Kelompok kerja

Pengantar

Sistem Pengaduan RSPO adalah proses yang adil, transparan, dan tidak memihak untuk menangani dan menangani pengaduan dengan sepatutnya terhadap anggota RSPO atas tuduhan pelanggaran terhadap salah satu ketentuan dalam Dokumen Utama RSPO. Ini tidak dimaksudkan sebagai pengganti persyaratan hukum dan mekanisme yang berlaku. Hal ini diatur oleh Prosedur Pengaduan dan Banding 2017 (CAP 2017), disahkan oleh Dewan Gubernur pada 14.06.2017 dan diubah efektif mulai 1.12.2018. CAP 2017 berpedoman pada prinsip-prinsip yang berkaitan dengan aksesibilitas, efisiensi, ketidakberpihakan, akuntabilitas, dan kemandirian. CAP 2017 juga diperkenalkan untuk memastikan bahwa keluhan dan banding terhadap anggota RSPO ditangani dan diselesaikan secara adil, tidak memihak, dan transparan.

Lima (5) tahun setelah pengenalan dan penerapannya, RSPO kini memiliki misi untuk meninjau Prosedur Pengaduan dan Bandingnya. Dalam usahanya untuk meningkatkan prosedur dan sistemnya, RSPO juga sedang mencari ide untuk meningkatkan Sistem Pengaduan yang ada menjadi Sistem Pengaduan yang lebih luas yang menyelaraskan berbagai proses dan sistem yang rumit dalam ekosistem RSPO.

Mempertimbangkan hal di atas dan sesuai dengan persyaratan Kerangka Acuan Peninjauan Prosedur Pengaduan dan Banding RSPO 2017 & mengeksplorasi penerapan Sistem Pengaduan (selanjutnya disebut sebagai “ToR tinjauan”), Kelompok Pengarah (selanjutnya disebut disebut sebagai "SG") akan dibentuk untuk mengawasi pekerjaan Konsultan untuk tinjauan ini.

Tujuan

Pemda bersama dengan dukungan dari Sekretariat diharapkan untuk mengawasi pekerjaan Konsultan untuk memastikan bahwa tinjauan tersebut seimbang dan komprehensif dan membahas semua masalah yang relevan dan mengikuti proses yang semestinya. Secara khusus, Pemda bersama dengan dukungan dari Sekretariat diharapkan dapat memastikan bahwa Konsultan menyelesaikan tujuan dari ToR review sebagai berikut:

1. Untuk meninjau CAP 2017 dan untuk menentukan keefektifannya dalam memberikan pemulihan untuk pelanggaran Dokumen Kunci RSPO yang telah ditetapkan dan untuk mengeksplorasi pengenalan dan penerapan Sistem Pengaduan yang direvisi sejalan dengan Prinsip Panduan PBB tentang Bisnis dan Hak Asasi Manusia melalui penelitian, tinjauan literatur, konsultasi, dan pertemuan.
2. Untuk mengidentifikasi semua proses yang ada dalam RSPO termasuk namun tidak terbatas pada proses CAP 2017 yang terdiri dari mekanisme Fasilitas Penyelesaian Sengketa dan Keterlibatan Bilateral dalam menangani pelanggaran aktual dan dugaan pelanggaran dokumen Kunci RSPO serta pemangku kepentingan internal dan eksternal utama yang terlibat dalam hal ini proses, dokumen asalnya, penerapan dokumen tersebut, dan proses pengambilan keputusan.
3. Khususnya, untuk mengidentifikasi proses non-CAP 2017 dalam sistem RSPO yang menangani pelanggaran aktual dan dugaan pelanggaran dokumen Kunci RSPO.
4. Untuk mengidentifikasi potensi konflik kepentingan dan selanjutnya menentukan pembagian peran dan tugas yang tepat antara Sekretariat dan pemangku kepentingan terkait seperti Dewan Gubernur, Komite Tetap, Panel Pengaduan, dll. ketika menangani proses RSPO (sebagaimana diatur dalam butir (b) ) dan (c) di atas).
5. Kumpulkan dan tinjau umpan balik dari anggota RSPO dan pemangku kepentingan internal dan eksternal terkait tentang persepsi mereka tentang proses ini di dalam RSPO dalam menangani pelanggaran aktual dan dugaan pelanggaran dokumen Kunci RSPO.
6. Untuk mengidentifikasi kesenjangan dan tantangan apa pun dalam proses RSPO dalam menangani pelanggaran aktual dan dugaan pelanggaran serta menentukan kriteria yang sesuai untuk menyatakan pelanggaran aktual atau dugaan telah diselesaikan dan ditutup.
7. Menjajaki dan merekomendasikan metode untuk menyelaraskan proses-proses ini dengan CAP 2017 untuk mencapai satu Sistem Pengaduan yang efektif.
8. Untuk kemudian mengembangkan kerangka kerja untuk Sistem Pengaduan dengan prosedur yang jelas sejalan dengan Prinsip Panduan PBB tentang Bisnis dan Hak Asasi Manusia dan dalam proses memastikan keseimbangan antara transparansi dan aksesibilitas informasi oleh pemangku kepentingan dan kerahasiaan informasi.
9. Meninjau komentar atas draf yang diperoleh melalui konsultasi publik, Kelompok Pengarah, dan Sekretariat.
10. Untuk menyajikan kerangka final untuk Sistem Pengaduan RSPO tunggal dengan prosedur yang jelas sejalan dengan persyaratan Prinsip Panduan PBB tentang Bisnis dan Hak Asasi Manusia kepada Kelompok Pengarah dan Sekretariat.

Pemda akan menerima rekomendasi akhir dari Konsultan dan menandatanganinya. Setelah berkonsultasi dengan Assurance Standing Committee, rekomendasi akhir akan diberikan kepada Dewan Gubernur RSPO untuk pengesahan.

Komposisi

SG akan dibentuk atas undangan Sekretariat dan setelah dibentuk, akan melapor kepada Dewan Gubernur. SG akan terdiri dari individu-individu berikut: –

• Chief Executive Officer (CEO) RSPO
• Dua (2) anggota dari Komite Tetap Assurance RSPO
• Dua (2) anggota dari Panel Pengaduan RSPO
• Satu (1) anggota dari Komite Tetap Petani RSPO
• Satu (1) anggota dari Kelompok Kerja Hak Asasi Manusia RSPO

Anggota SG diharapkan untuk bertindak dengan cara yang bebas dari konflik kepentingan, dan untuk menyatakan setiap konflik yang mungkin timbul. Dalam hal seorang anggota tidak dapat berpartisipasi penuh misalnya karena konflik kepentingan atau berulang kali absen dari rapat, Pemda dapat secara mufakat meminta anggota tersebut untuk mengundurkan diri dan diganti.

Komunikasi

Pemda harus bertemu hampir empat (4) kali selama peninjauan. Selama pertemuan ini, aturan Rumah Chatham berlaku. Aturan Rumah Chatham bertujuan untuk memberikan anonimitas kepada pembicara. Aturan ini diterapkan di seluruh pertemuan sebagai bantuan untuk diskusi bebas, mendorong keterbukaan dan berbagi informasi. Aturan Rumah Chatham berbunyi sebagai berikut:

'Ketika pertemuan, atau bagiannya, diadakan di bawah Aturan Rumah Chatham, peserta bebas menggunakan informasi yang diterima, tetapi identitas atau afiliasi pembicara, atau peserta lain, tidak boleh diungkapkan. .'

Setiap komunikasi publik yang terkait dengan Pemda dan pekerjaannya akan disetujui oleh konsensus anggota Pemda dan disetujui oleh tim komunikasi RSPO.

Pembubaran

Pemda akan dibubarkan setelah membuat rekomendasi akhir tentang kerangka final untuk Sistem Pengaduan RSPO tunggal kepada Dewan Gubernur RSPO untuk pengesahan.

Peran Sekretariat RSPO

Sekretariat RSPO akan memberikan dukungan manusia dan logistik yang dibutuhkan Pemda untuk mencapai tujuannya.