la RSPO sta anche cercando di esplorare l'idea di elevare il Sistema di reclami esistente in un più ampio Sistema di reclami che armonizzi i vari intricati processi e sistemi all'interno dell'ecosistema RSPO.

Considerando quanto sopra e in conformità con i requisiti dei Termini di riferimento della revisione delle procedure di reclamo e ricorso della RSPO 2017 ed esplorando l'implementazione di un Sistema di reclamo (di seguito denominato "RdR di revisione"), un gruppo direttivo (di seguito denominata "SG") sarà istituita per sovrintendere al lavoro del Consulente per questa revisione.

Obiettivo

L'SG, insieme al supporto del Segretariato, dovrà supervisionare il lavoro del Consulente per garantire che la revisione sia equilibrata e completa e che affronti tutte le questioni pertinenti e segua il giusto processo. In particolare, l'SG insieme al supporto del Segretariato dovrebbe garantire che il Consulente completi gli obiettivi del mandato di revisione come segue:

1. Riesaminare la PAC 2017 e determinare la sua efficacia nel fornire rimedi per violazioni accertate dei documenti chiave RSPO e valutare l'introduzione e l'attuazione di un sistema di reclami rivisto in linea con i principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani attraverso la ricerca, l'esame della letteratura, consultazioni e incontri.
2. Identificare tutti i processi esistenti all'interno di RSPO, inclusi ma non limitati ai processi CAP 2017 comprendenti il ​​meccanismo dello strumento di risoluzione delle controversie e l'impegno bilaterale nella gestione delle violazioni effettive e presunte dei documenti chiave RSPO, nonché le principali parti interessate interne ed esterne coinvolte in questi processi, i documenti da cui derivano, l'applicabilità di tali documenti e i processi decisionali.
3. In particolare, per identificare i processi non CAP 2017 all'interno del sistema RSPO che si occupano di violazioni effettive e presunte dei documenti chiave RSPO.
4. Identificare potenziali conflitti di interesse e successivamente determinare l'appropriata divisione di ruoli e compiti tra il Segretariato e le relative parti interessate come il Consiglio dei governatori, i Comitati permanenti, il Comitato per i reclami ecc. quando si tratta dei processi RSPO (come stabilito nei punti (b ) e (c) sopra).
5. Raccogliere ed esaminare il feedback dei membri RSPO e delle parti interessate interne ed esterne pertinenti sulla loro percezione di questi processi all'interno di RSPO nell'affrontare violazioni effettive e presunte dei documenti chiave RSPO.
6. Identificare eventuali lacune e sfide all'interno dei processi RSPO nella gestione di violazioni effettive e presunte, nonché determinare i criteri appropriati per dichiarare una violazione effettiva o presunta come risolta e chiusa.
7. Esplorare e raccomandare metodi per armonizzare questi processi con la PAC 2017 per ottenere un unico sistema di reclami efficace.
8. Sviluppare quindi una bozza di quadro per il sistema di reclami con procedure chiare in linea con i principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani e nel processo garantire un equilibrio tra trasparenza e accessibilità alle informazioni da parte delle parti interessate e riservatezza delle informazioni.
9. Esaminare i commenti sulla bozza ottenuti tramite consultazioni pubbliche, il gruppo direttivo e il segretariato.
10. Presentare al gruppo direttivo e al segretariato un quadro finalizzato per un unico sistema di reclami RSPO con procedure chiare in linea con i requisiti dei principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani.

Il SG riceverà le raccomandazioni finali dal Consulente e le firmerà. Dopo essersi consultato con l'Assurance Standing Committee, presenterà le sue raccomandazioni finali al Consiglio dei Governatori RSPO per l'approvazione.

Composizione

Il SG sarà istituito su invito del Segretariato e, una volta istituito, riferirà al Consiglio di amministrazione. La SG sarà composta dalle seguenti persone: –

• Amministratore delegato (CEO) di RSPO
• Due (2) membri del Comitato Permanente di Assicurazione RSPO
• Due (2) membri del gruppo di reclami RSPO
• Un (1) membro del Comitato permanente dei piccoli proprietari RSPO
• Un (1) membro del gruppo di lavoro RSPO sui diritti umani

I membri della SG dovranno agire in modo libero da conflitti di interesse e dichiarare eventuali conflitti di questo tipo che potrebbero sorgere. Nel caso in cui un membro non sia in grado di partecipare pienamente, ad esempio a causa di conflitti di interesse o ripetuta assenza alle riunioni, l'SG può, all'unanimità, richiedere al membro di dimettersi e di essere sostituito.

Comunicazione

L'SG si riunirà virtualmente quattro (4) volte nel corso della revisione. Durante questi incontri si applicano le regole della Chatham House. La Chatham House Rule mira a fornire l'anonimato agli oratori. Questa regola viene applicata durante tutte le riunioni come aiuto alla libera discussione, incoraggiando l'apertura e la condivisione delle informazioni. La Chatham House Rule recita come segue:

"Quando una riunione, o parte di essa, si tiene secondo la Chatham House Rule, i partecipanti sono liberi di utilizzare le informazioni ricevute, ma né l'identità né l'affiliazione del/i relatore/i, né quella di qualsiasi altro partecipante, possono essere rivelate .'

Qualsiasi comunicazione pubblica relativa al SG e al suo lavoro sarà concordata per consenso dei membri del SG e approvata dal team di comunicazione RSPO.

Dissoluzione

Il SG sarà sciolto una volta che avrà presentato le sue raccomandazioni finali sul quadro finalizzato per un unico sistema di reclami RSPO al Consiglio dei governatori RSPO per l'approvazione.

Ruolo del Segretariato RSPO

Il Segretariato RSPO fornirà il supporto umano e logistico di cui il SG ha bisogno per raggiungere i suoi obiettivi.